Super Segredos de Software: domine o Microsoft Office

Os softwares que você usa no dia-a-dia – como navegador, pacote de escritório, media players, o próprio Windows e seus acessórios – são muito mais poderosos do que você imagina. Eles estão carregados de recursos desconhecidos que tornam o micro mais fácil de usar, respondem a atalhos de teclado super-rápidos dos quais você nunca ouviu falar e aceitam plug-ins e extras que podem economizar minutos, talvez até horas, no seu dia-a-dia.

Mas encontrar todos estes atalhos e recursos ocultos geralmente significa perder tempo folheando manuais ou fuçando complexos sistemas de ajuda, e muitas das dicas mais úteis são justamente aquelas nas quais você nunca tinha pensado antes. Felizmente, você não precisa perder tempo procurando, nós fizemos isto por você. Continue lendo e aproveite nosso tesouro de segredinhos para seus programas favoritos.

Embora seu trabalho possa ser maçante em alguns momentos, usar o Office não precisa ser assim. O pacote de aplicativos de escritório da Microsoft tem um punhado de segredinhos ocultos que podem facilitar o serviço. Todas as dicas a seguir valem para o Microsoft Office 2007.

Truques do Word

Converta seus arquivos PDF: PDF to Word é um serviço web bastante interessante que converte arquivos PDF em documentos do Word para que você possa editá-los. Como alternativa você pode baixar e instalar em seu PC o Nitro PDF Reader, um software da nesna empresa que oferece recursos similares aos do site.

Maximize suas macros: se você passa um bocado de tempo em frente ao Word, considere o uso da função de Macros para gravar e automatizar tarefas repetitivas. Primeiro, habilite a aba “Developer”: no Office 2007 clique no globo com a logo do Office no canto superior esquerdo da janela, depois no botão “Opções do Word” e marque a opção “Mostrar guia Desenvolvedor na Faixa de Opções”. Então abra a guia Desenvolvedor e use o botão “Macros” para gravar suas próprias Macros (globais ou específicas a um documento) e atribuí-las a atalhos de teclado ou botões na barra de ferramentas.

Navegue com miniaturas: ficar “rolando” a tela só para chegar ao final de um longo documento é uma perda de tempo. Clique na aba Exibição e marque a opção “Miniaturas” para adicionar uma barra na lateral esquerda da janela mostrando miniaturas de todas as páginas de um documento. Para ir direto a uma página, basta clicar na miniatura correspondente.

Elimine a formatação do texto: quer copiar e colar um bloco de texto sem levar junto sua formatação original? Para fazer isto começe copiando o texto (Control+C), depois abra o menu “Editar” (ou clique na seta abaixo do botão “Colar” na Faixa de Opções), escolha “Colar Especial” e selecione a opção “Texto não formatado”. Este método é perfeito para remover hyperlinks de texto copiado de páginas da web.

Mostre ao resto do Office quem manda

Traga os menus de volta: se você ainda não se acostumou à Faixa de Opções (Ribbon) do Office 2007 mesmo após três anos de uso, então é melhor se livrar dela de vez. O UBitMenu é um add-on para o Office que restaura o antigo sistema de menus usado até o Office 2003. E o que é melhor: é gratuito para uso pessoal.

Torne seus documentos privados: você pode deixar um documento do Word ou planilha do Excel mais seguros salvando-os com uma senha (e se quiser, pode definir diferentes senhas para que, por exemplo, algumas pessoas possam modificar os documentos enquanto outras podem apenas ler). Para definir senhas abra o documento, clique no “globo” no canto superior esquerdo da janela, escolha “Salvar Como”, clique no menu “Ferramentas” ao lado do botão “Salvar” na caixa de diálogo e escolha o item “Opções Gerais”. Lá você poderá definir senhas de criptografia e de gravação do documento.

Encontre uma mensagem de e-mail perdida: por padrão, nas buscas por “Todos os Itens de Email” o Outlook 2007 não leva em consideração mensagens na pasta Mensagens Excluídas. Se você está procurando por uma mensagem que você acha que apagou, não irá encontrá-la na busca a não ser que mude este comportamento: clique no menu Ferramentas, Opções, Preferências e Opções de Pesquisa. Marque a caixa ao lado do ícone da lixeira, clique OK e em OK novamente na janela anterior. Pronto.

Livre-se das notificações: você já teve uma sessão produtiva em frente ao micro impiedosamente arruinada por uma notificação de e-mail inoportuna? Para desativar os sons e mensagens de notificação que aparecem na bandeja do sistema vá até Ferramentas, Opções, Preferências, Opções de email e clique no botão “Opções de email avançadas”. Desmarque todos os quatro itens que aparecem sob o item “Quando novos itens chegarem na Caixa de Entrada”.

Insira uma nova planilha em um documento do Excel: para adicionar uma nova planilha a um documento do Excel sem ter de passar pelos menus, basta teclar a combinação Shift+F11.

Quatro serviços da Microsoft que superam as expectativas

Sabe aquele cavalo azarão que, correndo por fora e para surpresa geral da nação, leva o páreo principal? Então. Essa seria uma boa maneira de descrever alguns aplicativos web da Microsoft. A gigante conhecida predominantemente por desenvolver sistemas operacionais e aplicativos para edição de texto e planilhas de cálculos detém alguns programas para a internet super interessantes. Entre estes podem ser citados aplicativos da suíte Office Web, softwares para mapeamento geográfico e interfaces para compartilhar conteúdo de seu desktop com outros usuários na internet.

Lá vai. São quatro dicas de serviços da empresa de Bill Gates, que podem surpreender.

Office Web Apps

Primeiro disponíveis no exterior e agora no Brasil, junto com a versão 2010 do Microsoft Office, a suíte Office Web Apps é a versão gratuita dos populares MS Word, Excel, PowerPoint e OneNote – acessível pelo navegador. Para usar os programas tudo que o usuário precisa é uma conta no Windows Live (um email do Hotmail, por exemplo) e documentos no Windows Live SkyDrive. Mas, como? Basta acessar o endereço skydrive.live.com e selecionar a opção de adicionar arquivos ao seu disco virtual. Em seguida será exibido o conteúdo da pasta virtual. Para poder editar os documentos você deverá clicar em “Join our preview program to create, edit, view and share Office documents online!” (una-se ao nosso programa de preview para criar, editar, visualizar e compartilhar documentos do Office online! – em tradução livre).

Depois disso concorde com os termos de uso e pronto, você está apto a usar o Office Web Apps.

Para começar a usar os aplicativos, será necessário voltar para o SkyDrive, selecionar o arquivo que deseja editar e acionar a opção “Edit” no menu apresentado. Por enquanto apenas arquivos Excel e PowerPoint podem ser alterados online. A opção se estenderá para arquivos do Word e do OneNote apenas após o lançamento final do serviço.

O Bing Maps Streetside

A última versão do buscador da MS apresenta um recurso batizado de Streetside (que lembra o Google Maps Street View), e possibilita visualizar imagens das ruas em cidades norte-americanas. A Microsoft tem um longo caminho a frente se quiser se equiparar aos milhares de quilômetros de ruas já fotografados pelo serviço do Google, mas, pelo que demonstra, o serviço da MS será uma alternativa a considerar. Não há mapas do Brasil, mas você pode passear por várias cidades dos EUA.

Para usar o Bing Maps, o usuário deverá acessar o site bing.com/maps e clicar no item Try it now! (experimente já – traduzido do inglês). O recurso precisa do Silverlight (alternativa da Microsoft ao Flash) para funcionar, e avisa: O seu navegador pode não oferecer suporte a esse recurso (estava usando o Chrome). Uma vez instalado e rodando, o Silverlight oferece uma bela visão ao internauta. Para controlar a navegação, o usuário aciona uma bússola no rodapé do mapa e arrasta o ícone do Streetside (a figura de um homenzinho azul) para dentro do mapa. Aumentar o zoom nesse caso é mais fácil que no Google Street View.

O Bing Maps salva o histórico de navegação em uma barra lateral e oferece a alternativa de navegar entre locais previamente visualizados.

O serviço oferece opção de integração com outros programas como o Foursquare, Twitter e com o site da National Geographic. No caso do Foursquare, o aplicativo exibe uma relação de pontos recentes por onde você passou e dicas sobre restaurantes e outros locais próximos aos que você visualiza no Streetside.

Integração do Hotmail com redes sociais

Por acaso você conhece alguém que usa o Hotmail, mas resiste a entrar para as redes sociais como o Facebook? Uma opção é importar suas atividades sociais para dentro do site do Windows Live. Isso inclui os posts no Facebook, Tweets e fotografias do Flickr. Ao atualizar qualquer um desses serviços, seus contatos do Hotmail poderão receber uma notificação dessas alterações.

Para configurar esse serviço, vá para a homepage do Windows Live e clique em “mais opções”. Um menu irá abrir, e você poderá selecionar a opção “adicionar atividades na web”. O internauta é conduzido até uma página em que pode selecionar os serviços com os quais quer integrar a conta do Windows Live: Facebook, Hulu, MySpace, Twitter e mais uma boa dezena de serviços estão disponíveis, incluindo blogs do WordPress. Ao adicionar serviços, as atualizações nas redes sociais escolhidas anteriormente serão concentradas na página do seu perfil do Windows Live.

Assim que o novo Hotmail entrar no ar, você poderá ficar por dentro das atividades de seus amigos na web.

O SkyDrive e sua integração à área de trabalho do Windows 7

Sem sombra de dúvida, uma das vantagens em usar o SkyDrive são os 25GB de espaço: seus problemas de espaço em disco literalmente “se acabaram-se”. O Google Docs limita o volume de arquivos a 1 GB. A estrutura de diretórios apresentada pelo SkyDrive lembra em muito a do Windows Explorer (o gerenciador de arquivos do Windows). A “mão na roda” fica evidente quando notamos a opção de integrar a pasta virtual à área de trabalho do Windows.

Há diversas maneiras de fazer isso. Para usuários do Windows 7, o mais fácil é instalar o SkyDrive Simple Viewer que, como a maioria dos aplicativos não corporativos para a web, é grátis. Antes de tentar arrastar sua pasta para o desktop, continue lendo esse post.

Você terá de relacionar sua Live ID à conta de usuário do Windows 7. Para tal vá até o painel de controle e ative a opção de Contas de Usuários (altere a visualização dos ícones para o tamanho grande).

Selecione a conta local que deseja vincular a um Live ID e clique no link “Vincular Identificações Online” na lista à esquerda da janela. Clique em “Adicionar um provedor de ID online”. Daí em diante basta informar os dados de sua conta no Live e seguir as instruções. Ao final desse processo você poderá baixar o aplicativo, descompactá-lo e começar a usar a pasta virtual como se ela fosse um item dentro de seu disco rígido.

Quem ainda estiver rodando a versão XP do sistema da Microsoft pode instalar o SDExplorer Utility para acessar o conteúdo do Windows Live SkyDrive.

Saiba como usar o Excel para não cair em ciladas financeiras

Vai fechar um financiamento, comprar a prazo ou renegociar uma dívida? Uma boa forma é utilizar o popular software de planilhas da Microsoft. O método aqui demonstrado permite calcular a taxa de juros de qualquer tipo de financiamento: renegociação, veículo, crédito pessoal, etc.

Vamos a um exemplo: imagine esse anúncio: Compre uma TV LCD por R$ 2.199 e pague em 12 fixas de R$ 219,90.

“Opa! Parcelas fixas? E equivale a 10% do valor do bem! Vou comprar!” Calma! O primeiro “golpe” é esse: colocar o valor da parcela equivalente a 10% do valor do bem. Assim o consumidor faz a conta mais fácil e esquece de fazer a difícil.

O segundo é a tal da parcela fixa. Grande coisa. Hoje, praticamente tudo tem parcela fixa. Tínhamos parcelas variáveis na época da inflação alta. Agora, é claro que será fixa! A grande sacada é saber quanto será a taxa de juros. Vamos conferir:

Você montará uma planilha como a exibida acima. Na data zero, colocará o valor a ser financiado. Como não daremos entrada, é o valor total do bem (ou da dívida, o que for). É fundamental inserir o sinal de menos, como está na tabela.

Do período 1 a 12, colocamos o valor das parcelas. Para descobrir o valor da taxa, vamos usar a função chamada TIR (Taxa Interna de Retorno): Para inserir, vá em Inserir Função > Financeira e selecione a TIR. Veja:

Depois de clicar no argumento Valores, selecione as células de B2 até B14 e dê enter. Assim vamos obter o valor de 2,9% ao mês de taxa de juros. Pronto, assim já é possível programar seu orçamento para comprar a TV LCD.

Veja outro anúncio interessante: Compre uma TV LCD por R$ 2.199 e pague a 1ª parcela só daqui a 60 dias, em 12 fixas de R$ 249,90! E, se o Brasil fosse campeão da Copa, você não pagaria a última! Será que é interessante mesmo? É só usar a mesma função para descobrir. Insira os valores na tabela:

E então verificamos que não é nada interessante, pois a taxa de juros é ainda maior! Mesmo que o consumidor não pague a última parcela, a loja ainda sai ganhando.

E, para finalizar, imagine que você tem uma dívida e precisa fazer uma renegociação. E lhe fazem a seguinte proposta: Pague em 10x de R$ 115 ou, se quiser, podemos dar um desconto para você pagar à vista, no valor de R$ 850. Basta inserir o valor proposto na tabela, junto com as prestações e, por último, usar a função TIR. Veja na figura abaixo:

Analisando essas três situações, a lição que fica é: nunca aceitar a primeira proposta para renegociar dívida ou então entrar de cara em uma prestação. Faça sempre uma conta para verificar se o negócio é realmente bom.

Arquivos de recuperação no Excel

Por precaução, é bom solicitar ao programa uma cópia do arquivo em uso para o caso de problemas

Como comportamento rotineiro, o Excel salva periodicamente uma cópia do trabalho para o caso de algum problema acontecer – o computador falhar, a energia elétrica acabar ou qualquer coisa do gênero. Não convém desabilitar esse recurso, mas se você quiser alterar algumas de suas configurações, pressione o botão Office, selecione Opções do Excel e clique em Salvar. Para alterar o intervalo entre as ações de salvamento, mude o número de minutos que aparece em Salvar Informações de AutoRecuperação a Cada xx Minutos. É possível mudar também o local onde esses arquivos são armazenados, assim como desabilitar o recurso para a pasta de trabalho aberta.

Deixe arquivos prontos para envio

Comentários, revisões, anotações, informações pessoais, textos ocultos… Antes de enviar um arquivo, é interessante conferir se não há nenhum desses itens que precisa ser eliminado. No Office 2007, só é preciso pressionar o Botão Office > Preparar > Inspecionar Documento. Na sequência, marque os itens que quer examinar e clique em Inspecionar mais uma vez. Se o Office encontrar metadados ou informações pessoais, ele mostra em um relatório e você tem a opção de removê-los.