Reaproveite slides no Google Docs

O gerador de apresentações do Google Docs tem um recurso para simplificar o reaproveitamento de slides de uma apresentação em outra. É só clicar em Inserir > Importar Slides. Se a apresentação estiver armazenada no Google Docs, escolha-a na lista Google Docs. Se estiver em seu computador, clique no botão Enviar Arquivo e localize-a numa unidade de disco local. Se a apresentação aberta não for a que você queria, clique em Alterar para fazer nova procura. Encontrou o que buscava? Marque os slides que deseja recuperar – ou clique em Selecionar Todos os Slides se quiser aproveitar a apresentação inteira – e clique em Importar para concluir o trabalho.

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Converse enquanto produz no Docs

O Google Docs não apenas permite que duas ou mais pessoas trabalhem no mesmo arquivo ao mesmo tempo como possibilita a troca de ideias durante o trabalho. Esse recurso está disponível tanto na aplicação de apresentações quanto na de planilhas. No gerador de apresentações, clique em Iniciar a Apresentação. Na janela da apresentação que se abrirá, clique em Visualizar Junto. Quando duas pessoas estão editando a mesma planilha, é só clicar na etiqueta que sinaliza o compartilhamento para abrir a janela de bate-papo.

Otimize seus arquivos do PowerPoint

Não é preciso grande esforço para que o arquivo de uma apresentação chegue a muitos megabytes. Depois de narrar os slides, rechear o trabalho com fotos e incrementá-lo com efeitos, músicas ou vídeos, o arquivo fica pesadão. Além de engasgar na hora de ser executada em seu laptop, as apresentações grandes são um problema quando precisam ser enviadas para a web ou distribuídas por e-mail. Confira estas dicas para reduzir o arquivo do Powerpoint 2007 e contornar, pelo menos em parte, este problema.

Sons e imagens

Acrescente recursos de áudio e fotos somente se forem fundamentais para passar a informação. Caso contrário, evite usar muito esses recursos, que são os grandes vilões das apresentações compactas. Se incluir imagens, gráficos ou outros objetos aos slides, sempre prefira usar a opção Inserir em vez de arrastar e soltar o elemento na apresentação.

As imagens inseridas no PowerPoint também podem ser compactadas. Clique numa imagem que deseja comprimir para que apareça a guia Formatar e clique na opção Compactar Imagens. Na caixa de diálogo que surgirá, marque a opção Aplicar Somente a Imagens Selecionadas se quiser comprimir apenas a imagem ou as imagens selecionadas. Caso contrário, se desejar um resultado mais efetivo, mantenha essa opção desmarcada.

Quanto compactar

Você pode dizer ao PowerPoint quanto ele deve compactar. Para isso, clique em Opções na caixa de diálogo Compactar Imagens. Além de marcar a opção Executar Compactação Básica Automaticamente ao Salvar, assinale também Excluir Áreas Cortadas da Imagem. Essa opção é importante porque ela diz ao PowerPoint que ele não precisa manter no arquivo as partes que você descartou (o programa faz isso para o caso de você mudar de ideia e querer retornar a estágios anteriores da imagem). Nas configurações de compactação também se diz qual é a relação entre compactação e qualidade que se deseja manter. Há três possibilidades e você deve selecionar aquela que atende a suas necessidades: Impressão, que oferece a melhor qualidade, mas gera os arquivos maiores: Tela, indicado para projeções e visualização em páginas web; e Email, que faz a compactação mais rigorosa para permitir o compartilhamento por e-mail. Clique em OK duas vezes para concluir.

Não mande as fontes

As fontes usadas nos textos do PowerPoint não são anexadas ao arquivo. O PowerPoint entende que elas estarão disponíveis nos outros computadores que exibirão a apresentação e, caso ele não encontre as fontes usadas, substitui por outras. Então, não é recomendável embutir as fontes nas apresentações para não deixá-las maiores. Mas quando você usa uma fonte especial ou muito diferente do padrão, pode querer integrá-las para ter controle sobre o que será exibido. Nesse caso, faça de forma inteligente, anexando somente o necessário. Clique no Botão Office > Opções do PowerPoint > Salvar. Na área Preservar Fidelidade Ao Compartilhar Esta Apresentação, marque Incorporar Fontes no Arquivo e, importante, Incorporar Somente os Caracteres Usados na Apresentação (Indicado Para Redução do Tamanho do Arquivo).

Apoio externo

Quem produz e distribui muitas apresentações pode pedir a ajuda externa para manter os arquivos enxutos. O FILEminimizer Office, antigo PPTminimizer, por exemplo, é indicado para comprimir não apenas apresentações do PowerPoint como também documentos do Word e planilhas do Excel. Nos testes, o programa da Balesio comprimiu um arquivo de 8,06 MB para 634 KB. Outro, de 19,59 MB, caiu para 9,09 MB. Mas o programa falhou em três tentativas de compressão de um arquivo com narração que totalizava 20,2 MB. Fácil de usar, o programa traz três padrões básicos de compactação: padrão, forte e baixo. Há duas versões de demonstração: uma executa 12 compressões e a outra, cinco.

Fonte: Info Online

Quer dar um show no PowerPoint?

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Confira uma coleção de truques e tutoriais para produzir melhor e mais rápido suas apresentações.

Para apresentar um novo produto, detalhar um projeto, mostrar resultados ou mesmo expor um trabalho escolar, o PowerPoint é um forte aliado. Não é preciso muito esforço para criar uma apresentação simples no gerador de apresentações do pacote Office. Da Microsoft. Trabalhos mais complexos, no entanto, exigem um pouco mais de conhecimento e de tempo. Confira aqui uma coleção de dicas do PowerPoint 2007 para se sair bem nas apresentações.

Ganhe tempo

Se um documento do Word contém o texto que você quer usar na apresentação, aproveite o documento usando alguns truques de formatação. E se precisar do contrário? Veja como aproveitar o texto das apresentações em documentos do Word. Precisa de uma imagem? Slides do PowerPoint também podem virar facilmente imagens JPG. Se você tem um trabalho pronto e quer aproveitar apenas alguns slides dele para criar uma segunda apresentação, use o recurso para a criação de apresentações personalizadas.

Capriche no conteúdo

As apresentações não precisam ter apenas textos e imagens. Não é conveniente abusar dos recursos multimídia, mas às vezes uma explanação com vídeos e músicas fica mais convincente. Vídeos que estão no Youtube também podem incrementar sua exposição. Precisa pular facilmente para outro slide ou apresentação ou mesmo saltar para uma página web? Os hiperlinks também podem fazer parte do seu trabalho.

Antes do show

Se a execução do projeto ou da própria apresentação envolveu uma equipe, não deixe de indicar quem foram seus colaboradores. Use uma animação personalizada para incluir uma lista de créditos como em uma produção cinematográfica.
Para que a apresentação não se arraste ou, ao contrário, fique muito corrida, o melhor é testar o intervalo de tempo entre os slides antes que as luzes de apaguem. Se quiser que a audiência tenha uma cópia do que será apresentado e possa fazer anotações, crie um folheto para distribuir aos presentes.

Formato final

A apresentação pode ser executada em seu próprio computador ou não. Quem tem plano de mandá-la para a web pode usar um recurso do próprio PowerPoint para salvar o trabalho para exibição na internet ou adotar um programa auxiliar para convertê-la em Flash. Você também pode gravar a apresentação em um CD se quiser garantir sua exibição caso não possa contar com seu computador por qualquer motivo. Se o trabalho vai seguir por e-mail e você não tem certeza de que o destinatário tem as fontes que você usou instaladas, inclua as fontes na apresentação para preservar o visual do trabalho.

Preserve as fontes no PowerPoint

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Mantenha a fidelidade visual das apresentações incorporando no arquivo os caracteres usados.

Ao criar uma apresentação que vai rodar em seu próprio computador, você não precisa se preocupar com as fontes. Tudo que usar será mostrado para a audiência. Na hora de gerar uma apresentação para compartilhamento, no entanto, vale a pena incorporar as fontes no arquivo se não quiser correr o risco de que a produção apareça diferente do imaginado caso o(s) destinatário(s) não tenha(m) as mesmas fontes instaladas.

Para fazer isso, na hora de salvar o arquivo (Botão Office > Salvar ou Botão Office > Salvar Como no Excel 2007), clique em Ferramentas e selecione Opções de Salvamento. Na área Preservar Fidelidade Ao Compartilhar Esta Apresentação da janela que surgirá, marque a opção Incorporar Fontes no Arquivo. Feito isso, você pode selecionar uma das duas opções: a primeira delas incorpora apenas os caracteres usados na apresentação e a segunda, todos os caracteres. A primeira gera arquivos mais leves, enquanto a segunda garante ao destinatário a possibilidade de edição. Em nossos testes, uma apresentação sem as fontes incorporadas ficou com 431 KB. Com apenas os caracteres usados, totalizou 797 KB e, com todos os caracteres incorporados, o tamanho do arquivo subiu para 1140 KB – ou 1,1 MB.

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Acesse fácil os comandos do Office

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Para evitar cliques, acrescente os comandos mais usados na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

Basta olhar para o Office 2007para ver que muita coisa mudou na interface em relação às versões anteriores. E embora os programas do pacote sejam menos personalizáveis, é possível fazer alguns pequenos acertos para que eles se adaptem melhor ao seu jeito de trabalhar. As instruções a seguir tratam da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Futuramente, veremos como ajustar outros elementos.

Novas funções

A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido vem com apenas três elementos à mostra (Salvar, Desfazer e Refazer), mas pode incluir novas funções e evitar incontáveis cliques ao longo do dia. Para incluir rapidamente novos comandos a ela, clique na seta Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e, em seguida, no comando que pretende acrescentar. Você pode repetir a operação para cada comando que quiser acrescentar ou, uma opção mais prática, é clicar em Mais Comandos.

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A caixa de diálogo que surgirá inclui uma lista bem maior de comandos que podem ser integrados à barra e permite que se faça o ajuste em lote. Basta selecionar as funções no painel à esquerda e clicar em Adicionar para transferir os itens para o painel direito. Se um botão que você julga muito útil não estiver no painel esquerdo, tente escolher outros grupos de comandos no menu Escolher Comandos Em. Quando tiver concluída a seleção, clique em OK.

Nova posição

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O PowerPoint, o Word e o Excel não oferecem muitas opções de deslocamento da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Por definição, ela fica alojada na barra de título. Quem preferir pode deslocá-la para baixo da Faixa de Opções. Para fazer esse ajuste, clique na seta Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e marque Mostrar Abaixo da Faixa de Opções (ou o contrário se ela estiver abaixo e você desejar que ela retorne à posição original). Nessa posição, a barra pode comportar mais comandos, mas, em compensação, tira espaço da área de trabalho.

De uma apresentação, faça outras

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Recurso do PowerPoint permite criar apresentações personalizadas tendo outro arquivo como base.

Você pode ter uma apresentação extensa, mas, em um dado momento, precisar mostrar apenas alguns slides para uma audiência. Vamos supor que queira aproveitar apenas os quadros sobre a fábrica nova que estão numa apresentação sobre os resultados do ano de toda a empresa. Em vez de copiar os slides para um novo arquivo, use o recurso de apresentações personalizadas que o Powerpoint oferece. Com ele, é possível criar várias apresentações tendo outra por base.

Nova apresentação personalizada

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Na versão 2007, abra a apresentação completa, acione a guia Apresentação de Slides, clique em Apresentação de Slides Personalizada e, no pequeno menu que surgirá, selecione Personalizar Apresentações. Na caixa de diálogo que surgirá, clique no botão Nova.

Seleção dos slides

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Em seguida, selecione os slides desejados no quadro da esquerda e clique em Adicionar. Se quiser dar um nome para a apresentação personalizada (o que é recomendável se você pretende fazer várias customizações, para facilitar a identificação), use o campo correspondente. Quando concluir, clique em OK e em Fechar.

Exibição da apresentação

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Para exibir a apresentação, abra novamente a apresentação completa, clique na guia Apresentação de Slides > Apresentação de Slides Personalizadas e, no menu, selecione a apresentação customizada que criou. Se quiser editá-la (para incluir ou excluir slides, por exemplo), abra novamente o menu, selecione Personalizar Apresentações, escolha o trabalho e clique em Editar. É possível também remover uma apresentação personalizada da lista, selecionando-a e clicando no botão correspondente.