Use o Google Docs de maneira eficiente em sua empresa

Praticamente todas as empresas precisam de serviços básicos, tais como provedores de e-mail e de caixas de entrada, compartilhamento de arquivos e de editores de textos. O jeito que esses serviços são implementados variam dramaticamente. Escolha errado o provedor desses serviços, aproveite e incendeie dinheiro e desperdice tempo.

Há como contornar a necessidade de boa parte dessas despesas usando o Google Apps for Businesses, um serviço diretamente do ambiente das nuvens que pode acelerar o ritmo na empresa, pois tudo que precisa é acessível a partir de dispositivos móveis.

Existem algumas diferenças entre as soluções oferecidas pelo Google e aquelas no portfólio de outras companhias. Neste artigo vamos revelar algumas dicas de como tirar proveito de maneira otimizada dos serviços disponíveis na plataforma Google Apps for Businesses.

Google Apps Collaboration Tools

Adicionalmente à gestão dos e-mails, o Google Apps auxilia as pessoas de uma mesma empresa na construção de arquivos e geração de conteúdo. Apesar de todo o conteúdo estar armazenado na nuvem, o Google mantém a segurança dos arquivos bastante robusta.

A agenda oferecida pelo Google Calendar é útil quando se trata de repartir compromissos com mais participantes. A versão disponível para empresas é semelhante ao serviço gratuito, mas tem itens voltados para funcionários. Uma das opções oferecidas é compartilhar a agenda do dia, para informar aos outros participantes a que horas você estaria disponível para uma reunião. O Calendar envia convites para reuniões e se atualiza à medida que outras pessoas confirmam a presença no evento.

O Google Docs edita, de maneira elementar, arquivos criados em suítes de edição de textos, como Word (.doc), PowerPoint (.ppt) e Excel (.xls). O conteúdo desses arquivos pode ser editado por várias pessoas ao mesmo tempo e permite que cada usuário faça as alterações sem sobrescrever mudanças efetuadas por outros usuários (o que poderia ocorrer se a cada alteração os usuários baixassem e subissem os arquivos). O recurso pode ser usado como mural de avisos em empresas; nele podem ser exibidas políticas da companhia e ser anunciados eventos da empresa. Também existe a opção de salvar documentos e arquivos de todo tipo em uma pasta virtual no Google Docs.

Na versão Premier Edition, o Google Groups age como central colaborativa entre grupos. Ele permite o envio de conteúdo para determinados agrupamentos de usuários, uma opção para informar ao departamento de vendas sobre oportunidades de fechar negócios, sem informar ao pessoal da manutenção o mesmo recado. Cada vez que um novo integrante entra para determinado grupo, ele tem acesso ao histórico e pode visualizar o que aconteceu antes de se unir ao grupo.

Outro serviço disponível apenas na versão Premier é o Google Video. Equivale a uma versão privada do YouTube para a empresa. Serve para publicar vídeos para fins de treinamento ou outras finalidades dentro de um círculo fechado de usuários. Também é possível hospedar vídeos públicos, o que elimina a necessidade de assinar outros serviços ou listas.

O Gmail no ambiente corporativo

A principal vantagem entre as versões gratuitas do Google e das suítes pagas, é perceptível no serviço de e-mail, o Gmail. Em vez de ter sua conta associada ao domínio Gmail e o endereço ser seunome@gmail.com, você pode dispor de um domínio personalizado, o que faz uma diferença enorme na divulgação de sua marca. O Google oferece a opção de registro de domínio ao custo de 10 dólares anuais e o configura automaticamente.

Talvez os 7,4 GB de espaço para aguardar arquivos seja suficiente para pequenas e médias empresas. Disponível sem custo e configurável para até 50 contas de email distintas, cada conta de e-mail pode enviar mensagens para 500 endereços diferentes por dia. A não ser que sua empresa mantenha uma base de contatos muito ampla, estes limites devem suprir a necessidade que tem em serviços dessa natureza. Ocorre que, da mesma forma que acontece na versão pública, a interface desses serviços inclui publicidade, mais um motivo para fazer um upgrade na conta do Google Docs e optar pela versão paga. Nela, você poderá eliminar a opção de exibição de publicidade. Basta fazer login como administrador da conta, escolher a opção de gerenciar o domínio, localizado no topo da página e desabilitar a exibição de publicidade em seu domínio. Salve as alterações e saia da interface. Sim, era de se esperar que os pagantes do serviços não tivessem de realizar essa modificação.

O custo da versão Premier é de 50 dólares por ano e por usuário. Nessa modalidade, cada usuário pode enviar até 2 mil e-mails por dia para endereços diferentes e o espaço de armazenamento aumenta para 25 GB.

Siga as dicas de negócios

O que será que aconteceu com aquele e-mail superimportante que você enviou, mas errou o recipiente ao digitar o endereço do mesmo? Para dar conta dessa fatalidade, você pode criar apelidos para contatos de e-mail com endereços complicados. Faz assim: entra no sistema de gerenciamento da conta de e-mail e clique em “e-mail”. Encontre o nome do destinatário na relação de contatos e edite as informações. Você poderá criar um apelido para o contato, algo que seja difícil de digitar de forma errada.

Outras mensagens enviadas com endereços digitados de maneira errada devem ir parar na pasta de lixo eletrônico, mas mesmo aí, você pode fazer alterações. Acesse as configurações do serviço e selecione a opção de e-mail. Desça até a seção de e-mail routing e marque a opção de “Route” para capturar todos os endereços, insira o seu nome, salve as alterações e pronto.

Com base no Google Groups é possível gerir a comunicação interna, mas ele também pode ser usado para receber mensagens de qualquer outro remetente. Dessa maneira, você pode manter uma caixa com o nome vendas@seusite.com.br, que irá encaminhar todas as mensagens que receber para outra lista ou grupo definidos. Para tal, basta clicar na opção de Grupos e criar um novo conjunto de destinatários.

Por padrão, apenas os participantes de cada grupo podem enviar mensagens. Mas isso pode ser alterado: basta selecionar a opção “Permitir que todos enviem mensagens”. De agora em diante, um cliente poderá contatar toda a equipe de vendas a partir de um único e-mail.

Crie avisos personalizados de eventos no Google Calendar

Existe uma grande variedade de maneiras pelas quais o Google Calendar pode lembrar você de determinados compromissos. Os avisos podem chegar até você via e-mail, por meio de pop-ups ou via SMS diretamente até o seu celular (e não precisa ser um smartphone de última geração). Veja como configurar essas opções que devem lembrá-lo dos compromissos ou te dar aquele toque, 5 minutos antes da reunião começar.

De dentro do painel de controle do Google Apps – não estamos falando do painel de administrador – abra a opção do calendário. Selecione as configurações e os alertas. Você poderá clicar em adicionar um alerta para alterar os tipos de notificação. Procure configurar o primeiro de forma a mandar uma mensagem de email um dia antes do evento. Se quiser, poderá configurar mais outros dois avisos para serem encaminhados ao seu celular poucos minutos antes (pode ser necessário configurar seu aparelho celular para receber essas mensagens), salve as alterações antes de sair.

Mais opções de aplicativos

A união entre o calendário e os aplicativos do Google, como o Docs, formam uma base sobre a qual a comunicação dentro da empresa funciona. Mas existe uma infinidade de aplicativos adicionais desenvolvidos por terceiros e que podem interagir com sua base de clientes, com o calendário e com outros dados. Entre esses aplicativos encontram-se  ferramentas de CRM, monitores de tempo de resposta e outros recursos.

Uma boa opção para encontrar tais soluções é o Google Apps Marketplace. Lá estão exibidos os programas gratuitos e os pagos para integração no Google Docs. Ao ativar a opção de integração do programa escolhido, ele automaticamente é distribuído para todos os usuários ligados, diferente do software tradicional, em que é necessária uma instalação isolada para cada usuário.

Google Voice (ainda não disponível para o Brasil)

Esse serviço permite que as pessoas deixem recados em sua caixa de entrada esteja você onde estiver. Uma extensão desse serviços cria um número telefônico exclusivo para você, que faz soar todos os seus números informados.

É muito importante estar ao alcance das pessoas enquanto você está trabalhando. Ao mesmo tempo é chato receber chamadas de estranhos enquanto está ocupado. Uma solução seria desabilitar o encaminhamento de chamadas para determinado celular, mas isso impediria o recebimento inclusive de chamadas que você deseja receber. Uma opção é configurar um aparelho para cada tipo de chamada, sempre de acordo com o número de quem está ligando.

De agora em diante, quando amigos, parentes ou contatos comerciais ligarem para você, serão encaminhados para linhas distintas e você terá melhor e maior controle sobre com quem deseja falar e os contatos indesejados podem ligar para o seu telefone comercial, mas não irão incomodar o seu sono enquanto você está em casa.

Mantenha sua agenda em dia

Sua vida é atarefada, você tem coisas demais a fazer e pra complicar ainda precisa se lembrar de pagar contas ou comparecer a pequenos compromissos no fim de semana. Precisa de ajuda? Um sistema de agenda bem montado pode resolver o problema.

É para isso que existem serviços como o Google Agenda (Google Calendar, em inglês). Com a configuração certa (que iremos detalhar abaixo) você poderá acessá-lo a partir de qualquer aparelho com um navegador web, integrá-lo ao seu programa de e-mail favorito e gerenciá-lo a partir do smartphone, para que possa adicionar rapidamente compromissos à agenda não importa onde esteja.

Claro, agendar um compromisso é apenas metade da equação: você também precisa se lembrar de comparecer. E esta é a melhor parte deste sistema: você receberá alertas lembrando-o de todos os seus compromissos, não importa onde esteja ou o que esteja fazendo.

Uso básico

Neste artigo, vamos detalhar um método em três níveis que permitirá a você controlar sua agenda a partir da web, do desktop ou do smartphone. Ou seja, um sistema à prova de falhas para manter seus compromissos em dia. A “cola” que mantém todo o sistema unido é o calendário gratuito do Google, o Google Agenda. Tudo o que você precisa para usá-lo é de uma conta no Google, a mesma que você provavelmente já usa para acessar o GMail, Orkut, Google Talk e outros produtos da empresa.

Antes, vamos nos familiarizar com o Google Agenda e alguns de seus úteis recursos. Para adicionar um compromisso (que o Google chama de “evento”) à agenda, simplesmente clique no campo correspondente à intersecção entre data e hora (por exemplo, Sex 16/7 às 12:00) e digite uma descrição rápida, como “Almoço na casa do sogro”. Clique em “Criar Evento” e pronto, ele já está na agenda.

Claro que você provavelmente precisa de mais informações sobre o evento, como o endereço do local. Para adicionar esta informação clique em “Editar detalhes do evento” em vez de “Criar Evento” e preencha os campos correspondentes. Para editar um evento que já está no calendário, basta dar dois cliques sobre ele.

Já que você está editando os detalhes, vamos configurar um alarme para que você não se esqueça deste compromisso. No campo Opções há o item “Lembrete”, que permite que você defina quanto tempo antes do evento quer ser lembrado (o padrão é 10 minutos) e como, se por uma janela “pop-up” na tela do micro ou por e-mail. É possível editar as configurações padrão de lembretes clicando em Configurações, Configurações – Agenda, Agendas e no item Notificações em frente à agenda cujas configurações deseja modificar.

Lá você pode definir, por exemplo, que todos os compromissos terão um lembrete padrão 1 dia antes da data marcada por e-mail. Você ainda poderá definir lembretes diferentes para compromissos específicos clicando duas vezes sobre eles na agenda e editando seus detalhes. É possível até mesmo não ter lembrete algum.

Integre a agenda a outros aplicativos do Google

A integração entre a Agenda e o GMail é uma das coisas que pode ajudar a economizar tempo. O GMail reconhece automaticamente quando o texto de um e-mail sugere um compromisso e lhe dá um link para criar automaticamente um novo compromisso com os detalhes já preenchidos. Infelizmente, isto só funciona com e-mails em inglês.

Da mesma forma, se você é fã do Google Tarefas – a nova lista de tarefas do Google – vai apreciar sua integração com o Google Calendar. Quando você define uma data limite para uma tarefa, ela automaticamente aparecerá como um evento no Google Agenda. A agenda de tarefas é uma agenda separada de sua agenda principal, listada sob o item “Minhas agendas” na lateral esquerda da janela principal do Google Agenda.

Lembre-se de eventos recorrentes

É fácil configurar um evento recorrente no Google Agenda, seja um aniversário, pagamento do aluguel, impostos ou mesmo o futebol com os amigos a cada 2 semanas. Crie um evento (Ex: Futebol com os amigos), edite seus detalhes e selecione o intervalo de repetição marcando as opções correspondentes. Em nosso exemplo, elas seriam: Repetição Semanal, Repetir a cada: 2 semanas, Repetir a cada: Sexta-Feira e um intervalo, com data de início e final (ex: da próxima sexta até o fim do ano). Salve o compromisso e pronto.

Fique em sincronia com o Outlook

O Google Agenda, por si só, é suficiente se você está satisfeito em viver uma vida dentro do navegador. Mas se você é do tipo que prefere manter seus dados armazenados localmente e acessíveis quando não estiver online, ainda assim pode tirar proveito da maioria das coisas que o Google Agenda oferece, sem abrir mão do programa de agenda em seu PC.

Se você usa o Microsoft Outlook, só precisa baixar o Google Calendar Sync. Instale o programa, informe seu nome de usuário e senha da conta do Google e ele se encarrega de manter as agendas do Outlook e Google Agenda em perfeita sincronia automaticamente.

A melhor coisa nesta solução é que você pode ter o melhor dos dois mundos. Se você estiver longe de seu PC, terá acesso completo à agenda através de um navegador web ou smartphone. Se estiver no trabalho, pode continuar agendando as reuniões no Outlook como de costume, sem precisar manter uma aba extra com o Google Agenda aberta no navegador.

Integre sua agenda a seu telefone celular

Você nem sempre está sentado em frente a um computador, portanto uma agenda que só pode ser acessada no PC não é tão útil. Há vários meios de integrar sua agenda ao celular, seja ele um smartphone topo de linha ou um modelo mais antigo e básico. Vamos começar pelos smartphones.

Se você usa um smartphone Android, não precisa nem fazer esforço. Estes aparelhos se integram de forma transparente ao Google Agenda (e qualquer outro serviço do Google), basta que você informe os dados de sua conta do Google (isso é feito na primeira vez em que ele é ligado, ou em Preferências / Contas e Sincronia). Seus compromissos aparecerão automaticamente no aplicativo Agenda, e tudo o que você criar/apagar no smartphone será automaticamente refletido na wev, e vice-versa. A sincronização é feita periodicamente usando a conexão de dados de seu smartphone ou uma rede Wi-Fi.

Se você tem um iPhone, BlackBerry, Nokia S60 ou smartphone com o Windows Mobile, o processo é quase tão fácil: basta instalar o utilitário Google Mobile Sync em seu aparelho.

Receba lembretes via SMS

Não tem um smartphone? Sem problemas: você ainda poderá receber lembretes de compromissos a partir de qualquer celular capaz de enviar e receber mensagens SMS (os populares “torpedos”).

Vá ao Google Calendar e clique em Configurações, Configurações – Agenda, Configuração de Celular e siga as instruções da página para validar seu celular e adicioná-lo à sua conta. O número do celular tem que ser informado de forma completa, com o prefixo +55 (o código internacional do Brasil) seguido do código de área da cidade (ex: 11 para SP, 21 para o RJ) e o número do telefone, sem hífens.

Quanto tiver terminado, você verá a opção SMS entre as modalidades de lembrete disponíveis para um compromisso. Infelizmente, no Brasil ainda não é possível consultar os compromissos do dia ou agendar um compromisso via SMS, coisa que nos EUA pode ser feita enviando mensagens SMS para GVENT (48368).

Mas se seu celular tem algum tipo de navegador web, por mais básico que seja, é possível consultar a agenda acessando mobile.google.com/calendar.

O sistema que descrevemos acima não é a única solução possível no vasto mundo da tecnologia, mas o Google Agenda é a melhor maneira gratuita de criar um sistema de agenda e lembretes que pode ser acessado de qualquer lugar. E com todos os lembretes corretamente configurados, você nunca mais vai se esquecer do aniversário de sua tia ou de pagar o IPVA.

Aprenda a fazer backup de dados armazenados no Google

Encare isto: se você usa os serviços do Google como Gmail, Calendar (Agenda), Docs and Spreadsheets (Textos e Planilhas), Reader, ou Blogger, sua vida está nas mãos dos servidores do Google.

A menos que você faça um backup das suas informações localmente, o Google tem a chave da sua vida digital. Aprenda abaixo algumas alternativas de backup para evitar um desastre não anunciado.

Backup automático do seu Gmail

O modo mais fácil de criar um backup local é provavelmente por acesso POP através de um cliente de e-mail offline. Através do Mozilla Thunderbird é possível baixar todas as suas mensagens e mantê-las localmente em seu computador. Usuários avançados podem criar backups automáticos através do Fetchmail, mas por utilizar linhas de comando é um pouco mais trabalhoso.

Uma outra forma de garantir seus dados é criando uma segunda conta de e-mail no Gmail e ativar o redirecionamento automático. Você teria um conta de e-mail espelho, na qual manteria uma cópia dos seus e-mails.

Backup e sincronização do seu Google Calendar

Se você estiver procurando uma forma de fazer backup do seu Google Calendar, a melhor solução é uma completa sincronização bi-direcional Gcal sync usando o multi-plataforma GCalDaemon. Com GCalDaemon, você tem a certeza do backup sempre atualizado, além de poder trabalhar offline e poder sincronizá-lo ao seu Google Calendar (Agenda).

Download e backup do Google Docs and Spreadsheets (Textos e Planilhas)

Se você é um blogueiro provavelmente deve ter muitos arquivos de texto pelo Google Docs and Spreadsheets. A única forma de fazer backup é baixá-los um por vez, o que é uma grande perda de tempo.

Já os usuários do Firefox tem uma saída: através do script Google Docs Download Script Greasemonkey é possível fazer um backup dos arquivos de uma única vez, além de permitir a escolha de apenas um formato de arquivo para fazer o backup.

Backup das assinaturas de feeds no Google Reader

Talvez o único produto do Google que ofereça uma forma fácil e rápida de fazer um backup. Ao acessar seu Google Reader, acesse o painel de configurações (settings), clique em importar/exportar (import/export) e clique em “export your subscriptions as an OPML file”. Automaticamente um arquivo será baixado para seu micro. Caso você tenha algum problema em sua conta e perca suas assinaturas de feed, importe este arquivo e seu Google Reader será restaurado.

Backup do seu blog no Blogger

Através do software Blogger Backup (apenas Windows), é possível baixar facilmente todos os dados de seu blog e criar uma cópia local em sua máquina. Para utilizá-lo, apenas informe a URL de seu blog e o programa se encarrega de fazer o backup.

Backup das suas fotos no Picasa Web Albums

Através do software Picasa é possível fazer o backup de suas fotos online com apenas um clique. O Picasa sincroniza as fotos online e faz um backup local automaticamente.

Fonte: LifeHacker