Use o Google Docs de maneira eficiente em sua empresa

Praticamente todas as empresas precisam de serviços básicos, tais como provedores de e-mail e de caixas de entrada, compartilhamento de arquivos e de editores de textos. O jeito que esses serviços são implementados variam dramaticamente. Escolha errado o provedor desses serviços, aproveite e incendeie dinheiro e desperdice tempo.

Há como contornar a necessidade de boa parte dessas despesas usando o Google Apps for Businesses, um serviço diretamente do ambiente das nuvens que pode acelerar o ritmo na empresa, pois tudo que precisa é acessível a partir de dispositivos móveis.

Existem algumas diferenças entre as soluções oferecidas pelo Google e aquelas no portfólio de outras companhias. Neste artigo vamos revelar algumas dicas de como tirar proveito de maneira otimizada dos serviços disponíveis na plataforma Google Apps for Businesses.

Google Apps Collaboration Tools

Adicionalmente à gestão dos e-mails, o Google Apps auxilia as pessoas de uma mesma empresa na construção de arquivos e geração de conteúdo. Apesar de todo o conteúdo estar armazenado na nuvem, o Google mantém a segurança dos arquivos bastante robusta.

A agenda oferecida pelo Google Calendar é útil quando se trata de repartir compromissos com mais participantes. A versão disponível para empresas é semelhante ao serviço gratuito, mas tem itens voltados para funcionários. Uma das opções oferecidas é compartilhar a agenda do dia, para informar aos outros participantes a que horas você estaria disponível para uma reunião. O Calendar envia convites para reuniões e se atualiza à medida que outras pessoas confirmam a presença no evento.

O Google Docs edita, de maneira elementar, arquivos criados em suítes de edição de textos, como Word (.doc), PowerPoint (.ppt) e Excel (.xls). O conteúdo desses arquivos pode ser editado por várias pessoas ao mesmo tempo e permite que cada usuário faça as alterações sem sobrescrever mudanças efetuadas por outros usuários (o que poderia ocorrer se a cada alteração os usuários baixassem e subissem os arquivos). O recurso pode ser usado como mural de avisos em empresas; nele podem ser exibidas políticas da companhia e ser anunciados eventos da empresa. Também existe a opção de salvar documentos e arquivos de todo tipo em uma pasta virtual no Google Docs.

Na versão Premier Edition, o Google Groups age como central colaborativa entre grupos. Ele permite o envio de conteúdo para determinados agrupamentos de usuários, uma opção para informar ao departamento de vendas sobre oportunidades de fechar negócios, sem informar ao pessoal da manutenção o mesmo recado. Cada vez que um novo integrante entra para determinado grupo, ele tem acesso ao histórico e pode visualizar o que aconteceu antes de se unir ao grupo.

Outro serviço disponível apenas na versão Premier é o Google Video. Equivale a uma versão privada do YouTube para a empresa. Serve para publicar vídeos para fins de treinamento ou outras finalidades dentro de um círculo fechado de usuários. Também é possível hospedar vídeos públicos, o que elimina a necessidade de assinar outros serviços ou listas.

O Gmail no ambiente corporativo

A principal vantagem entre as versões gratuitas do Google e das suítes pagas, é perceptível no serviço de e-mail, o Gmail. Em vez de ter sua conta associada ao domínio Gmail e o endereço ser seunome@gmail.com, você pode dispor de um domínio personalizado, o que faz uma diferença enorme na divulgação de sua marca. O Google oferece a opção de registro de domínio ao custo de 10 dólares anuais e o configura automaticamente.

Talvez os 7,4 GB de espaço para aguardar arquivos seja suficiente para pequenas e médias empresas. Disponível sem custo e configurável para até 50 contas de email distintas, cada conta de e-mail pode enviar mensagens para 500 endereços diferentes por dia. A não ser que sua empresa mantenha uma base de contatos muito ampla, estes limites devem suprir a necessidade que tem em serviços dessa natureza. Ocorre que, da mesma forma que acontece na versão pública, a interface desses serviços inclui publicidade, mais um motivo para fazer um upgrade na conta do Google Docs e optar pela versão paga. Nela, você poderá eliminar a opção de exibição de publicidade. Basta fazer login como administrador da conta, escolher a opção de gerenciar o domínio, localizado no topo da página e desabilitar a exibição de publicidade em seu domínio. Salve as alterações e saia da interface. Sim, era de se esperar que os pagantes do serviços não tivessem de realizar essa modificação.

O custo da versão Premier é de 50 dólares por ano e por usuário. Nessa modalidade, cada usuário pode enviar até 2 mil e-mails por dia para endereços diferentes e o espaço de armazenamento aumenta para 25 GB.

Siga as dicas de negócios

O que será que aconteceu com aquele e-mail superimportante que você enviou, mas errou o recipiente ao digitar o endereço do mesmo? Para dar conta dessa fatalidade, você pode criar apelidos para contatos de e-mail com endereços complicados. Faz assim: entra no sistema de gerenciamento da conta de e-mail e clique em “e-mail”. Encontre o nome do destinatário na relação de contatos e edite as informações. Você poderá criar um apelido para o contato, algo que seja difícil de digitar de forma errada.

Outras mensagens enviadas com endereços digitados de maneira errada devem ir parar na pasta de lixo eletrônico, mas mesmo aí, você pode fazer alterações. Acesse as configurações do serviço e selecione a opção de e-mail. Desça até a seção de e-mail routing e marque a opção de “Route” para capturar todos os endereços, insira o seu nome, salve as alterações e pronto.

Com base no Google Groups é possível gerir a comunicação interna, mas ele também pode ser usado para receber mensagens de qualquer outro remetente. Dessa maneira, você pode manter uma caixa com o nome vendas@seusite.com.br, que irá encaminhar todas as mensagens que receber para outra lista ou grupo definidos. Para tal, basta clicar na opção de Grupos e criar um novo conjunto de destinatários.

Por padrão, apenas os participantes de cada grupo podem enviar mensagens. Mas isso pode ser alterado: basta selecionar a opção “Permitir que todos enviem mensagens”. De agora em diante, um cliente poderá contatar toda a equipe de vendas a partir de um único e-mail.

Crie avisos personalizados de eventos no Google Calendar

Existe uma grande variedade de maneiras pelas quais o Google Calendar pode lembrar você de determinados compromissos. Os avisos podem chegar até você via e-mail, por meio de pop-ups ou via SMS diretamente até o seu celular (e não precisa ser um smartphone de última geração). Veja como configurar essas opções que devem lembrá-lo dos compromissos ou te dar aquele toque, 5 minutos antes da reunião começar.

De dentro do painel de controle do Google Apps – não estamos falando do painel de administrador – abra a opção do calendário. Selecione as configurações e os alertas. Você poderá clicar em adicionar um alerta para alterar os tipos de notificação. Procure configurar o primeiro de forma a mandar uma mensagem de email um dia antes do evento. Se quiser, poderá configurar mais outros dois avisos para serem encaminhados ao seu celular poucos minutos antes (pode ser necessário configurar seu aparelho celular para receber essas mensagens), salve as alterações antes de sair.

Mais opções de aplicativos

A união entre o calendário e os aplicativos do Google, como o Docs, formam uma base sobre a qual a comunicação dentro da empresa funciona. Mas existe uma infinidade de aplicativos adicionais desenvolvidos por terceiros e que podem interagir com sua base de clientes, com o calendário e com outros dados. Entre esses aplicativos encontram-se  ferramentas de CRM, monitores de tempo de resposta e outros recursos.

Uma boa opção para encontrar tais soluções é o Google Apps Marketplace. Lá estão exibidos os programas gratuitos e os pagos para integração no Google Docs. Ao ativar a opção de integração do programa escolhido, ele automaticamente é distribuído para todos os usuários ligados, diferente do software tradicional, em que é necessária uma instalação isolada para cada usuário.

Google Voice (ainda não disponível para o Brasil)

Esse serviço permite que as pessoas deixem recados em sua caixa de entrada esteja você onde estiver. Uma extensão desse serviços cria um número telefônico exclusivo para você, que faz soar todos os seus números informados.

É muito importante estar ao alcance das pessoas enquanto você está trabalhando. Ao mesmo tempo é chato receber chamadas de estranhos enquanto está ocupado. Uma solução seria desabilitar o encaminhamento de chamadas para determinado celular, mas isso impediria o recebimento inclusive de chamadas que você deseja receber. Uma opção é configurar um aparelho para cada tipo de chamada, sempre de acordo com o número de quem está ligando.

De agora em diante, quando amigos, parentes ou contatos comerciais ligarem para você, serão encaminhados para linhas distintas e você terá melhor e maior controle sobre com quem deseja falar e os contatos indesejados podem ligar para o seu telefone comercial, mas não irão incomodar o seu sono enquanto você está em casa.

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Reaproveite slides no Google Docs

O gerador de apresentações do Google Docs tem um recurso para simplificar o reaproveitamento de slides de uma apresentação em outra. É só clicar em Inserir > Importar Slides. Se a apresentação estiver armazenada no Google Docs, escolha-a na lista Google Docs. Se estiver em seu computador, clique no botão Enviar Arquivo e localize-a numa unidade de disco local. Se a apresentação aberta não for a que você queria, clique em Alterar para fazer nova procura. Encontrou o que buscava? Marque os slides que deseja recuperar – ou clique em Selecionar Todos os Slides se quiser aproveitar a apresentação inteira – e clique em Importar para concluir o trabalho.

Google apresenta o ‘novo Docs’

Depois do lançamento do Microsoft Office nas nuvens, o Google revela upgrades para o Docs em contra-ataque.

O pacote de aplicativos testa uma nova experiência de edição online que pode ser separada em três grandes áreas: documentos, planilhas e desenhos.

Na primeira delas, a mais popular entre os usuários e responsável por agregar arquivos de texto (correspondente ao Word, no software da Microsoft), o Docs usará uma edição compartilhada em tempo real. Isso significa que, se algum usuário estiver digitando em um documento aberto, o outro poderá ver e interagir com todas as anotações ao mesmo tempo.

As marcações por escrito agora podem ser feitas por todo o espaço do documento, com um atalho na parte inferior da tela que remete ao Google Talk; a partir dela, os usuários autorizados a editar o arquivo também podem responder ou comentar a anotação sem que haja uma poluição da tela.

Ainda na área de documentos escritos, outra novidade é uma maior gama de opções para customizá-los, dos quais se destacam uma rolagem para controlar as margens e a possibilidade de edição direta de imagens na página.

Quanto à área de planilhas, por sua vez, as alterações se resumem a uma melhoria na navegação, a uma rolagem mais rápida na página e a adição simplificada de fórmulas nas tabelas. Todas elas, segundo o Google, ganham mais velocidade e maior uso intuitivo.

O que mais surpreende nas inovações do Docs, entretanto, é a chegada de uma área voltada para “desenhos nas nuvens”. Com ela, os usuários terão facilitadas as criações de diagramas, gráficos e outras ilustrações de modo online, sem necessidade de baixar qualquer software.

Neste módulo, a exemplo do que ocorre nos documentos, também é possível interagir com outros usuários por meio de uma conversa alocada na parte direita da tela, o que deve facilitar a edição compartilhada.

De acordo com o Google, por ora, os três “novos” editores não são compatíveis com a tecnologia Gears, que permite o acesso offline. O intuito, porém, é que haja um suporte offline no futuro, mais precisamente no dia em que as vantagens de algumas novas tecnologias (como HTML 5) e avanços forem aplicados com mais consistência nos navegadores.

O Google disponibilizou um vídeo ilustrativo sobre as mudanças, disponível no seu blog oficial.

Converse enquanto produz no Docs

O Google Docs não apenas permite que duas ou mais pessoas trabalhem no mesmo arquivo ao mesmo tempo como possibilita a troca de ideias durante o trabalho. Esse recurso está disponível tanto na aplicação de apresentações quanto na de planilhas. No gerador de apresentações, clique em Iniciar a Apresentação. Na janela da apresentação que se abrirá, clique em Visualizar Junto. Quando duas pessoas estão editando a mesma planilha, é só clicar na etiqueta que sinaliza o compartilhamento para abrir a janela de bate-papo.

Aprenda a fazer backup de dados armazenados no Google

Encare isto: se você usa os serviços do Google como Gmail, Calendar (Agenda), Docs and Spreadsheets (Textos e Planilhas), Reader, ou Blogger, sua vida está nas mãos dos servidores do Google.

A menos que você faça um backup das suas informações localmente, o Google tem a chave da sua vida digital. Aprenda abaixo algumas alternativas de backup para evitar um desastre não anunciado.

Backup automático do seu Gmail

O modo mais fácil de criar um backup local é provavelmente por acesso POP através de um cliente de e-mail offline. Através do Mozilla Thunderbird é possível baixar todas as suas mensagens e mantê-las localmente em seu computador. Usuários avançados podem criar backups automáticos através do Fetchmail, mas por utilizar linhas de comando é um pouco mais trabalhoso.

Uma outra forma de garantir seus dados é criando uma segunda conta de e-mail no Gmail e ativar o redirecionamento automático. Você teria um conta de e-mail espelho, na qual manteria uma cópia dos seus e-mails.

Backup e sincronização do seu Google Calendar

Se você estiver procurando uma forma de fazer backup do seu Google Calendar, a melhor solução é uma completa sincronização bi-direcional Gcal sync usando o multi-plataforma GCalDaemon. Com GCalDaemon, você tem a certeza do backup sempre atualizado, além de poder trabalhar offline e poder sincronizá-lo ao seu Google Calendar (Agenda).

Download e backup do Google Docs and Spreadsheets (Textos e Planilhas)

Se você é um blogueiro provavelmente deve ter muitos arquivos de texto pelo Google Docs and Spreadsheets. A única forma de fazer backup é baixá-los um por vez, o que é uma grande perda de tempo.

Já os usuários do Firefox tem uma saída: através do script Google Docs Download Script Greasemonkey é possível fazer um backup dos arquivos de uma única vez, além de permitir a escolha de apenas um formato de arquivo para fazer o backup.

Backup das assinaturas de feeds no Google Reader

Talvez o único produto do Google que ofereça uma forma fácil e rápida de fazer um backup. Ao acessar seu Google Reader, acesse o painel de configurações (settings), clique em importar/exportar (import/export) e clique em “export your subscriptions as an OPML file”. Automaticamente um arquivo será baixado para seu micro. Caso você tenha algum problema em sua conta e perca suas assinaturas de feed, importe este arquivo e seu Google Reader será restaurado.

Backup do seu blog no Blogger

Através do software Blogger Backup (apenas Windows), é possível baixar facilmente todos os dados de seu blog e criar uma cópia local em sua máquina. Para utilizá-lo, apenas informe a URL de seu blog e o programa se encarrega de fazer o backup.

Backup das suas fotos no Picasa Web Albums

Através do software Picasa é possível fazer o backup de suas fotos online com apenas um clique. O Picasa sincroniza as fotos online e faz um backup local automaticamente.

Fonte: LifeHacker

Use o tradutor integrado no Docs

Não precisa nem sair do programa de edição de textos para ter a tradução ou a versão para outro idioma

Recebeu um texto num idioma que desconhece? Quer traduzir um texto em português para outro idioma? O Google Docs cuida rapidinho da tarefa. Acione o menu Ferramentas -> Documento do Google Tradutor e escolha o idioma para o qual quer ver o texto traduzido. O Google abre uma nova página com a tradução. Você pode então decidir substituir o documento original pela tradução ou copiá-la para um novo documento. Não é demais lembrar que as traduções automáticas não são perfeitas, mas elas quebram o galho em muitas situações.