Use o Google Docs de maneira eficiente em sua empresa

Praticamente todas as empresas precisam de serviços básicos, tais como provedores de e-mail e de caixas de entrada, compartilhamento de arquivos e de editores de textos. O jeito que esses serviços são implementados variam dramaticamente. Escolha errado o provedor desses serviços, aproveite e incendeie dinheiro e desperdice tempo.

Há como contornar a necessidade de boa parte dessas despesas usando o Google Apps for Businesses, um serviço diretamente do ambiente das nuvens que pode acelerar o ritmo na empresa, pois tudo que precisa é acessível a partir de dispositivos móveis.

Existem algumas diferenças entre as soluções oferecidas pelo Google e aquelas no portfólio de outras companhias. Neste artigo vamos revelar algumas dicas de como tirar proveito de maneira otimizada dos serviços disponíveis na plataforma Google Apps for Businesses.

Google Apps Collaboration Tools

Adicionalmente à gestão dos e-mails, o Google Apps auxilia as pessoas de uma mesma empresa na construção de arquivos e geração de conteúdo. Apesar de todo o conteúdo estar armazenado na nuvem, o Google mantém a segurança dos arquivos bastante robusta.

A agenda oferecida pelo Google Calendar é útil quando se trata de repartir compromissos com mais participantes. A versão disponível para empresas é semelhante ao serviço gratuito, mas tem itens voltados para funcionários. Uma das opções oferecidas é compartilhar a agenda do dia, para informar aos outros participantes a que horas você estaria disponível para uma reunião. O Calendar envia convites para reuniões e se atualiza à medida que outras pessoas confirmam a presença no evento.

O Google Docs edita, de maneira elementar, arquivos criados em suítes de edição de textos, como Word (.doc), PowerPoint (.ppt) e Excel (.xls). O conteúdo desses arquivos pode ser editado por várias pessoas ao mesmo tempo e permite que cada usuário faça as alterações sem sobrescrever mudanças efetuadas por outros usuários (o que poderia ocorrer se a cada alteração os usuários baixassem e subissem os arquivos). O recurso pode ser usado como mural de avisos em empresas; nele podem ser exibidas políticas da companhia e ser anunciados eventos da empresa. Também existe a opção de salvar documentos e arquivos de todo tipo em uma pasta virtual no Google Docs.

Na versão Premier Edition, o Google Groups age como central colaborativa entre grupos. Ele permite o envio de conteúdo para determinados agrupamentos de usuários, uma opção para informar ao departamento de vendas sobre oportunidades de fechar negócios, sem informar ao pessoal da manutenção o mesmo recado. Cada vez que um novo integrante entra para determinado grupo, ele tem acesso ao histórico e pode visualizar o que aconteceu antes de se unir ao grupo.

Outro serviço disponível apenas na versão Premier é o Google Video. Equivale a uma versão privada do YouTube para a empresa. Serve para publicar vídeos para fins de treinamento ou outras finalidades dentro de um círculo fechado de usuários. Também é possível hospedar vídeos públicos, o que elimina a necessidade de assinar outros serviços ou listas.

O Gmail no ambiente corporativo

A principal vantagem entre as versões gratuitas do Google e das suítes pagas, é perceptível no serviço de e-mail, o Gmail. Em vez de ter sua conta associada ao domínio Gmail e o endereço ser seunome@gmail.com, você pode dispor de um domínio personalizado, o que faz uma diferença enorme na divulgação de sua marca. O Google oferece a opção de registro de domínio ao custo de 10 dólares anuais e o configura automaticamente.

Talvez os 7,4 GB de espaço para aguardar arquivos seja suficiente para pequenas e médias empresas. Disponível sem custo e configurável para até 50 contas de email distintas, cada conta de e-mail pode enviar mensagens para 500 endereços diferentes por dia. A não ser que sua empresa mantenha uma base de contatos muito ampla, estes limites devem suprir a necessidade que tem em serviços dessa natureza. Ocorre que, da mesma forma que acontece na versão pública, a interface desses serviços inclui publicidade, mais um motivo para fazer um upgrade na conta do Google Docs e optar pela versão paga. Nela, você poderá eliminar a opção de exibição de publicidade. Basta fazer login como administrador da conta, escolher a opção de gerenciar o domínio, localizado no topo da página e desabilitar a exibição de publicidade em seu domínio. Salve as alterações e saia da interface. Sim, era de se esperar que os pagantes do serviços não tivessem de realizar essa modificação.

O custo da versão Premier é de 50 dólares por ano e por usuário. Nessa modalidade, cada usuário pode enviar até 2 mil e-mails por dia para endereços diferentes e o espaço de armazenamento aumenta para 25 GB.

Siga as dicas de negócios

O que será que aconteceu com aquele e-mail superimportante que você enviou, mas errou o recipiente ao digitar o endereço do mesmo? Para dar conta dessa fatalidade, você pode criar apelidos para contatos de e-mail com endereços complicados. Faz assim: entra no sistema de gerenciamento da conta de e-mail e clique em “e-mail”. Encontre o nome do destinatário na relação de contatos e edite as informações. Você poderá criar um apelido para o contato, algo que seja difícil de digitar de forma errada.

Outras mensagens enviadas com endereços digitados de maneira errada devem ir parar na pasta de lixo eletrônico, mas mesmo aí, você pode fazer alterações. Acesse as configurações do serviço e selecione a opção de e-mail. Desça até a seção de e-mail routing e marque a opção de “Route” para capturar todos os endereços, insira o seu nome, salve as alterações e pronto.

Com base no Google Groups é possível gerir a comunicação interna, mas ele também pode ser usado para receber mensagens de qualquer outro remetente. Dessa maneira, você pode manter uma caixa com o nome vendas@seusite.com.br, que irá encaminhar todas as mensagens que receber para outra lista ou grupo definidos. Para tal, basta clicar na opção de Grupos e criar um novo conjunto de destinatários.

Por padrão, apenas os participantes de cada grupo podem enviar mensagens. Mas isso pode ser alterado: basta selecionar a opção “Permitir que todos enviem mensagens”. De agora em diante, um cliente poderá contatar toda a equipe de vendas a partir de um único e-mail.

Crie avisos personalizados de eventos no Google Calendar

Existe uma grande variedade de maneiras pelas quais o Google Calendar pode lembrar você de determinados compromissos. Os avisos podem chegar até você via e-mail, por meio de pop-ups ou via SMS diretamente até o seu celular (e não precisa ser um smartphone de última geração). Veja como configurar essas opções que devem lembrá-lo dos compromissos ou te dar aquele toque, 5 minutos antes da reunião começar.

De dentro do painel de controle do Google Apps – não estamos falando do painel de administrador – abra a opção do calendário. Selecione as configurações e os alertas. Você poderá clicar em adicionar um alerta para alterar os tipos de notificação. Procure configurar o primeiro de forma a mandar uma mensagem de email um dia antes do evento. Se quiser, poderá configurar mais outros dois avisos para serem encaminhados ao seu celular poucos minutos antes (pode ser necessário configurar seu aparelho celular para receber essas mensagens), salve as alterações antes de sair.

Mais opções de aplicativos

A união entre o calendário e os aplicativos do Google, como o Docs, formam uma base sobre a qual a comunicação dentro da empresa funciona. Mas existe uma infinidade de aplicativos adicionais desenvolvidos por terceiros e que podem interagir com sua base de clientes, com o calendário e com outros dados. Entre esses aplicativos encontram-se  ferramentas de CRM, monitores de tempo de resposta e outros recursos.

Uma boa opção para encontrar tais soluções é o Google Apps Marketplace. Lá estão exibidos os programas gratuitos e os pagos para integração no Google Docs. Ao ativar a opção de integração do programa escolhido, ele automaticamente é distribuído para todos os usuários ligados, diferente do software tradicional, em que é necessária uma instalação isolada para cada usuário.

Google Voice (ainda não disponível para o Brasil)

Esse serviço permite que as pessoas deixem recados em sua caixa de entrada esteja você onde estiver. Uma extensão desse serviços cria um número telefônico exclusivo para você, que faz soar todos os seus números informados.

É muito importante estar ao alcance das pessoas enquanto você está trabalhando. Ao mesmo tempo é chato receber chamadas de estranhos enquanto está ocupado. Uma solução seria desabilitar o encaminhamento de chamadas para determinado celular, mas isso impediria o recebimento inclusive de chamadas que você deseja receber. Uma opção é configurar um aparelho para cada tipo de chamada, sempre de acordo com o número de quem está ligando.

De agora em diante, quando amigos, parentes ou contatos comerciais ligarem para você, serão encaminhados para linhas distintas e você terá melhor e maior controle sobre com quem deseja falar e os contatos indesejados podem ligar para o seu telefone comercial, mas não irão incomodar o seu sono enquanto você está em casa.

Os cinco melhores recursos do Gmail Labs

O GMail Labs é um plano do Google que incentiva seus funcionários a criarem novos aplicativos para o Gmail durante os seus 20% de tempo livre. Estes recursos lançados desde 2008, apesar de serem úteis, funcionam como uma área de experimentos que ainda não estão prontos. Por isso, sem nenhum aviso, eles podem ser modificados, deixarem de funcionar e até mesmo desaparecer.

Apesar desta pequena restrição, os pequenos gadgets que o Labs adiciona ao Gmail facilitam a vida de quem precisa utilizar o Gmail diariamente e de maneira contínua. Com um simples clique, eles podem ser ativados ou desativados. Siga os passos a seguir para adicionar o recurso ao Gmail e conheça a lista com os melhores gadgets do Labs.

Como ativar o Labs

• Acesse a sua conta do Gmail;

• Caso ainda não tenha acessado o recurso Labs anteriormente, você deverá ativá-lo. Para isso, vá em Configurações e clique na aba Labs. Será exibida a galeria com todos os recursos existentes. Escolha aqueles que desejar, clicando em “Ativar” e logo em seguida em “Salvar as configurações”;

• Quando precisar acessar novamente a galeria do Labs, basta ir ao pequeno ícone localizado no topo da página, ao lado do seu endereço de e-mail.

Os cinco melhores

Criar um documento: permite a criação de um documento do Google Docs a partir de um e-mail. Ótimo para quem também é usuário do Docs.Estilo de Texto Padrão: com este recurso, você poderá configurar o estilo de padrão de seus e-mails. Caso prefira uma fonte maior e de cor vermelha, por exemplo, esta função é a indicada.

Inserção de imagens: permite a inserção de imagens a partir do computador ou de uma URL no corpo de um e-mail. Não funciona em modo offline.

Tradução de Mensagens: recurso que utiliza o Google Tradutor para traduzir mensagens em outras línguas.

Visualizações do Google Maps em e-mails: extremamente útil para quem recebe e-mails com endereços. O recurso exibe o mapa destes endereços diretamente no corpo das mensagens.

Turbine seu GMail com um cliente de e-mail

Todo mundo ama o GMail, certo? Errado! Um amigo meu está tão incomodado com a forma como o serviço agrupa as mensagens em “conversas” que está prestes a se mudar para o Hotmail, Yahoo! ou outro serviço similar.

Não posso culpá-lo. Me chame de tradicionalista, mas eu detesto a forma como o GMail organiza as “conversas”, especialmente se são longas e/ou envolvem múltiplas pessoas.

Felizmente, o fato do GMail ser um serviço de e-mail na web não significa que você tem que usar um navegador para acessá-lo. Em vez disso, você pode fazer como eu e acessar o GMail usando clientes de e-mail tradicionais como o Outlook, Windows Live Mail, Thunderbird ou similares.

Programas como estes não só permitem que você agrupe e veja as mensagens usando o método que quiser, mas também permitem a organização das mensagens em pastas, algo que o GMail ainda não oferece.

Usar um cliente de e-mail não vai causar nenhuma mudança permanente em sua conta do GMail. Você ainda será capaz de se conectar ao serviço usando qualquer navegador em qualquer PC – o que é um dos principais atrativos do site. O cliente de e-mail é apenas uma “interface” mais intuitiva para que você possa lidar com as mensagens do dia-a-dia.

Se você ainda não tem um cliente de e-mail, eu recomendo o Windows Live Mail. É fácil de instalar e usar, e traz recursos úteis como busca dinâmica e sincronia de calendários com a web.

O Google tem instruções simples para configurar o Windows Live Mail para acessar o GMail; então não irei repetí-las aqui.

Use o GMail com seu cliente de e-mail via IMAP

Usar o GMail pode ser muito mais fácil se você decidir trocar a interface web por um cliente de e-mail no destkop. Mas a questão-chave é se você deve fazer isso baixando as mensagens via POP ou IMAP.

Não vou te chatear com longas descrições técnicas de cada protocolo. Em resumo, no protocolo POP o seu cliente de e-mail irá baixar uma cópia de cada mensagem para o seu PC, deixando o original nos servidores do GMail. É uma via de mão única. O IMAP, por outro lado, mantém uma conexão “viva” e bidirecional entre seu programa de e-mail e o GMail.

E qual a importância disso? Basicamente, isto permite manter todas as suas mensagens em sincronia não importa onde você as lê. Algo importante se você é usuário rotineiro de um segundo PC ou um smartphone.

Vamos usar o smartphone como exemplo. Digamos que você tenha optado por acessar o GMail via POP. Usando seu cliente de e-mail no desktop, você baixa e lê suas mensagens mais recentes, responde a algumas, apaga outras, etc.

Um tempo depois, entre uma e outra reunião com um cliente, você usa seu smartphone para checar suas mensagens. Cada mensagem que você leu, respondeu ou apagou anteriormente aparece como nova e não lida. Por quê? Culpa da falta de sincronização entre seu PC e o GMail. Graças ao POP, seu smartphone fez exatamente o que seu PC fez: baixou uma cópia de cada mensagem que chegou desde a última vez que você leu seus e-mails e marcou todas elas como novas.

É por isso que sou um grande fã do IMAP. Ele mantém todas as minhas mensagens em sincronia, onde quer que eu vá e em qualquer computador ou aparelho que eu use para acessá-las. O Google tem mais informações sobre o GMail e IMAP, e se você quiser experimentar, é só seguir estes passos:

Se logue em sua conta do GMail e clique no link Configurações no topo da tela. Clique no link “Encaminhamento e POP/IMAP”, selecione “Ativar IMAP” e clique no botão “Salvar alterações”. Agora basta clicar no link “Instruções de configuração” para saber como configurar seu cliente de e-mail para acesso ao GMail via IMAP. Pronto, agora você está usando o GMail como um profissional!

Use o IE8 para acessar múltiplas contas do GMail

Esta é uma vantagem pouco conhecida em usar o IE8: ele permite que você acesse múltiplas contas do GMail simultâneamente e de forma independente. Isto é feito com a opção “Nova Sessão”, que torna possível se logar em sites que rastreiam sua identidade mesmo através de múltiplas abas, como o GMail.

No Firefox, por exemplo, você não pode ter múltiplas contas do GMail abertas em múltiplas abas ou janelas. Se você tentar se logar em uma segunda conta, será desconectado da primeira instantâneamente.

Veja como tirar proveito deste recurso:

Abra o IE8 e o GMail. Certifique-se de que a opção “Lembre-se de mim” esteja desmarcada na página de login. Tecle Alt+Q, depois O e Enter. Isto vai abrir uma nova sessão do Internet Explorer, o que para todos os propósitos funciona como uma nova janela do navegador. Abra o GMail e faça login em sua segunda conta, tendo o cuidado de desmarcar a opção “Lembre-se de mim”.

É só isso. O mesmo truque deve funcionar com outras contas e serviços de webmail que não gostam de múltiplas sessões em uso simultâneamente.

8 dicas de etiqueta para você usar o e-mail com eficiência

Você acredita que os e-mails estão mais eficazes e educados? Para a especialista Maureen Bertolo, nem pensar. Além do famoso “responder a todos” e textos com tudo em CAIXA ALTA, outras mancadas continuam acontecendo. Além disso, o Twitter e o SMS estão tornando os hábitos no e-mail ainda piores, diz Bertolo, que começou sua carreira como programadora de computador e ensina etiqueta no e-mail há 10 anos.

Infelizmente, diz ela, as pessoas expressam as mesmas questões e reclamações que tinham uma década atrás. A principal: “E-mails são muito longos! e “Por que eu recebo tantos deles?”

O problema central com o e-mail, de acordo com Bertolo, é que as pessoas querem usá-lo para realizar tarefas para as quais é completamente ineficaz, como explicar procedimentos complexos, resolver problemas  complicados e queixas em geral. O e-mail tornou-se uma parte tão integral e fácil do modo como as pessoas trabalham e se comunicam que elas nem pensam em alternativas mais eficazes. Elas também querem essa documentação para se proteger, diz Bertolo.

Atualmente, acrescenta, SMS e Twitter estão “emburrecendo” o e-mail ainda mais. “O SMS está começando a substituir e-mail porque é mais fácil”, diz Bertolo. “Você não precisa se preocupar com ortografia, gramática, uma saudação. Por ser mais rápido, as pessoas acham que não precisam ser profissionais.”

Na Era dos SMS e “tweeting”, alguns poderiam argumentar que as regras de Bertolo para o e-mail estão fora da realidade das empresas globais. Mas os padrões que ela defende são em prol do usuário, diz.

Bertolo também observa que o uso que um indivíduo faz do e-mail fala muito sobre suas habilidades de comunicação e como ele se apresenta para o mundo. Saber quando e como usar o e-mail pode diferenciar um profissional no mercado, diz. Na busca por um emprego, o e-mail é a primeira avaliação de um candidato.

Em suma, se você se preocupa com sua imagem e sua marca pessoal, você deveria se preocupar com os e-mails que você envia.

Aqui estão oito dicas de etiqueta:

1. Pense antes de escrever

Antes de começar a compor um e-mail, pense o que você quer fazer e se o e-mail é eficaz para isso. Por exemplo, se você está tentando resolver o problema de alguém, é melhor uma ligação. Se você precisar explicar um procedimento, mostrar pessoalmente ou via web, quase sempre é mais eficaz do que por e-mail. Se você precisa resolver um assunto urgente com um colega de trabalho no escritório, fale com ele em pessoa.

2. Seja simples

E-mail funciona melhor para pedidos simples e mensagens que podem ser expressas dentro de duas linhas, tais como, “Você pode me encontrar às 16h?” ou “Você tem estes dados?”. Se sua mensagem exige mais do que duas trocas, o e-mail não é uma boa ferramenta. Quando os e-mails começam a expandir em longas cadeias, as pessoas muitas vezes esquecem o assunto original.

3. Mantenha-o curto

As pessoas gostam de e-mail, pois é rápido e fácil. Mas quanto maior e mais complicada for a sua mensagem, maior será o tempo que você levará para compor e para o destinatário entender. “Se um e-mail exige mais do que 12 linhas e dois threads, você está desperdiçando o tempo de todos e diluindo sua mensagem”, diz Bertolo.

4. Faça o campo “assunto” ir direto ao ponto

As pessoas usam o campo “assunto” como sua lista de tarefas. Para ajudar seu destinatário a priorizar e entender suas necessidades, o assunto de seus e-mails deve ser muito claro. “Diga ao seu destinatário o que você precisa na linha de assunto”, diz Bertolo. “Então, em vez de marcar o e-mail como alta, média ou baixa prioridade, coloque a data de quando você precisa de uma resposta na linha de assunto”.

5. Estruture

“Um bom e-mail precisa de uma abertura, corpo e conclusão”, diz Bertolo. O objetivo deve estar claro no corpo, junto com todos os detalhes e ações que precisam ser tomadas. As frases devem ser de 15 palavras ou menos. Se houver três ou mais pontos, use marcadores (bullets). Somados, os parágrafos de abertura e fechamento não devem exceder sete linhas, e o corpo não deve exceder cinco linhas.

6. Aproprie-se de sua mensagem

Bertolo recomenda perguntar ao destinatário: “Há algo que eu possa fazer para ajudar? Dei informação suficiente?”.

7. Evite palavras e frases que deixem as pessoas na defensiva

A forma de se comunicar via e-mail expressa como você se comporta profissionalmente. Evite linguagem pesada e sarcasmo, que não é facilmente detectado no e-mail. Mesmo se alguém lhe envia um e-mail mal-educado, você tem a chance de responder profissionalmente.

Ela também recomenda que se evitem perguntas que colocam as pessoas na defensiva, como, “Por que seu projeto está atrasado?” É melhor resolver tais questões espinhosas via telefone ou pessoalmente. Pela mesma razão, evite “provocações” como: “Por que você…”, “Você deve…”, “Eu tenho certeza que você vai concordar…”, e “Não compreendo a sua…”, que muitas vezes indicam uma quebra nas comunicações que o e-mail certamente não irá consertar. (Pelo menos não rapidamente.)

8. Use a cópia oculta (Cco) e o Responder a Todos com cuidado

A única razão para o uso de cópia oculta, de acordo com Bertolo, é manter o endereço de e-mail dos destinatários em segredo. Por exemplo, se você quiser enviar um e-mail a todos em sua rede para anunciar um novo emprego, coloque todos no campo Cco. Não use o recurso para compartilhar partes confidenciais ou informações incriminatórias com alguém.

O “Responder a Todos” deve simplesmente ser evitado, diz Bertolo. Se, por exemplo, seu chefe envia uma solicitação de reunião ou link para um artigo a todos em sua equipe e você precisa responder, faça-o apenas ao seu chefe. “Responder a todos faz outras pessoas perder tempo”, diz a consultora.

Microsoft anuncia nova versão do Windows Live Hotmail

A Microsoft apresentou à imprensa no mês de maio, uma prévia da nova versão de seu serviço de webmail, o Windows Live Hotmail. O principal foco desta versão é em ferramentas que ajudem o usuário a manter sua caixa de entrada organizada e a lidar com o enorme fluxo de informação do dia-a-dia, bem como recursos que permitem ao usuário interagir com conteúdo, como vídeos, fotos e links para redes sociais, sem que tenha de deixar a caixa postal, o que economiza tempo.

Organização facilitada

Um dos novos recursos para organização é a “vassoura virtual” (sweep), que facilita a remoção de mensagens indesejadas da caixa de entrada. Além disso, um sistema de filtragem das mensagens com um único clique permite exibir apenas as mensagens de seus contatos e redes sociais, ou todas as mensagens com anexos de determinado tipo, como fotos.

Também há um sistema de busca avançada, integrada ao buscador Bing, da Microsoft, e a possibilidade de organizar as mensagens por conversa. Este recurso já é conhecido dos usuários do Gmail, mas no Hotmail é opcional, embora esteja habilitado por padrão.

Compartilhamento

A Microsoft aumentou os limites para o envio de arquivos anexos. Agora é possível incluir até 200 arquivos por mensagem, com 50 MB por arquivo, num total de 10 GB. Mas algumas novas ferramentas eliminam a necessidade de anexos: ao incluir fotos, por exemplo, elas podem ser enviadas para um álbum criado automaticamente no serviço SkyDrive, também da Microsoft. O destinatário recebe um link para a galeria, com direito a uma “folha de rosto” com amostras das imagens.

O Photomail permite enviar galerias de imagens sem que o destinatário tenha de lidar com dezenas de anexos

O mesmo pode ser feito com documentos do Microsoft Office, que podem ser compartilhados a partir de um SkyDrive, em vez de remetidos diretamente ao destinatário como anexos. Uma vantagem deste processo é que, se o remetente modificar o documento, o destinatário verá automaticamente a versão mais atualizada.

Vídeos do YouTube e imagens em anexo também se beneficiam do recurso de “visualização ativa”, ou seja, é possível ver o conteúdo em uma janela “pop-up” sem sair da caixa de entrada. Também é possível visualizar e editar documentos do Office dentro do próprio navegador, usando as novas Microsoft Office Web Apps. A Microsoft está lançando uma API (interface de programação) para que desenvolvedores web possam integrar este recurso a seus sites e serviços online.

Também há a integração com serviços online, como a possibilidade de colocar comentários no Facebook ou mudar seu status no Windows Live Messenger diretamente a partir da caixa de entrada, além de uma lista de contatos unificada, que mostra não só seus contatos do Hotmail, como os vindos de serviços como o Facebook, LinkedIn e MySpace. Outro recurso interessante é um cliente do Windows Live Messenger integrado ao Hotmail.

Mais segurança

Tecnologias como o filtro anti-spam SmartScreen ajudam a filtrar spam e malware. Outro recurso, chamado “remententes confiáveis”, indica visualmente as mensagens que vieram de remententes reconhecidos como legítimos, o que evita o risco do usuário cair em ataques de phishing. Outros recursos como o uso de criptografia (SSL) durante toda a sessão e senhas de uso único, que podem ser enviadas para o usuário que deseja acessar seu hotmail em um computador compartilhado sem expor sua senha real, ajudam a manter suas informações longe dos olhos de malfeitores.

Acesso móvel

Usuários de smartphones podem usar o novo Hotmail Mobile, que tem recursos como filtros, mensagens organizadas por conversas, pastas e mensagens offline. Também há um calendário e suporte a Exchange ActiveSync, que permite o uso de e-mail “push” em smartphones: qualquer smartphone compatível com este recurso (inclusive iPhones e aparelhos baseados no sistema operacional Android) poderá acessar mensagens e calendários, sem necessidade de software especial.

E quando chega?

Segundo Brian Hall, Gerente Geral do Windows Live and Internet Explorer Business Group na Microsoft, o novo Windows Live Hotmail foi disponibilizado em junho deste ano. A migração dos usuários está sendo gradual e direta, sem o sistema de “convites” como no Orkut. Já a integração com o Microsoft Office Web Apps acontece um pouco mais tarde “ao longo do ano”.

Apesar dos esforços da Microsoft e de outros provedores de serviços para incentivar os usuários a aposentar o Internet Explorer 6, a nova versão do Hotmail ainda será compatível com o navegador, lançado há quase uma década.

Anexando arquivos no Gmail via “Drag and Drop”

Apesar da facilidade em anexar arquivos a uma mensagem do GMail, o Google adicionou a possibilidade de se anexar qualquer arquivo a uma mensagem simplesmente arrastando e soltando.

Conhecido com “drag and drop”, o recurso permite que você arraste um ou vários arquivos de qualquer pasta ou dispositivo do computador para uma mensagem em edição. Por ser um recurso, agora nativo do GMail, não há necessidade de se ativar tal configuração.

Vale lembrar que, apesar da novidade, o limite de tamanho das mensagens no GMail continua em 25MB.

A nova opção está disponível somente aos usuários do Google Chrome e Mozilla Firefox 3.6 ou superior.

Segundo o Google, assim que outros navegadores forem compatíveis com a função, ela será estendida aos demais.

Gmail ganha recurso de drag-and-drop

O Google inseriu um recurso no Gmail que agradará em cheio quem vive anexando arquivos nas mensagens: é o drag-and-drop (em português, arraste-e-solte).

O recurso permite que o usuário pegue um arquivo em qualquer pasta do Windows e o jogue direto para a janela de “escrever e-mail” do Gmail.

Durante o processo, o usuário só deverá ficar esperto para jogar o arquivo exatamente numa caixa verde, que aparece com a mensagem “Solte os arquivos aqui para adicioná-los como anexo”.

O drag-and-drop funciona com apenas um arquivo ou um conjunto deles. O bacana é que o recurso, além de economizar alguns cliques e aposentar a ferramenta “Anexar arquivo”, é compatível com qualquer tipo de dado, como fotos e documentos de textos.

O drag-and-drop está ativado para todos os usuários e não precisa ser configurado. Mas ele tem uma limitação: só funciona no Gmail que é aberto nos navegadores Firefox 3.6 e Google Chrome.