Use o Google Docs de maneira eficiente em sua empresa

Praticamente todas as empresas precisam de serviços básicos, tais como provedores de e-mail e de caixas de entrada, compartilhamento de arquivos e de editores de textos. O jeito que esses serviços são implementados variam dramaticamente. Escolha errado o provedor desses serviços, aproveite e incendeie dinheiro e desperdice tempo.

Há como contornar a necessidade de boa parte dessas despesas usando o Google Apps for Businesses, um serviço diretamente do ambiente das nuvens que pode acelerar o ritmo na empresa, pois tudo que precisa é acessível a partir de dispositivos móveis.

Existem algumas diferenças entre as soluções oferecidas pelo Google e aquelas no portfólio de outras companhias. Neste artigo vamos revelar algumas dicas de como tirar proveito de maneira otimizada dos serviços disponíveis na plataforma Google Apps for Businesses.

Google Apps Collaboration Tools

Adicionalmente à gestão dos e-mails, o Google Apps auxilia as pessoas de uma mesma empresa na construção de arquivos e geração de conteúdo. Apesar de todo o conteúdo estar armazenado na nuvem, o Google mantém a segurança dos arquivos bastante robusta.

A agenda oferecida pelo Google Calendar é útil quando se trata de repartir compromissos com mais participantes. A versão disponível para empresas é semelhante ao serviço gratuito, mas tem itens voltados para funcionários. Uma das opções oferecidas é compartilhar a agenda do dia, para informar aos outros participantes a que horas você estaria disponível para uma reunião. O Calendar envia convites para reuniões e se atualiza à medida que outras pessoas confirmam a presença no evento.

O Google Docs edita, de maneira elementar, arquivos criados em suítes de edição de textos, como Word (.doc), PowerPoint (.ppt) e Excel (.xls). O conteúdo desses arquivos pode ser editado por várias pessoas ao mesmo tempo e permite que cada usuário faça as alterações sem sobrescrever mudanças efetuadas por outros usuários (o que poderia ocorrer se a cada alteração os usuários baixassem e subissem os arquivos). O recurso pode ser usado como mural de avisos em empresas; nele podem ser exibidas políticas da companhia e ser anunciados eventos da empresa. Também existe a opção de salvar documentos e arquivos de todo tipo em uma pasta virtual no Google Docs.

Na versão Premier Edition, o Google Groups age como central colaborativa entre grupos. Ele permite o envio de conteúdo para determinados agrupamentos de usuários, uma opção para informar ao departamento de vendas sobre oportunidades de fechar negócios, sem informar ao pessoal da manutenção o mesmo recado. Cada vez que um novo integrante entra para determinado grupo, ele tem acesso ao histórico e pode visualizar o que aconteceu antes de se unir ao grupo.

Outro serviço disponível apenas na versão Premier é o Google Video. Equivale a uma versão privada do YouTube para a empresa. Serve para publicar vídeos para fins de treinamento ou outras finalidades dentro de um círculo fechado de usuários. Também é possível hospedar vídeos públicos, o que elimina a necessidade de assinar outros serviços ou listas.

O Gmail no ambiente corporativo

A principal vantagem entre as versões gratuitas do Google e das suítes pagas, é perceptível no serviço de e-mail, o Gmail. Em vez de ter sua conta associada ao domínio Gmail e o endereço ser seunome@gmail.com, você pode dispor de um domínio personalizado, o que faz uma diferença enorme na divulgação de sua marca. O Google oferece a opção de registro de domínio ao custo de 10 dólares anuais e o configura automaticamente.

Talvez os 7,4 GB de espaço para aguardar arquivos seja suficiente para pequenas e médias empresas. Disponível sem custo e configurável para até 50 contas de email distintas, cada conta de e-mail pode enviar mensagens para 500 endereços diferentes por dia. A não ser que sua empresa mantenha uma base de contatos muito ampla, estes limites devem suprir a necessidade que tem em serviços dessa natureza. Ocorre que, da mesma forma que acontece na versão pública, a interface desses serviços inclui publicidade, mais um motivo para fazer um upgrade na conta do Google Docs e optar pela versão paga. Nela, você poderá eliminar a opção de exibição de publicidade. Basta fazer login como administrador da conta, escolher a opção de gerenciar o domínio, localizado no topo da página e desabilitar a exibição de publicidade em seu domínio. Salve as alterações e saia da interface. Sim, era de se esperar que os pagantes do serviços não tivessem de realizar essa modificação.

O custo da versão Premier é de 50 dólares por ano e por usuário. Nessa modalidade, cada usuário pode enviar até 2 mil e-mails por dia para endereços diferentes e o espaço de armazenamento aumenta para 25 GB.

Siga as dicas de negócios

O que será que aconteceu com aquele e-mail superimportante que você enviou, mas errou o recipiente ao digitar o endereço do mesmo? Para dar conta dessa fatalidade, você pode criar apelidos para contatos de e-mail com endereços complicados. Faz assim: entra no sistema de gerenciamento da conta de e-mail e clique em “e-mail”. Encontre o nome do destinatário na relação de contatos e edite as informações. Você poderá criar um apelido para o contato, algo que seja difícil de digitar de forma errada.

Outras mensagens enviadas com endereços digitados de maneira errada devem ir parar na pasta de lixo eletrônico, mas mesmo aí, você pode fazer alterações. Acesse as configurações do serviço e selecione a opção de e-mail. Desça até a seção de e-mail routing e marque a opção de “Route” para capturar todos os endereços, insira o seu nome, salve as alterações e pronto.

Com base no Google Groups é possível gerir a comunicação interna, mas ele também pode ser usado para receber mensagens de qualquer outro remetente. Dessa maneira, você pode manter uma caixa com o nome vendas@seusite.com.br, que irá encaminhar todas as mensagens que receber para outra lista ou grupo definidos. Para tal, basta clicar na opção de Grupos e criar um novo conjunto de destinatários.

Por padrão, apenas os participantes de cada grupo podem enviar mensagens. Mas isso pode ser alterado: basta selecionar a opção “Permitir que todos enviem mensagens”. De agora em diante, um cliente poderá contatar toda a equipe de vendas a partir de um único e-mail.

Crie avisos personalizados de eventos no Google Calendar

Existe uma grande variedade de maneiras pelas quais o Google Calendar pode lembrar você de determinados compromissos. Os avisos podem chegar até você via e-mail, por meio de pop-ups ou via SMS diretamente até o seu celular (e não precisa ser um smartphone de última geração). Veja como configurar essas opções que devem lembrá-lo dos compromissos ou te dar aquele toque, 5 minutos antes da reunião começar.

De dentro do painel de controle do Google Apps – não estamos falando do painel de administrador – abra a opção do calendário. Selecione as configurações e os alertas. Você poderá clicar em adicionar um alerta para alterar os tipos de notificação. Procure configurar o primeiro de forma a mandar uma mensagem de email um dia antes do evento. Se quiser, poderá configurar mais outros dois avisos para serem encaminhados ao seu celular poucos minutos antes (pode ser necessário configurar seu aparelho celular para receber essas mensagens), salve as alterações antes de sair.

Mais opções de aplicativos

A união entre o calendário e os aplicativos do Google, como o Docs, formam uma base sobre a qual a comunicação dentro da empresa funciona. Mas existe uma infinidade de aplicativos adicionais desenvolvidos por terceiros e que podem interagir com sua base de clientes, com o calendário e com outros dados. Entre esses aplicativos encontram-se  ferramentas de CRM, monitores de tempo de resposta e outros recursos.

Uma boa opção para encontrar tais soluções é o Google Apps Marketplace. Lá estão exibidos os programas gratuitos e os pagos para integração no Google Docs. Ao ativar a opção de integração do programa escolhido, ele automaticamente é distribuído para todos os usuários ligados, diferente do software tradicional, em que é necessária uma instalação isolada para cada usuário.

Google Voice (ainda não disponível para o Brasil)

Esse serviço permite que as pessoas deixem recados em sua caixa de entrada esteja você onde estiver. Uma extensão desse serviços cria um número telefônico exclusivo para você, que faz soar todos os seus números informados.

É muito importante estar ao alcance das pessoas enquanto você está trabalhando. Ao mesmo tempo é chato receber chamadas de estranhos enquanto está ocupado. Uma solução seria desabilitar o encaminhamento de chamadas para determinado celular, mas isso impediria o recebimento inclusive de chamadas que você deseja receber. Uma opção é configurar um aparelho para cada tipo de chamada, sempre de acordo com o número de quem está ligando.

De agora em diante, quando amigos, parentes ou contatos comerciais ligarem para você, serão encaminhados para linhas distintas e você terá melhor e maior controle sobre com quem deseja falar e os contatos indesejados podem ligar para o seu telefone comercial, mas não irão incomodar o seu sono enquanto você está em casa.

Segredos de software: dicas para Calculadora, Paint e Bloco de notas

Bloco de notas, Calculadora e Paint não são os aplicativos com maior destaque do Windows, mas eles têm alguns segredos interessantes incorporados. Use essas dicas para utilizar recursos extras desses acessórios, que vêm com toda instalação do Windows.

Estes truques são úteis quando é necessário acessar ferramentas tipicamente encontradas em programas mais avançados, que podem não estar no PC. Photoshop e Excel são ótimos, mas se o usuário estiver fora de casa, o Paint e a Calculadora podem quebrar um galho.

Controle o tempo com Bloco de notas: digite .LOG (tudo em letras maiúsculas) na primeira linha de um documento do Bloco de Notas, e o aplicativo vai exibir automaticamente a data e a hora no documento toca vez que ele for aberto – muito bom para registrar acontecimentos ou notas.

Use a nova Calculadora: a Microsoft deu uma recauchutada na calculadora simples no Windows 7. Não só atualizaram o aplicativo com quatro novas configurações (Padrão, Scientific, Programador e Estatística), como há novas planilhas para calcular quilometragem de gasolina, pagamentos de hipoteca, preços de financiamento (leasing) ou converter unidades de medida.

Trocar para aquarelas: o Paint no Windows 7 inclui alguns novos pincéis que podem adicionar efeitos artísticos aos desenhos. O pincel giz de cera deixa uma textura ondulada e irregular; já o pincel aquarela produz listras mais claras. Para uma textura mais grossa, há pincel a óleo. Inclusive, os pincéis de aquarela e a óleo ficam sem tinta se o usuário segurar o botão do mouse e arrastar num movimento longo; para recarregar, basta clicar novamente.

Edite pixel por pixel no Paint: Para casos em que é necessária muita precisão na edição do Paint, basta pressionar Ctrl+G para exibir a grade. Para visualizar os pixels individualmente  será preciso um zoom de aproximadamente 600%.

Dê um upgrade nos acessórios do PC

Os acessórios integrados do Windows são bons, mas às vezes o usuário pode querer algo a mais. Caso seja essa a situação, há alguns aplicativos que trazem mais alguns recursos úteis mantendo a aparência esbelta.

Notepad++ é um bloco de notas para composições de texto mais complexas. A maioria dos recursos desse aplicativo é dirigida a pessoas que trabalham com código fonte – Notepad++ suporta HTML, XML, JavaScript, arquivos .ini, vários tipos de C, entre outros tipos de linguagens e formatos – mas os documentos exibidos em abas, macros e marcação interna nos documentos são ferramentas que são muito úteis para qualquer um que trabalhe regularmente com texto puro.

ZuluPad, por outro lado, foca no recurso de anotações das ferramentas do Bloco de Notas.  Com o ZuluPad (a versão básica é gratuita e a Pro sai por 15 dólares), é possível inserir imagens, automaticamente linkar para as outras anotações do usuário enquanto digita e ainda sincronizar os documentos do ZuluPad online.

Paint.net é um programa leve e muito mais eficaz que o Microsoft Paint (que está muito aquém das necessidades dos usuários para edição de imagens), e além de tudo é menor e mais fácil de usar do que aplicativos como Adobe Photoshop Elements  ou Gimp.

Linux é difícil de usar: mito ou verdade?

Não causa surpresa que, na comparação com outros sistemas operacionais, o Linux seja visto como difícil de usar – uma concepção que é rotineiramente explorada pela concorrência, interessada em espantar potenciais novos usuários do sistema.

Quer um exemplo? Numa página publicada no site inglês da Dell – e que foi retirada em seguida -, a fabricante de PCs sugeriu que o sistema Ubuntu Linux é indicado principalmente para usuários “interessados em programação de código aberto”, que não se importam em “aprender a usar novos programas para e-mail, processamento de texto etc”.

Para o restante – ou seja, quase todo mundo -, a Dell recomenda Windows. Que mais ela poderia fazer para desencorajar a maioria, com exceção dos mais determinados?

Independentemente disso, está na hora de acabar de uma vez por todas com essa noção de que Linux é muito difícil.

1 – “Não é Windows”

Quando norte-americanos e brasileiros aprendem a dirigir um carro, trafegam pela mão direita da rua. Já quem vive no Reino Unido e no Japão aprende a trafegar pela esquerda. Nenhuma opção é “mais difícil” por si – elas são apenas diferentes. Mas, uma vez que tenha se acostumado a uma das formas, pode ser estranho aderir à outra, pelo menos no começo.

Assim é com os sistemas operacionais de PC. O desktop Linux é simples, elegante e lógico, mas funciona de forma diferente com Mac e Windows.

No Linux, a interface gráfica é opcional, por exemplo. O ambiente do desktop pode ser completamente personalizado, e os gerenciadores de pacotes permitem que você instale software em apenas alguns cliques – não é preciso navegar na web nem caçar números de série.

E, claro, há o fato de que muitos dos programas para Linux são gratuitos, e que você não precisa nem mesmo de um software antivírus.

Para aqueles cuja formação em computadores ocorreu com Macs ou Windows, o Linux pode parecer um tanto estranho no começo. Afinal, a maior parte das pessoas ainda usa uma dessas duas plataformas, como mostra dados recentes da Net Applications. Mas, uma vez que você comece a ver os benefícios do Linux, essa sensação passará logo.

2 – “Uma enorme curva de aprendizado”

O Linux permite que você faça tudo que quiser em seu computador, sem exigir recursos enormes, software caro, ou vigilância perpétua contra malware. Em vez de colocar em seu caminho uma interface que restringe o que você pode e como você pode fazer, o Linux simplesmente sai da sua frente.

Boa parte do software para Linux também parecerá extremamente familiar para a maioria dos usuários, especialmente aqueles de produtividade básica de escritório. A suíte OpenOffice (BrOffice, no Brasil), por exemplo, funciona tal como no Windows, e é muito parecida com o Microsoft Office. O melhor é que é compatível com o Office, podendo inclusive abrir seus arquivos.

Para navegar na web, o Firefox exige adaptação praticamente zero se você já o usava antes.

Com Linux e os aplicativos que vêm com ele, você pode fazer praticamente tudo que faria num Windows ou no Mac OS – com certeza de forma mais barata, e algumas vezes até mais facilmente.

3 – “Comandos complicados”

“Mas você não tem de conhecer todos os tipos de comandos complicados para usar o Linux?” – eis uma preocupação de muitos.

A resposta: definitivamente, não. Para uso típico diário, não há nada absolutamente espinhoso ou técnico que você precise aprender.

À medida que se torne mais familiar com a distribuição Linux que escolher, você poderá querer começar a aprender como usar o Shell Unix/Linux, mas de forma alguma isso será necessário, especialmente para propósitos comuns de produtividade de escritório.

Configurar um servidor Linux, claro, é outra coisa – tanto quanto um servidor Windows. Mas, para uso típico no desktop, se você já aprendeu um sistema operacional, o Linux não deverá ser difícil.

4 – “Questões de compatibilidade”

Finalmente, a compatibilidade de hardware e software é outra questão frequentemente lembrada e que faz com que usuários potenciais temam que o Linux seja muito difícil para torná-los produtivos.

É verdade que há algumas instâncias remanescentes de pacotes de software e equipamentos de hardware que o Linux não pode suportar porque os desenvolvedores dessas ferramentas escolheram manter os codecs, softwares ou drivers necessários fechados e proprietários.

Isso, no entanto, está se tornando cada vez menos comum – e geralmente há uma alternativa que funcionará muito bem. Há também pacotes como Wine e Crossover Linux para rodar software específico do Windows.

Incontáveis desenvolvedores voluntários estão lá fora nesse instante, trabalhando duro para tornar o Linux ainda mais fácil no futuro.

A realidade: um ROI campeão

Resumo da ópera? O Linux não é difícil – é apenas algo com o qual você não está acostumado, caso seja usuário de Mac ou Windows.

Mudanças podem ser difíceis, especialmente quando você investiu tempo aprendendo um jeito de fazer as coisas – e qualquer usuário Windows, quer ele perceba ou não, investiu muito do seu tempo neste sistema. Mas todo esse tempo será retribuído se você dedicar algum tempo para se acostumar ao Linux.

Para pequenas empresas, a economia de custos que resulta de usar Linux e outros softwares livres pode ser particularmente atraente. A ausência de taxas de licença de software pode resultar numa economia considerável de dinheiro, bem como na redução dos investimentos em hardware, já que PCs não precisarão ser atualizados com frequência.

Igualmente considerável é o efeito da confiabilidade do Linux, que minimiza tanto a manutenção quanto as interrupções imprevistas. Tudo somado, o Linux geralmente economiza de 400 a 500 dólares por desktop.

Meu conselho? Tente sair da caixa do Windows ou do Mac e mantenha a mente aberta – não espere que o Linux seja o Windows. Lembre-se também que você está investindo em software grátis por toda a vida com a flexibilidade de fazer o que quiser e como quiser, livre das ordens de qualquer grande empresa de software. Com que frequência você consegue um retorno de investimento assim?

Mantenha sua agenda em dia

Sua vida é atarefada, você tem coisas demais a fazer e pra complicar ainda precisa se lembrar de pagar contas ou comparecer a pequenos compromissos no fim de semana. Precisa de ajuda? Um sistema de agenda bem montado pode resolver o problema.

É para isso que existem serviços como o Google Agenda (Google Calendar, em inglês). Com a configuração certa (que iremos detalhar abaixo) você poderá acessá-lo a partir de qualquer aparelho com um navegador web, integrá-lo ao seu programa de e-mail favorito e gerenciá-lo a partir do smartphone, para que possa adicionar rapidamente compromissos à agenda não importa onde esteja.

Claro, agendar um compromisso é apenas metade da equação: você também precisa se lembrar de comparecer. E esta é a melhor parte deste sistema: você receberá alertas lembrando-o de todos os seus compromissos, não importa onde esteja ou o que esteja fazendo.

Uso básico

Neste artigo, vamos detalhar um método em três níveis que permitirá a você controlar sua agenda a partir da web, do desktop ou do smartphone. Ou seja, um sistema à prova de falhas para manter seus compromissos em dia. A “cola” que mantém todo o sistema unido é o calendário gratuito do Google, o Google Agenda. Tudo o que você precisa para usá-lo é de uma conta no Google, a mesma que você provavelmente já usa para acessar o GMail, Orkut, Google Talk e outros produtos da empresa.

Antes, vamos nos familiarizar com o Google Agenda e alguns de seus úteis recursos. Para adicionar um compromisso (que o Google chama de “evento”) à agenda, simplesmente clique no campo correspondente à intersecção entre data e hora (por exemplo, Sex 16/7 às 12:00) e digite uma descrição rápida, como “Almoço na casa do sogro”. Clique em “Criar Evento” e pronto, ele já está na agenda.

Claro que você provavelmente precisa de mais informações sobre o evento, como o endereço do local. Para adicionar esta informação clique em “Editar detalhes do evento” em vez de “Criar Evento” e preencha os campos correspondentes. Para editar um evento que já está no calendário, basta dar dois cliques sobre ele.

Já que você está editando os detalhes, vamos configurar um alarme para que você não se esqueça deste compromisso. No campo Opções há o item “Lembrete”, que permite que você defina quanto tempo antes do evento quer ser lembrado (o padrão é 10 minutos) e como, se por uma janela “pop-up” na tela do micro ou por e-mail. É possível editar as configurações padrão de lembretes clicando em Configurações, Configurações – Agenda, Agendas e no item Notificações em frente à agenda cujas configurações deseja modificar.

Lá você pode definir, por exemplo, que todos os compromissos terão um lembrete padrão 1 dia antes da data marcada por e-mail. Você ainda poderá definir lembretes diferentes para compromissos específicos clicando duas vezes sobre eles na agenda e editando seus detalhes. É possível até mesmo não ter lembrete algum.

Integre a agenda a outros aplicativos do Google

A integração entre a Agenda e o GMail é uma das coisas que pode ajudar a economizar tempo. O GMail reconhece automaticamente quando o texto de um e-mail sugere um compromisso e lhe dá um link para criar automaticamente um novo compromisso com os detalhes já preenchidos. Infelizmente, isto só funciona com e-mails em inglês.

Da mesma forma, se você é fã do Google Tarefas – a nova lista de tarefas do Google – vai apreciar sua integração com o Google Calendar. Quando você define uma data limite para uma tarefa, ela automaticamente aparecerá como um evento no Google Agenda. A agenda de tarefas é uma agenda separada de sua agenda principal, listada sob o item “Minhas agendas” na lateral esquerda da janela principal do Google Agenda.

Lembre-se de eventos recorrentes

É fácil configurar um evento recorrente no Google Agenda, seja um aniversário, pagamento do aluguel, impostos ou mesmo o futebol com os amigos a cada 2 semanas. Crie um evento (Ex: Futebol com os amigos), edite seus detalhes e selecione o intervalo de repetição marcando as opções correspondentes. Em nosso exemplo, elas seriam: Repetição Semanal, Repetir a cada: 2 semanas, Repetir a cada: Sexta-Feira e um intervalo, com data de início e final (ex: da próxima sexta até o fim do ano). Salve o compromisso e pronto.

Fique em sincronia com o Outlook

O Google Agenda, por si só, é suficiente se você está satisfeito em viver uma vida dentro do navegador. Mas se você é do tipo que prefere manter seus dados armazenados localmente e acessíveis quando não estiver online, ainda assim pode tirar proveito da maioria das coisas que o Google Agenda oferece, sem abrir mão do programa de agenda em seu PC.

Se você usa o Microsoft Outlook, só precisa baixar o Google Calendar Sync. Instale o programa, informe seu nome de usuário e senha da conta do Google e ele se encarrega de manter as agendas do Outlook e Google Agenda em perfeita sincronia automaticamente.

A melhor coisa nesta solução é que você pode ter o melhor dos dois mundos. Se você estiver longe de seu PC, terá acesso completo à agenda através de um navegador web ou smartphone. Se estiver no trabalho, pode continuar agendando as reuniões no Outlook como de costume, sem precisar manter uma aba extra com o Google Agenda aberta no navegador.

Integre sua agenda a seu telefone celular

Você nem sempre está sentado em frente a um computador, portanto uma agenda que só pode ser acessada no PC não é tão útil. Há vários meios de integrar sua agenda ao celular, seja ele um smartphone topo de linha ou um modelo mais antigo e básico. Vamos começar pelos smartphones.

Se você usa um smartphone Android, não precisa nem fazer esforço. Estes aparelhos se integram de forma transparente ao Google Agenda (e qualquer outro serviço do Google), basta que você informe os dados de sua conta do Google (isso é feito na primeira vez em que ele é ligado, ou em Preferências / Contas e Sincronia). Seus compromissos aparecerão automaticamente no aplicativo Agenda, e tudo o que você criar/apagar no smartphone será automaticamente refletido na wev, e vice-versa. A sincronização é feita periodicamente usando a conexão de dados de seu smartphone ou uma rede Wi-Fi.

Se você tem um iPhone, BlackBerry, Nokia S60 ou smartphone com o Windows Mobile, o processo é quase tão fácil: basta instalar o utilitário Google Mobile Sync em seu aparelho.

Receba lembretes via SMS

Não tem um smartphone? Sem problemas: você ainda poderá receber lembretes de compromissos a partir de qualquer celular capaz de enviar e receber mensagens SMS (os populares “torpedos”).

Vá ao Google Calendar e clique em Configurações, Configurações – Agenda, Configuração de Celular e siga as instruções da página para validar seu celular e adicioná-lo à sua conta. O número do celular tem que ser informado de forma completa, com o prefixo +55 (o código internacional do Brasil) seguido do código de área da cidade (ex: 11 para SP, 21 para o RJ) e o número do telefone, sem hífens.

Quanto tiver terminado, você verá a opção SMS entre as modalidades de lembrete disponíveis para um compromisso. Infelizmente, no Brasil ainda não é possível consultar os compromissos do dia ou agendar um compromisso via SMS, coisa que nos EUA pode ser feita enviando mensagens SMS para GVENT (48368).

Mas se seu celular tem algum tipo de navegador web, por mais básico que seja, é possível consultar a agenda acessando mobile.google.com/calendar.

O sistema que descrevemos acima não é a única solução possível no vasto mundo da tecnologia, mas o Google Agenda é a melhor maneira gratuita de criar um sistema de agenda e lembretes que pode ser acessado de qualquer lugar. E com todos os lembretes corretamente configurados, você nunca mais vai se esquecer do aniversário de sua tia ou de pagar o IPVA.

Calculadora? Cinema? Cotação do dólar? Dicionário? Chame o Google

O Google é cheio de funções e truques úteis que poucos conhecem. Procurando pela web, você encontra diversas dicas sobre como usar ao máximo o seu mecanismo de pesquisa. Não importa se você deseja simplesmente converter uma temperatura de Celsius a Fahrenheit por causa de uma viagem ou se está pesquisando sobre patentes antes de lançar um produto inovador.

Patentes

Suponhamos que você queira pesquisar sobre determinada patente. Basta digitar “Google patents” na barra de busca e o primeiro resultado será justamente o Google Patent Search. A gigante das buscas tem um acordo com o escritório de patentes norte-americano, permitindo o acesso a mais de 7 milhões de trabalhos inscritos, inclusive os desenhos que os ilustram.

No Brasil, não há essa parceria. O acesso só é possível a partir do portal do Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI).

Filtrando por data

Em geral, sinto falta de uma pesquisa em que os resultados possam ser filtrados por data. Ora, acontece que isso é possível e, ainda por cima, é fácil. Por exemplo, digamos que você queira encontrar um anúncio sobre um cartão de crédito do Bank of America que foi veiculado há alguns meses. Comece com uma busca do tipo “Bank of America cartão de crédito”. Como resultado, haverá milhões de páginas.

Agora, dê uma olhada no canto esquerdo. Clique em “Mais ferramentas”. Abrirá várias opções, entre elas, a opção “em qualquer data” selecionada. Abaixo, tem-se “mais recentes” e “últimos dois dias”. Escolha um desses dois e repita a pesquisa. Dessa vez, no mesmo espaço onde só havia três escolhas, surgem algumas outras, como “última semana”, “último ano” ou até “intervalo personalizado”.

Filtrando por hora

Também é possível buscar no Twitter o quão comentado determinado termo foi, especificando inclusive o horário. Essa manhã, li sobre um projeto de lei que um congressista democrata estava tentando aprovar, o que permitiria aos Estados a coleta das taxas sobre vendas. Comecei com uma busca usual, algo como “taxa sobre vendas” e, depois, novamente no canto esquerdo, selecionei “updates”. Desta forma, posso observar o que estão comentando no Twitter sobre a proposta.

No Brasil, o equivalente do recurso é o “Mais recentes”. Infelizmente, ainda não funciona no Google local. A boa notícia é que, pelo menos, a opção está visível, ou seja, existe a expectativa de que a ferramenta não demora muito a chegar ao País.

De modo geral, dar uma olhada no painel de navegação à esquerda é sempre uma boa alternativa. Ao expandi-lo, você descobrirá alternativas que nem sabia que existiam.

Cálculos e conversões

A calculadora Google é outro recurso escondido. Eficiente, ela soluciona de simples problemas aritméticos a questões de trigonometria. O melhor é que ela é grátis e você nunca a perderá de vista.

As conversões também são muito práticas. Pesquise “250 libras em quilos” ou “120 reais em dólar” e pronto: você terá o valor buscado na unidade de medida desejada.

Pac-Man

Em 21 de maio de 2010, a Google substituiu o logo da empresa em seu buscador por uma versão interativa de Pac-Man, para comemorar os 30 anos de lançamento do jogo. Originalmente o jogo deveria ficar no ar por apenas 48 horas, mas o sucesso foi tanto que ele continua online. Basta acessar www.google.com/pacman.

Definir e traduzir

O Google funciona como um dicionário e um tradutor. Para saber o significado de “efêmero”, por exemplo, procure por “definir efêmero”. Para alguma tradução, procure a palavra, não importa o idioma, antecedida por “traduzir”.

Em geral, a definição se baseará na Wikipedia e no Wiktionary. A tradução, como não poderia deixar de ser, usará o Tradutor Google.

Pesquisas acadêmicas

Para procurar por trabalhos acadêmicos, como dissertações de mestrado e doutorado, o Google tem um espaço especial para isso. Chamado de Google Acadêmico, ele permite que se pesquise só trabalhos em português ou que se filtre por data de publicação.

Quando se busca por um livro, por exemplo, o resultado trará estudos sobre essa obra ou monografias que só a utilizaram como referência ou a citaram em algum momento do texto.

Tio Sam

O Google também tem uma pesquisa específica que só procura em sites governamentais. Por enquanto, o recurso não está disponível para a busca em portais do governo brasileiro, mas se você quiser saber mais sobre os Estados norte-americanos ou mesmo sobre pequenas cidades do país, a partir de fontes oficiais, basta acessar o google.com/unclesam.

Dicas para garantir a segurança do acesso remoto na empresa

Login remoto e mobilidade são alguns dos avanços trazidos pela tecnologia. A finalidade desses recursos, porém, deve se dar em torno dos negócios. Na medida em que pequenas e médias empresas se encantam pelas facilidades e buscam nelas uma fonte de vitaminas que as cure da longa gripe da crise, as mídias sociais e as formas de acesso à distância fazem parte das peças centrais no tabuleiro das companhias. Possibilitar aos empregados o acesso remoto pode ajudar as empresas a alcançar os objetivos, agiliza o atendimento ao consumidor e acelera a dinâmica do modelo de negócios.

Importante ressaltar que aumentar a mobilidade implica em aumentar os riscos à segurança dos sistemas informatizados, aos dados e à saúde da empresa em geral. É sabido, por exemplo, que o crescente uso das redes sociais e de compartilhamento de conteúdo na web carrega o uso do sinal de conexão e expõem a rede a pragas virtuais e vírus. Usar esses canais com notebooks ou outros dispositivos portáteis só faz aumentar o perigo.

Essa tendência desafia as pequenas e médias corporações a monitorar o acesso à rede e o tráfego de dados, os sistemas operacionais dos dispositivos usados nesses acessos e a criar um ambiente controlado e, ao mesmo tempo, descomplicado. O principal motivo para as empresas restringirem o acesso via dispositivos móveis ou permitir esse recurso apenas aos funcionários selecionados é a segurança, ou melhor, a falta desta.

Sem dúvida, a decisão de escancarar o acesso à rede para dispositivos móveis sempre traz riscos embutidos. Sem as devidas medidas de segurança resta às organizações rezar para que não ocorram furtos de dados, abuso da estrutura da rede, infestações de vírus, de trojans e outras mazelas endêmicas de rede. Listamos seis vacinas importantes no aumento da imunidade do sistema de dados das empresas contra ataques móveis.

1 – Blindar a VPN
Decidir usar uma VPN para os acessos requer um estudo cuidadoso das informações que a organização quer partilhar nessa modalidade de acesso. Caso pretenda executar a transferência de dados confidenciais, o conselho é desconfiar das opções de VPN pré-instaladas.

Apesar de vários sistemas operacionais disponibilizarem protocolos VPN padrão, é comum basearem a autenticação dos usuários em login e senha simples e dispensarem autenticações robustas e elementos de criptografia, deixando as portas abertas para a ação de hackers e outros invasores, como os bots e vírus.

Uma sugestão para incrementar a segurança nos acessos VPN é direcionar todo o tráfego IP para passar pelo túnel VPN e garantir apenas acessos seletivos. Um esquema de várias camadas é a melhor opção. Mas nenhuma VPN que pretenda ser sofisticada e usada para a comunicação de aplicativos críticos e de dados vitais poderá abrir mão de ferramentas adicionais para autenticação e criptografia de dados.

2 – Blindar os dispositivos móveis
Usuários com acesso a notebooks e a smartphones requerem estratégias de segurança. Nesse elenco de estratégias entram a combinação de senhas, uso de firewalls, criptografia parcial ou integral de discos rígidos e o uso – absolutamente indispensável – de softwares atualizados de antivírus e antispam. A maioria dessas alternativas pode ser implantada de maneira franca e transparente, e irá ajudar no combate às invasões e à perda de dados.

3 – Senhas e criptografia
Certifique-se de todos os dispositivos móveis estarem protegidos por senha e por criptografia. Se possível, implemente um esquema de geração de senhas válidas para uma única sessão. Caso o pacote contendo essa senha seja sequestrado, ele permitirá o acesso por apenas uma única vez.

Altamente recomendável é instruir os funcionários a criar senhas robustas e a abolir o uso das palavras “senha” e “12345” nos dispositivos. Senhas que se prezem são compostas por uma combinação de caracteres alfanuméricos maiúsculos e minúsculos.

4 – Defina políticas para acesso com dispositivos móveis
Admitir que a maioria dos usuários não presta muita atenção para a segurança até que ocorra um desastre é o primeiro passo em direção à erradicação dos riscos. Logo, o aconselhável é realizar treinamentos e colocar os funcionários a par do perigo que correm quando menos desconfiam.

Sessões de capacitação para o uso adequado de smartphones e correlatos é, juntamente com a constante lembrança de manterem-se às regras estabelecidas, um excelente remédio.

Para finalizar, seguem duas dicas que você não vai querer aprender da maneira mais difícil, acredite.

5 – Mantenha o rebanho de dados confidenciais no cercado
Os casos de furtos e roubos de dispositivos móveis tem aumentado radicalmente. A maioria contém dados pessoais e alguns de ordem estritamente confidencial. Boa parte dos casos de extravio comprometem dados privados e números de cartão de crédito, de acesso e mais. Em 2010 um notebook contendo dados médicos de 12,5 mil pacientes foi roubado de dentro de uma residência na Flórida, EUA.

Esses casos não são exatamente novidade e trazem uma importante dica: dados preciosos precisam ser submetidos a esquemas de segurança que envolvam criptografia de várias camadas. Mesmo que o notebook vá parar indevidamente na mão de alguém, a leitura dos dados deve ser dificultada ao máximo.

Se a companhia não puder garantir a segurança dos dispositivos móveis, ela deverá impedir que eles cheguem ao sistema de arquivos dos notebooks e smartphones, ficando no servidor da corporação, em um lugar bem seguro. Configure os sistemas para autenticação de acesso seguro, mesmo a partir de locais remotos, aproveite e impeça que sejam realizados downloads.

6 – Cuidado com os e-mails
Esse assunto já foi discutido à exaustão. Mesmo assim, nunca é suficiente. Boa parte dos riscos do uso de dispositivos móveis advém dos próprios usuários. Isso inclui o acesso aos emails particulares. Sendo assim, cabe a eles tratar o assunto de segurança dos laptops e iPhones como se fosse um problema particular.

Instrua os funcionários sobre métodos de se prevenir contra vírus e outros softwares danosos que podem estar escondidos em mensagens de email com anexos. Certifique-se que cada um dos empregados esteja alertado sobre a execução de arquivos desconhecidos. Concluindo, não permita que saiam abrindo todo e qualquer anexo de origem suspeita.

Notebook, netbook ou smartphone, qual o certo para você?

O mundo da computação pessoal está mudando. Julgando a partir dos números de vendas, os notebooks há muito ultrapassaram os desktops como a forma dominante de computador. A onda nas vendas de netbooks mostrou que os usuários estão dispostos a sacrificar desempenho em nome de portabilidade e preço. Mais importante, smartphones agora são computadores totalmente funcionais com uma grande variedade de aplicativos e serviços que estão rapidamente devorando o tempo e o dinheiro dos usuários. Com os laptops baixando de preço, os netbooks premium aumentando o custo e os smartphones sem contrato (desbloqueados) custando 1000 reais ou mais, as diferenças de preços não são necessariamente tão grandes.

Antes de fazer uma decisão de compra, considere o que você quer fazer com seu novo aparelho móvel. Neste guia, vamos descrever muitas tarefas comuns de computação portátil e discutir os prós e contras de aparelhos de cada categoria.

Fazendo seu trabalho

Quando profissionais precisam trabalhar, eles normalmente possuem necessidades específicas. Os projetos em que tais usuários trabalham geralmente são grandes documentos do Word, enormes e complicadas planilhas do Excel, apresentações multimídia ou até programas e bases de dados customizadas. O departamento de TI (Tecnologia de Informação) também pode precisar gerenciar o aparelho. Aqui segue um resumo de como cada tipo de aparelho se qualifica para o mundo profissional.

Notebook: Um notebook bem equipado é provavelmente a melhor escolha para realizar trabalho corporativo. A tela de maior resolução se adapta mais facilmente a grandes planilhas, e processadores com maior desempenho, juntamente com mais RAM, permitem multitarefa mais suave. Você pode encontrar muitos modelos “resistentes” capazes de sobreviver a múltiplas viagens aéreas, e recursos de gerenciamento de TI são padrão em máquinas de classe comercial. O ponto negativo? Um bom modelo corporativo custa o dobro do valor dos outros dois aparelhos, e provavelmente pesa duas vezes mais do que um netbook. Até mesmo os modelos ultraportáteis vão facilmente superar os netbooks em peso, e claramente serão um trambolho muito maior do que um smartphone.

Netbook: Poucos netbooks oferecem recursos de gerenciamento de TI ou um design específico para negócios, mas eles existem – veja o HP Mini5102 para começar. Ainda assim, os teclados e telas apertados dos netbooks, sem mencionar seus processadores mais limitados e pouca RAM, tornam mais difícil a sua utilização em grandes projetos empresariais sem frustrantes reduções de produtividade. Netbooks são bons para usuários corporativos que precisam apenas disparar alguns e-mails, procurar caminhos ou ler notícias rapidamente, mas eles são menos do que ideais para trabalho sério.

Smartphone: Um bom smartphone é praticamente indispensável para empresários que trabalham muito. Ter acesso aos seus contatos e agenda em um aparelho que está sempre com você é um enorme benefício. No entanto, esqueça a possibilidade de realizar qualquer trabalho de verdade. Aplicativos para telefones não conseguem lidar nem um pouco bem com grandes projetos corporativos, e os minúsculos teclados (sejam físicos ou na tela) não permitem mais do que uma ou duas frases rápidas em um e-mail ou mensagem de texto.

O que comprar: Se você é um usuário corporativo que realmente precisa trabalhar em movimento, vai querer um notebook de verdade. Um smartphone que te permite acessar seus contatos de negócios, agenda, e e-mail é muito prático, mas não tem uso quando você precisa atualizar sua apresentação ou arrumar algumas células em uma enorme planilha. A melhor combinação é um forte notebook corporativo e um smartphone amigável a TI.

Vida de estudante e em casa

Não é um guerreiro corporativo na estrada? Isso não significa que você não precise fazer alguns trabalhos em um aparelho móvel. Estudantes precisam de notebooks para fazer anotações ou escrever trabalhos, enquanto alguns usuários mais sérios têm de escrever e-mails e calcular impostos ou o orçamento da família. No entanto, as necessidades de usuários residenciais e estudantes são diferentes de profissionais corporativos.

Notebook: Um bom notebook vai fazer tudo que você precisa, mas o tamanho e o peso podem desestimular qualquer pessoa que queira levar seu computador a todo lugar. Um sistema pequeno e leve é especialmente legal para estudantes universitários que andam por todo o campus com seu micro.

Netbook: Um bom netbook, ou um notebook ultraportátil e não muito caro, pode ser a melhor escolha para trabalho escolar e em casa. Se encontrar um com um bom teclado, como o Lenovo ThinkPad x100e, você pode facilmente produzir um trabalho de história ou uma carta para vovó. O limitado tamanho e resolução da tela não atrapalham para se calcular impostos ou usar aplicativos de finanças pessoais como o Quicken. Talvez mais importante, um netbook é fácil de carregar no dia-a-dia e a bateria vai durar o bastante para você deixar o carregador em casa.

Smartphone: Smartphones são ótimos para uso geral, e eles podem ser ótimas ferramentas para manter sua lista de compras ou ficar em contato com seus colegas de faculdade. No entanto, quando o assunto é produtividade, eles sofrem dos mesmos problemas para usuários residenciais e corporativos: seus teclados pequenos e difíceis de usar tornam complicado escrever anotações rápidas e precisas ou para escrever algo maior do que algumas frases.

O que comprar: Se você é um usuário residencial ou um estudante, um bom netbook pode ser exatamente o que você precisa para produtividade móvel. É difícil bater o tamanho compacto, peso leve, longa bateria, e baixo preço dessas máquinas. O tamanho reduzido da tela e do teclado não são ideais, mas eles são certamente bons o suficiente para tarefas diárias.

Turbine seu GMail com um cliente de e-mail

Todo mundo ama o GMail, certo? Errado! Um amigo meu está tão incomodado com a forma como o serviço agrupa as mensagens em “conversas” que está prestes a se mudar para o Hotmail, Yahoo! ou outro serviço similar.

Não posso culpá-lo. Me chame de tradicionalista, mas eu detesto a forma como o GMail organiza as “conversas”, especialmente se são longas e/ou envolvem múltiplas pessoas.

Felizmente, o fato do GMail ser um serviço de e-mail na web não significa que você tem que usar um navegador para acessá-lo. Em vez disso, você pode fazer como eu e acessar o GMail usando clientes de e-mail tradicionais como o Outlook, Windows Live Mail, Thunderbird ou similares.

Programas como estes não só permitem que você agrupe e veja as mensagens usando o método que quiser, mas também permitem a organização das mensagens em pastas, algo que o GMail ainda não oferece.

Usar um cliente de e-mail não vai causar nenhuma mudança permanente em sua conta do GMail. Você ainda será capaz de se conectar ao serviço usando qualquer navegador em qualquer PC – o que é um dos principais atrativos do site. O cliente de e-mail é apenas uma “interface” mais intuitiva para que você possa lidar com as mensagens do dia-a-dia.

Se você ainda não tem um cliente de e-mail, eu recomendo o Windows Live Mail. É fácil de instalar e usar, e traz recursos úteis como busca dinâmica e sincronia de calendários com a web.

O Google tem instruções simples para configurar o Windows Live Mail para acessar o GMail; então não irei repetí-las aqui.

Use o GMail com seu cliente de e-mail via IMAP

Usar o GMail pode ser muito mais fácil se você decidir trocar a interface web por um cliente de e-mail no destkop. Mas a questão-chave é se você deve fazer isso baixando as mensagens via POP ou IMAP.

Não vou te chatear com longas descrições técnicas de cada protocolo. Em resumo, no protocolo POP o seu cliente de e-mail irá baixar uma cópia de cada mensagem para o seu PC, deixando o original nos servidores do GMail. É uma via de mão única. O IMAP, por outro lado, mantém uma conexão “viva” e bidirecional entre seu programa de e-mail e o GMail.

E qual a importância disso? Basicamente, isto permite manter todas as suas mensagens em sincronia não importa onde você as lê. Algo importante se você é usuário rotineiro de um segundo PC ou um smartphone.

Vamos usar o smartphone como exemplo. Digamos que você tenha optado por acessar o GMail via POP. Usando seu cliente de e-mail no desktop, você baixa e lê suas mensagens mais recentes, responde a algumas, apaga outras, etc.

Um tempo depois, entre uma e outra reunião com um cliente, você usa seu smartphone para checar suas mensagens. Cada mensagem que você leu, respondeu ou apagou anteriormente aparece como nova e não lida. Por quê? Culpa da falta de sincronização entre seu PC e o GMail. Graças ao POP, seu smartphone fez exatamente o que seu PC fez: baixou uma cópia de cada mensagem que chegou desde a última vez que você leu seus e-mails e marcou todas elas como novas.

É por isso que sou um grande fã do IMAP. Ele mantém todas as minhas mensagens em sincronia, onde quer que eu vá e em qualquer computador ou aparelho que eu use para acessá-las. O Google tem mais informações sobre o GMail e IMAP, e se você quiser experimentar, é só seguir estes passos:

Se logue em sua conta do GMail e clique no link Configurações no topo da tela. Clique no link “Encaminhamento e POP/IMAP”, selecione “Ativar IMAP” e clique no botão “Salvar alterações”. Agora basta clicar no link “Instruções de configuração” para saber como configurar seu cliente de e-mail para acesso ao GMail via IMAP. Pronto, agora você está usando o GMail como um profissional!

Use o IE8 para acessar múltiplas contas do GMail

Esta é uma vantagem pouco conhecida em usar o IE8: ele permite que você acesse múltiplas contas do GMail simultâneamente e de forma independente. Isto é feito com a opção “Nova Sessão”, que torna possível se logar em sites que rastreiam sua identidade mesmo através de múltiplas abas, como o GMail.

No Firefox, por exemplo, você não pode ter múltiplas contas do GMail abertas em múltiplas abas ou janelas. Se você tentar se logar em uma segunda conta, será desconectado da primeira instantâneamente.

Veja como tirar proveito deste recurso:

Abra o IE8 e o GMail. Certifique-se de que a opção “Lembre-se de mim” esteja desmarcada na página de login. Tecle Alt+Q, depois O e Enter. Isto vai abrir uma nova sessão do Internet Explorer, o que para todos os propósitos funciona como uma nova janela do navegador. Abra o GMail e faça login em sua segunda conta, tendo o cuidado de desmarcar a opção “Lembre-se de mim”.

É só isso. O mesmo truque deve funcionar com outras contas e serviços de webmail que não gostam de múltiplas sessões em uso simultâneamente.

Saiba como usar o Excel para não cair em ciladas financeiras

Vai fechar um financiamento, comprar a prazo ou renegociar uma dívida? Uma boa forma é utilizar o popular software de planilhas da Microsoft. O método aqui demonstrado permite calcular a taxa de juros de qualquer tipo de financiamento: renegociação, veículo, crédito pessoal, etc.

Vamos a um exemplo: imagine esse anúncio: Compre uma TV LCD por R$ 2.199 e pague em 12 fixas de R$ 219,90.

“Opa! Parcelas fixas? E equivale a 10% do valor do bem! Vou comprar!” Calma! O primeiro “golpe” é esse: colocar o valor da parcela equivalente a 10% do valor do bem. Assim o consumidor faz a conta mais fácil e esquece de fazer a difícil.

O segundo é a tal da parcela fixa. Grande coisa. Hoje, praticamente tudo tem parcela fixa. Tínhamos parcelas variáveis na época da inflação alta. Agora, é claro que será fixa! A grande sacada é saber quanto será a taxa de juros. Vamos conferir:

Você montará uma planilha como a exibida acima. Na data zero, colocará o valor a ser financiado. Como não daremos entrada, é o valor total do bem (ou da dívida, o que for). É fundamental inserir o sinal de menos, como está na tabela.

Do período 1 a 12, colocamos o valor das parcelas. Para descobrir o valor da taxa, vamos usar a função chamada TIR (Taxa Interna de Retorno): Para inserir, vá em Inserir Função > Financeira e selecione a TIR. Veja:

Depois de clicar no argumento Valores, selecione as células de B2 até B14 e dê enter. Assim vamos obter o valor de 2,9% ao mês de taxa de juros. Pronto, assim já é possível programar seu orçamento para comprar a TV LCD.

Veja outro anúncio interessante: Compre uma TV LCD por R$ 2.199 e pague a 1ª parcela só daqui a 60 dias, em 12 fixas de R$ 249,90! E, se o Brasil fosse campeão da Copa, você não pagaria a última! Será que é interessante mesmo? É só usar a mesma função para descobrir. Insira os valores na tabela:

E então verificamos que não é nada interessante, pois a taxa de juros é ainda maior! Mesmo que o consumidor não pague a última parcela, a loja ainda sai ganhando.

E, para finalizar, imagine que você tem uma dívida e precisa fazer uma renegociação. E lhe fazem a seguinte proposta: Pague em 10x de R$ 115 ou, se quiser, podemos dar um desconto para você pagar à vista, no valor de R$ 850. Basta inserir o valor proposto na tabela, junto com as prestações e, por último, usar a função TIR. Veja na figura abaixo:

Analisando essas três situações, a lição que fica é: nunca aceitar a primeira proposta para renegociar dívida ou então entrar de cara em uma prestação. Faça sempre uma conta para verificar se o negócio é realmente bom.

8 dicas de etiqueta para você usar o e-mail com eficiência

Você acredita que os e-mails estão mais eficazes e educados? Para a especialista Maureen Bertolo, nem pensar. Além do famoso “responder a todos” e textos com tudo em CAIXA ALTA, outras mancadas continuam acontecendo. Além disso, o Twitter e o SMS estão tornando os hábitos no e-mail ainda piores, diz Bertolo, que começou sua carreira como programadora de computador e ensina etiqueta no e-mail há 10 anos.

Infelizmente, diz ela, as pessoas expressam as mesmas questões e reclamações que tinham uma década atrás. A principal: “E-mails são muito longos! e “Por que eu recebo tantos deles?”

O problema central com o e-mail, de acordo com Bertolo, é que as pessoas querem usá-lo para realizar tarefas para as quais é completamente ineficaz, como explicar procedimentos complexos, resolver problemas  complicados e queixas em geral. O e-mail tornou-se uma parte tão integral e fácil do modo como as pessoas trabalham e se comunicam que elas nem pensam em alternativas mais eficazes. Elas também querem essa documentação para se proteger, diz Bertolo.

Atualmente, acrescenta, SMS e Twitter estão “emburrecendo” o e-mail ainda mais. “O SMS está começando a substituir e-mail porque é mais fácil”, diz Bertolo. “Você não precisa se preocupar com ortografia, gramática, uma saudação. Por ser mais rápido, as pessoas acham que não precisam ser profissionais.”

Na Era dos SMS e “tweeting”, alguns poderiam argumentar que as regras de Bertolo para o e-mail estão fora da realidade das empresas globais. Mas os padrões que ela defende são em prol do usuário, diz.

Bertolo também observa que o uso que um indivíduo faz do e-mail fala muito sobre suas habilidades de comunicação e como ele se apresenta para o mundo. Saber quando e como usar o e-mail pode diferenciar um profissional no mercado, diz. Na busca por um emprego, o e-mail é a primeira avaliação de um candidato.

Em suma, se você se preocupa com sua imagem e sua marca pessoal, você deveria se preocupar com os e-mails que você envia.

Aqui estão oito dicas de etiqueta:

1. Pense antes de escrever

Antes de começar a compor um e-mail, pense o que você quer fazer e se o e-mail é eficaz para isso. Por exemplo, se você está tentando resolver o problema de alguém, é melhor uma ligação. Se você precisar explicar um procedimento, mostrar pessoalmente ou via web, quase sempre é mais eficaz do que por e-mail. Se você precisa resolver um assunto urgente com um colega de trabalho no escritório, fale com ele em pessoa.

2. Seja simples

E-mail funciona melhor para pedidos simples e mensagens que podem ser expressas dentro de duas linhas, tais como, “Você pode me encontrar às 16h?” ou “Você tem estes dados?”. Se sua mensagem exige mais do que duas trocas, o e-mail não é uma boa ferramenta. Quando os e-mails começam a expandir em longas cadeias, as pessoas muitas vezes esquecem o assunto original.

3. Mantenha-o curto

As pessoas gostam de e-mail, pois é rápido e fácil. Mas quanto maior e mais complicada for a sua mensagem, maior será o tempo que você levará para compor e para o destinatário entender. “Se um e-mail exige mais do que 12 linhas e dois threads, você está desperdiçando o tempo de todos e diluindo sua mensagem”, diz Bertolo.

4. Faça o campo “assunto” ir direto ao ponto

As pessoas usam o campo “assunto” como sua lista de tarefas. Para ajudar seu destinatário a priorizar e entender suas necessidades, o assunto de seus e-mails deve ser muito claro. “Diga ao seu destinatário o que você precisa na linha de assunto”, diz Bertolo. “Então, em vez de marcar o e-mail como alta, média ou baixa prioridade, coloque a data de quando você precisa de uma resposta na linha de assunto”.

5. Estruture

“Um bom e-mail precisa de uma abertura, corpo e conclusão”, diz Bertolo. O objetivo deve estar claro no corpo, junto com todos os detalhes e ações que precisam ser tomadas. As frases devem ser de 15 palavras ou menos. Se houver três ou mais pontos, use marcadores (bullets). Somados, os parágrafos de abertura e fechamento não devem exceder sete linhas, e o corpo não deve exceder cinco linhas.

6. Aproprie-se de sua mensagem

Bertolo recomenda perguntar ao destinatário: “Há algo que eu possa fazer para ajudar? Dei informação suficiente?”.

7. Evite palavras e frases que deixem as pessoas na defensiva

A forma de se comunicar via e-mail expressa como você se comporta profissionalmente. Evite linguagem pesada e sarcasmo, que não é facilmente detectado no e-mail. Mesmo se alguém lhe envia um e-mail mal-educado, você tem a chance de responder profissionalmente.

Ela também recomenda que se evitem perguntas que colocam as pessoas na defensiva, como, “Por que seu projeto está atrasado?” É melhor resolver tais questões espinhosas via telefone ou pessoalmente. Pela mesma razão, evite “provocações” como: “Por que você…”, “Você deve…”, “Eu tenho certeza que você vai concordar…”, e “Não compreendo a sua…”, que muitas vezes indicam uma quebra nas comunicações que o e-mail certamente não irá consertar. (Pelo menos não rapidamente.)

8. Use a cópia oculta (Cco) e o Responder a Todos com cuidado

A única razão para o uso de cópia oculta, de acordo com Bertolo, é manter o endereço de e-mail dos destinatários em segredo. Por exemplo, se você quiser enviar um e-mail a todos em sua rede para anunciar um novo emprego, coloque todos no campo Cco. Não use o recurso para compartilhar partes confidenciais ou informações incriminatórias com alguém.

O “Responder a Todos” deve simplesmente ser evitado, diz Bertolo. Se, por exemplo, seu chefe envia uma solicitação de reunião ou link para um artigo a todos em sua equipe e você precisa responder, faça-o apenas ao seu chefe. “Responder a todos faz outras pessoas perder tempo”, diz a consultora.