Super Segredos de Software: domine o Microsoft Office

Os softwares que você usa no dia-a-dia – como navegador, pacote de escritório, media players, o próprio Windows e seus acessórios – são muito mais poderosos do que você imagina. Eles estão carregados de recursos desconhecidos que tornam o micro mais fácil de usar, respondem a atalhos de teclado super-rápidos dos quais você nunca ouviu falar e aceitam plug-ins e extras que podem economizar minutos, talvez até horas, no seu dia-a-dia.

Mas encontrar todos estes atalhos e recursos ocultos geralmente significa perder tempo folheando manuais ou fuçando complexos sistemas de ajuda, e muitas das dicas mais úteis são justamente aquelas nas quais você nunca tinha pensado antes. Felizmente, você não precisa perder tempo procurando, nós fizemos isto por você. Continue lendo e aproveite nosso tesouro de segredinhos para seus programas favoritos.

Embora seu trabalho possa ser maçante em alguns momentos, usar o Office não precisa ser assim. O pacote de aplicativos de escritório da Microsoft tem um punhado de segredinhos ocultos que podem facilitar o serviço. Todas as dicas a seguir valem para o Microsoft Office 2007.

Truques do Word

Converta seus arquivos PDF: PDF to Word é um serviço web bastante interessante que converte arquivos PDF em documentos do Word para que você possa editá-los. Como alternativa você pode baixar e instalar em seu PC o Nitro PDF Reader, um software da nesna empresa que oferece recursos similares aos do site.

Maximize suas macros: se você passa um bocado de tempo em frente ao Word, considere o uso da função de Macros para gravar e automatizar tarefas repetitivas. Primeiro, habilite a aba “Developer”: no Office 2007 clique no globo com a logo do Office no canto superior esquerdo da janela, depois no botão “Opções do Word” e marque a opção “Mostrar guia Desenvolvedor na Faixa de Opções”. Então abra a guia Desenvolvedor e use o botão “Macros” para gravar suas próprias Macros (globais ou específicas a um documento) e atribuí-las a atalhos de teclado ou botões na barra de ferramentas.

Navegue com miniaturas: ficar “rolando” a tela só para chegar ao final de um longo documento é uma perda de tempo. Clique na aba Exibição e marque a opção “Miniaturas” para adicionar uma barra na lateral esquerda da janela mostrando miniaturas de todas as páginas de um documento. Para ir direto a uma página, basta clicar na miniatura correspondente.

Elimine a formatação do texto: quer copiar e colar um bloco de texto sem levar junto sua formatação original? Para fazer isto começe copiando o texto (Control+C), depois abra o menu “Editar” (ou clique na seta abaixo do botão “Colar” na Faixa de Opções), escolha “Colar Especial” e selecione a opção “Texto não formatado”. Este método é perfeito para remover hyperlinks de texto copiado de páginas da web.

Mostre ao resto do Office quem manda

Traga os menus de volta: se você ainda não se acostumou à Faixa de Opções (Ribbon) do Office 2007 mesmo após três anos de uso, então é melhor se livrar dela de vez. O UBitMenu é um add-on para o Office que restaura o antigo sistema de menus usado até o Office 2003. E o que é melhor: é gratuito para uso pessoal.

Torne seus documentos privados: você pode deixar um documento do Word ou planilha do Excel mais seguros salvando-os com uma senha (e se quiser, pode definir diferentes senhas para que, por exemplo, algumas pessoas possam modificar os documentos enquanto outras podem apenas ler). Para definir senhas abra o documento, clique no “globo” no canto superior esquerdo da janela, escolha “Salvar Como”, clique no menu “Ferramentas” ao lado do botão “Salvar” na caixa de diálogo e escolha o item “Opções Gerais”. Lá você poderá definir senhas de criptografia e de gravação do documento.

Encontre uma mensagem de e-mail perdida: por padrão, nas buscas por “Todos os Itens de Email” o Outlook 2007 não leva em consideração mensagens na pasta Mensagens Excluídas. Se você está procurando por uma mensagem que você acha que apagou, não irá encontrá-la na busca a não ser que mude este comportamento: clique no menu Ferramentas, Opções, Preferências e Opções de Pesquisa. Marque a caixa ao lado do ícone da lixeira, clique OK e em OK novamente na janela anterior. Pronto.

Livre-se das notificações: você já teve uma sessão produtiva em frente ao micro impiedosamente arruinada por uma notificação de e-mail inoportuna? Para desativar os sons e mensagens de notificação que aparecem na bandeja do sistema vá até Ferramentas, Opções, Preferências, Opções de email e clique no botão “Opções de email avançadas”. Desmarque todos os quatro itens que aparecem sob o item “Quando novos itens chegarem na Caixa de Entrada”.

Insira uma nova planilha em um documento do Excel: para adicionar uma nova planilha a um documento do Excel sem ter de passar pelos menus, basta teclar a combinação Shift+F11.

Anúncios

Cinco motivos para não migrar para o Office 2010

Você já deu uma olhada no Microsoft Office 2010? Então diga quantos dos novos recursos têm alguma utilidade para a empresa? Será que elas valem o investimento? Seguem cinco motivos para as organizações não aderirem à suíte 2010 da MS:

1. Nada de upgrades

Você pode acessar o site da Microsoft agora, se quiser, e comprar uma das três versões do Microsoft Office disponíveis. Nos EUA, o pacote Professional sai por 499 dólares, a distribuição Home & Business custa 279,95 dólares, e o básico, o Home & Student, 149,95. Se quiser fazer um upgrade da versão 2007, por exemplo, pode esquecer; a MS não oferece essa opção.

Depois de procurar exaustivamente por informações sobre upgrade, finalmente me deparei com a página de perguntas frequentes da Microsoft e soube que, com o objetivo de “simplificar” as coisas, a empresa não mais oferece o upgrade de versões do Office. Se procurar direito na web, pode encontrar preços melhores de vários vendedores na web.

Esta é uma das decisões mais desastrosas do departamento de marketing da Microsoft, igual ao Windows Millenium, ao Vista, ao Office 2007 e à bombástica presença do Kin. Se esses quatro exemplos não deixaram você indignado com a MS, talvez essa política de não-upgrade seja a gota d’água. Talvez essas circunstâncias sejam tudo o que precisava para abandonar a plataforma de uma vez por todas.

2. Alternativas que não custam nada

Não dá para sair do Office sem ter para onde ir. O OpenOffice, um clone gratuito que ainda precisa de algumas melhorias quando colocado lado a lado com o Office e apresenta certas diferenças em termos gráficos, de animações e efeitos especiais, é uma saída. Se bem que, em termos de recursos gráficos, o Office nunca foi lá aquelas coisas; mudar para o OpenOffice não vai ser tão traumático assim.

Outras alternativas sem custo são as suítes Lotus Symphony, o Google Docs e o Zoho. Ainda tem a suíte ThinkFree – disponível nas versões gratuita e por assinatura. Esses programas oferecem recursos semelhantes aos do Office; alguns chegam a ser melhores que o programa da Microsoft, enquanto alguns são apenas ok. Mas como são gratuitos, vale a pena baixar e experimentar.

3. Alguns novos recursos, nada grandiosos

Aquele botão enorme e redondo com o símbolo do Office, posicionado no canto superior esquerdo, foi redesenhado. O Outlook ganhou uma opção de ignorar, capaz de apagar determinadas mensagens ou todo contingente de e-mails na caixa de entrada. Algumas opções de encaminhar mensagens e a marcação de e-mails como lixo. A equipe de Ballmer criou um botão de printscreen, que captura o que está exposto na tela, mas se preferir, você pode usar a tecla padrão do teclado “Prt Sc” e fazer exatamente a mesma coisa.

Se quiser, pode salvar documentos do Word na pasta compartilhada. Mas se quiser, arrastar o arquivo para a pasta repartida resolve. No Excel, o usuário tem a opção de adicionar pequenos gráficos em células individuais – o que já era possível fazer reduzindo o arquivo e posicionando-o no lugar da tela que decidir. O OneNote agora tem codificação em cores. Para os gráficos, novas ferramentas de edição oferecem alguns efeitos artísticos aplicáveis em imagens no Word, no Excel e no PowerPoint. É semelhante aos efeitos disponíveis no PhotoShop, no Paint Shop Pro e no banco de efeitos do Corel Paint, mas perde feio em versatilidade e em poder.

Mais opções como a pré-visualização de imagens inseridas, são perfeitamente substituíveis pelo ctrl+z, o desfazer. No editor de textos foi implementado um painel de navegação para arrastar e soltar, mas só é possível usar se estiver usando os estilos de pré-definição do Word Styles de cabeçalhos e parágrafos. Integrar vídeos e converter apresentações .pttx em  arquivos de filme são alguns do recursos realmente úteis junto com o aumento do tamanho suportado para arquivos gráficos.

Existem outras melhorias, mas não acredito que sejam de deixar qualquer um boquiaberto. Certamente não valem o preço.

4. A barra de tarefas padrão mudou, mas continua chata

Essa barra foi implementada em todos os outros aplicativos da suíte, incluindo o Outlook e o OneNote. Mas ela continua sendo detestável como era no Office 2007. Depois de muita chateação, decidi comprar um software da AddIn Tools que é capaz de devolver ao MSO 2010 à aparência do 2003. Eu instalei o aplicativo, criei duas planilhas de cálculo idênticas, executei o mesmo processo nos dois ambientes do Office 2010, uma que exibia a barra e outra, que não. No modo de exibição “aprimorado” a tarefa levou quase o dobro tempo exigido pelo aplicativo para rodar o comando. Refiz a experiência e obtive os mesmos resultados.

A única mudança expressiva e ponto positivo para essa barra superior é a opção de definir menus padrão.

5. Edição simultânea

Por último, vale a pena falar disso que a Microsoft se refere por “edição simultânea” – nada mais que um compartilhamento de arquivos. Se tentar editar um arquivo aberto, o usuário recebe o aviso que já existe alguém acessando o mesmo arquivo; com o Office 2010 isso muda. É possível que mais de um usuário abra, em modo de edição, o mesmo arquivo. Uma barra de status mantém os editores informados sobre as alterações um do outro no texto e é possível sincronizar os documentos no disco rígido, com os originais no servidor.

Não é um recurso bacana. Para falar a verdade, é uma maneira de causar confusão, principalmente se você tiver de usar o Adobe Acrobat para editar os arquivos. Sempre que usei o compartilhamento de arquivos do Acrobat o resultado foi caótico. Se dois usuários estiverem editando a mesma parte do documento pode haver conflito entre as opiniões dos editores e o arquivo original terá mudado – a não ser que alguém tenha pensado ligeiro e feito uma cópia de segurança do arquivo. Sobre a opção de sincronizar documentos é outro engodo. Quase todos os aplicativos que existem oferecem essa opção de sincronia, inclusive com os servidores.

Veredito:

Esqueça o Office 2010; não vale o que custa.  Experimente a suite da Corel. Ao preço de 399 dólares, a suite mais avançada, a X5 ainda sai por 100 dólares a menos que o Office 2010. A Microsoft sempre desenvolveu sistemas que levam o computador aos travamentos quando o usuário insiste em usar imagens em alta resolução. No que tange à gráficos, a Corel e a Adobe sempre foram bem superiores, e o sonho permanece: qua a Adobe lance uma suite igual ao Office para completar o CS.

Artigo retirado da PC World
Fonte: PC World

Quatro serviços da Microsoft que superam as expectativas

Sabe aquele cavalo azarão que, correndo por fora e para surpresa geral da nação, leva o páreo principal? Então. Essa seria uma boa maneira de descrever alguns aplicativos web da Microsoft. A gigante conhecida predominantemente por desenvolver sistemas operacionais e aplicativos para edição de texto e planilhas de cálculos detém alguns programas para a internet super interessantes. Entre estes podem ser citados aplicativos da suíte Office Web, softwares para mapeamento geográfico e interfaces para compartilhar conteúdo de seu desktop com outros usuários na internet.

Lá vai. São quatro dicas de serviços da empresa de Bill Gates, que podem surpreender.

Office Web Apps

Primeiro disponíveis no exterior e agora no Brasil, junto com a versão 2010 do Microsoft Office, a suíte Office Web Apps é a versão gratuita dos populares MS Word, Excel, PowerPoint e OneNote – acessível pelo navegador. Para usar os programas tudo que o usuário precisa é uma conta no Windows Live (um email do Hotmail, por exemplo) e documentos no Windows Live SkyDrive. Mas, como? Basta acessar o endereço skydrive.live.com e selecionar a opção de adicionar arquivos ao seu disco virtual. Em seguida será exibido o conteúdo da pasta virtual. Para poder editar os documentos você deverá clicar em “Join our preview program to create, edit, view and share Office documents online!” (una-se ao nosso programa de preview para criar, editar, visualizar e compartilhar documentos do Office online! – em tradução livre).

Depois disso concorde com os termos de uso e pronto, você está apto a usar o Office Web Apps.

Para começar a usar os aplicativos, será necessário voltar para o SkyDrive, selecionar o arquivo que deseja editar e acionar a opção “Edit” no menu apresentado. Por enquanto apenas arquivos Excel e PowerPoint podem ser alterados online. A opção se estenderá para arquivos do Word e do OneNote apenas após o lançamento final do serviço.

O Bing Maps Streetside

A última versão do buscador da MS apresenta um recurso batizado de Streetside (que lembra o Google Maps Street View), e possibilita visualizar imagens das ruas em cidades norte-americanas. A Microsoft tem um longo caminho a frente se quiser se equiparar aos milhares de quilômetros de ruas já fotografados pelo serviço do Google, mas, pelo que demonstra, o serviço da MS será uma alternativa a considerar. Não há mapas do Brasil, mas você pode passear por várias cidades dos EUA.

Para usar o Bing Maps, o usuário deverá acessar o site bing.com/maps e clicar no item Try it now! (experimente já – traduzido do inglês). O recurso precisa do Silverlight (alternativa da Microsoft ao Flash) para funcionar, e avisa: O seu navegador pode não oferecer suporte a esse recurso (estava usando o Chrome). Uma vez instalado e rodando, o Silverlight oferece uma bela visão ao internauta. Para controlar a navegação, o usuário aciona uma bússola no rodapé do mapa e arrasta o ícone do Streetside (a figura de um homenzinho azul) para dentro do mapa. Aumentar o zoom nesse caso é mais fácil que no Google Street View.

O Bing Maps salva o histórico de navegação em uma barra lateral e oferece a alternativa de navegar entre locais previamente visualizados.

O serviço oferece opção de integração com outros programas como o Foursquare, Twitter e com o site da National Geographic. No caso do Foursquare, o aplicativo exibe uma relação de pontos recentes por onde você passou e dicas sobre restaurantes e outros locais próximos aos que você visualiza no Streetside.

Integração do Hotmail com redes sociais

Por acaso você conhece alguém que usa o Hotmail, mas resiste a entrar para as redes sociais como o Facebook? Uma opção é importar suas atividades sociais para dentro do site do Windows Live. Isso inclui os posts no Facebook, Tweets e fotografias do Flickr. Ao atualizar qualquer um desses serviços, seus contatos do Hotmail poderão receber uma notificação dessas alterações.

Para configurar esse serviço, vá para a homepage do Windows Live e clique em “mais opções”. Um menu irá abrir, e você poderá selecionar a opção “adicionar atividades na web”. O internauta é conduzido até uma página em que pode selecionar os serviços com os quais quer integrar a conta do Windows Live: Facebook, Hulu, MySpace, Twitter e mais uma boa dezena de serviços estão disponíveis, incluindo blogs do WordPress. Ao adicionar serviços, as atualizações nas redes sociais escolhidas anteriormente serão concentradas na página do seu perfil do Windows Live.

Assim que o novo Hotmail entrar no ar, você poderá ficar por dentro das atividades de seus amigos na web.

O SkyDrive e sua integração à área de trabalho do Windows 7

Sem sombra de dúvida, uma das vantagens em usar o SkyDrive são os 25GB de espaço: seus problemas de espaço em disco literalmente “se acabaram-se”. O Google Docs limita o volume de arquivos a 1 GB. A estrutura de diretórios apresentada pelo SkyDrive lembra em muito a do Windows Explorer (o gerenciador de arquivos do Windows). A “mão na roda” fica evidente quando notamos a opção de integrar a pasta virtual à área de trabalho do Windows.

Há diversas maneiras de fazer isso. Para usuários do Windows 7, o mais fácil é instalar o SkyDrive Simple Viewer que, como a maioria dos aplicativos não corporativos para a web, é grátis. Antes de tentar arrastar sua pasta para o desktop, continue lendo esse post.

Você terá de relacionar sua Live ID à conta de usuário do Windows 7. Para tal vá até o painel de controle e ative a opção de Contas de Usuários (altere a visualização dos ícones para o tamanho grande).

Selecione a conta local que deseja vincular a um Live ID e clique no link “Vincular Identificações Online” na lista à esquerda da janela. Clique em “Adicionar um provedor de ID online”. Daí em diante basta informar os dados de sua conta no Live e seguir as instruções. Ao final desse processo você poderá baixar o aplicativo, descompactá-lo e começar a usar a pasta virtual como se ela fosse um item dentro de seu disco rígido.

Quem ainda estiver rodando a versão XP do sistema da Microsoft pode instalar o SDExplorer Utility para acessar o conteúdo do Windows Live SkyDrive.

Livre-se dos incômodos do PC: dicas do Windows 7, Office e monitores

Algumas vezes os fabricantes de hardware e desenvolvedores de software fazem coisas estranhas, como incluir um cabo VGA com um monitor que deveria usar conexões HDMI, mudar um formato de arquivo ou insistir para que você aceite um contrato. Veja o que fazer.

Converta gravações de TV do Windows 7 para o formato DVR-MS

Apesar de alguns bugs incrivelmente chatos, a versão do Windows Media Center inclusa com o Windows 7 é sem dúvida a melhor de todas. A única reclamação é a mudança no formato dos vídeos gravados, do DVR-MS para o novo WTV.

O problema é que arquivos WTV são incompatíveis com as versões do Windows Media Center e Windows Media Player do Windows XP e Vista. Em outras palavras, se você quiser assistir a programas gravados em micros mais antigos da casa, “azar o seu”.

Quer dizer, há um “jeitinho”: a Microsoft colocou um conversor de WTV para DVR-MS escondido no Windows 7. Veja como usá-lo:

» Abra a pasta “Public Recorded TV”
» Clique com o botão direito no arquivo que deseja converter
» Escolha “Convert do DVR-MS Format”
» Espere

O processo pode demorar entre 5 a 30 minutos, dependendo do desempenho de seu computador e duração do vídeo. Quando estiver terminado, você vai encontrar uma versão em DVR-MS do arquivo logo abaixo da versão em WTV: procure o arquivo com o sufixo -DVRMS adicionado ao nome. Agora é só copiar este arquivo para seu micro com o XP ou Vista e aproveitar. Ele deve tocar sem problemas.

Faça o Office parar de lhe pedir para aceitar o Contrato de Licença

Algumas pessoas têm um problema exasperante: elas instalam o Microsoft Office 2003 em seu micro novinho equipado com o Windows 7, e a cada vez que abrem o programa, uma janela lhes forçam a aceitar o Contrato de Licença do programa.

Tá bom, Microsoft, ela aceita! Ela aceita!

Não vamos nos preocupar em descobrir porque esse bug acontece (afinal de contas, é um produto da Microsoft…), mas vamos corrigí-lo. A solução também funciona no Windows Vista.

Abra o Windows Explorer e encontre a pasta que contém os arquivos executáveis do Microsoft Office (os programas, e não os atalhos). Em meu micro eles estão em C:\Arquivos de Programas (x86)\Microsoft Office\Office11. Encontre os executáveis dos programas que exibem o problema. Vamos usar o Outlook como exemplo.

Clique com o botão direito do mouse sobre o ícone do executável do Outlook e escolha a opção “Executar como Administrador”. O programa vai abrir e o contrato de licença vai surgir na tela. Aceite-o (será a última vez, prometo).

Feche o programa, aguarde alguns instantes e abra-o novamente do jeito com o qual você está acostumado, pelo atalho no Menu Iniciar ou no Desktop. Pronto! Nada mais de contrato!. Repita o processo para quaisquer outros programas que exibam o mesmo problema.

Escolha entre conexões VGA, DVI e HDMI para seu monitor

Um leitor recentemente comprou um computador Dell que veio com um monitor LCD de 21.5 polegadas. Embora esse monitor tenha entradas VGA, DVI e HDMI, a caixa continha apenas um cabo VGA – mesmo que as instruções de instalação recomendassem uma conexão DVI ou HDMI! Ele quer saber o motivo, e se vale a pena comprar um outro cabo.

Vou começar respondendo à segunda pergunta.

Recomendo sim usar um outro cabo para conectar seu monitor ao seu PC. Entretanto, você não precisa se preocupar com cabos HDMI a não ser que esteja planejando assistir a filmes em Blu-ray (se seu PC tiver uma saída HDMI e um leitor de Blu-ray). Mesmo nesse caso, uma conexão DVI suporta o protocolo HDCP, necessário para exibição de conteúdo “protegido” no PC. Mas  HDMI é a melhor opção se você pretende conectar seu PC a uma TV de alta definição.

Eu escolheria um cabo DVI. Ele lhe dará sinal digital perfeito (VGA é analógico) e uma imagem muito mais nítida em resoluções mais altas. Seu monitor Dell ST2210 tem uma resolução nativa de 1920 x 1080 pixels, que é a que deve usar. Não se preocupe pois o cabo não vai custar uma fortuna: ele pode ser facilmente encontrado em sites de comércio eletrônico por cerca de R$ 50. Fuja dos cabos “profissionais” e “banhados a ouro” que podem custar mais de R$ 300: eles não têm vantagem nenhuma.

Mas voltando ao assunto, por que a maioria dos monitores vem apenas com um cabo VGA? VGA é o tipo de conexão de vídeo mais comum em todo mundo, e portanto os cabos, produzidos em larga escala, são baratos. Os vendedores poderiam incluir no pacote também um cabo DVI, mas aí pelo menos um deles seria desperdiçado.

Saiba como usar o Excel para não cair em ciladas financeiras

Vai fechar um financiamento, comprar a prazo ou renegociar uma dívida? Uma boa forma é utilizar o popular software de planilhas da Microsoft. O método aqui demonstrado permite calcular a taxa de juros de qualquer tipo de financiamento: renegociação, veículo, crédito pessoal, etc.

Vamos a um exemplo: imagine esse anúncio: Compre uma TV LCD por R$ 2.199 e pague em 12 fixas de R$ 219,90.

“Opa! Parcelas fixas? E equivale a 10% do valor do bem! Vou comprar!” Calma! O primeiro “golpe” é esse: colocar o valor da parcela equivalente a 10% do valor do bem. Assim o consumidor faz a conta mais fácil e esquece de fazer a difícil.

O segundo é a tal da parcela fixa. Grande coisa. Hoje, praticamente tudo tem parcela fixa. Tínhamos parcelas variáveis na época da inflação alta. Agora, é claro que será fixa! A grande sacada é saber quanto será a taxa de juros. Vamos conferir:

Você montará uma planilha como a exibida acima. Na data zero, colocará o valor a ser financiado. Como não daremos entrada, é o valor total do bem (ou da dívida, o que for). É fundamental inserir o sinal de menos, como está na tabela.

Do período 1 a 12, colocamos o valor das parcelas. Para descobrir o valor da taxa, vamos usar a função chamada TIR (Taxa Interna de Retorno): Para inserir, vá em Inserir Função > Financeira e selecione a TIR. Veja:

Depois de clicar no argumento Valores, selecione as células de B2 até B14 e dê enter. Assim vamos obter o valor de 2,9% ao mês de taxa de juros. Pronto, assim já é possível programar seu orçamento para comprar a TV LCD.

Veja outro anúncio interessante: Compre uma TV LCD por R$ 2.199 e pague a 1ª parcela só daqui a 60 dias, em 12 fixas de R$ 249,90! E, se o Brasil fosse campeão da Copa, você não pagaria a última! Será que é interessante mesmo? É só usar a mesma função para descobrir. Insira os valores na tabela:

E então verificamos que não é nada interessante, pois a taxa de juros é ainda maior! Mesmo que o consumidor não pague a última parcela, a loja ainda sai ganhando.

E, para finalizar, imagine que você tem uma dívida e precisa fazer uma renegociação. E lhe fazem a seguinte proposta: Pague em 10x de R$ 115 ou, se quiser, podemos dar um desconto para você pagar à vista, no valor de R$ 850. Basta inserir o valor proposto na tabela, junto com as prestações e, por último, usar a função TIR. Veja na figura abaixo:

Analisando essas três situações, a lição que fica é: nunca aceitar a primeira proposta para renegociar dívida ou então entrar de cara em uma prestação. Faça sempre uma conta para verificar se o negócio é realmente bom.

Guia de manutenção do computador para preguiçosos

Como você deve saber, a coisa certa a se fazer é sempre manter um backup (cópia de segurança) dos seus arquivos, e os seus aplicativos e antivírus sempre atualizados. Infelizmente, você é – falando francamente – muito preguiçoso para realizar essas tarefas com a periodicidade desejada ou para procurar por programas que fariam isso automaticamente. Como eu sei disso? Porque… nós temos muito em comum.

Mas não é preciso se reinventar para ter controle sobre as coisas. Aqui vão alguns truques que você pode usar para manter em dia a manutenção do seu computador sem suar muito.

Destrinche o Windows XP

Se você ainda utiliza o Windows XP, seu sistema operacional espera que você desempenhe algumas tarefas de manutenção a mais do que as versões mais recentes do Windows.

Desfragmentar seu disco rígido, por exemplo, é algo que pode ser agendado automaticamente no Windows 7 e no Vista, mas que precisa ser feito manualmente no XP (clique com o botão direito do mouse sobre o nome do drive em Meu Computador, selecione Propriedades, Ferramentas, e escolha Desfragmentar agora).

Infelizmente, o Windows 7 não é gratuito – a Home Edition custa US$100 atualmente – e mesmo sendo o melhor sistema operacional da Microsoft que já usei, pode estar fora do seu orçamento. Além disso, se você está em um computador antigo, batalhar no processo de melhoria do hardware e atualização do software pode não valer a pena.

Por outro lado, desfragmentar um HD (disco rígido) de 1TB não rende os mesmos benefícios de performance que realizar a mesma operação em um HD menor e mais lento. Então, assumindo que o seu computador é novo o suficiente para ler este artigo, você provavelmente pode adiar a desfragmentação.

Backups preguiçosos com Dropbox

Nós temos muitos artigos “como fazer” que explicam diferentes estratégias e planos de backup; mas se drives externos e a ideia de cópias exatas (as chamadas imagens) de drives fazem os seus olhos virar, eles não vão te ajudar. Em vez disso, pense sobre o que há no seu PC que você sentiria falta se perdesse.

Por exemplo, se você possui fotos insubstituíveis em seu computador que precisam de backup, mas você não quer desperdiçar o tempo ou dinheiro exigidos para salvá-las em um DVD ou drive externo, considere a ideia de armazená-las em uma conta no Flickr, um álbum na Web do Picasa, ou até um álbum do Facebook ou Orkut.

Todas essas opções são gratuitas (apesar de alguns serviços cobrarem mensalmente por armazenamento ou upload além de um limite especificado), e todas possuem funções de auto-upload para manter o backup de fotos em curso. Os usuários do Picasa podem fazer isso automaticamente com os Web Albums do programa, enquanto os usuários do Flickr e do Facebook devem conferir, respectivamente o Foldr Monitr for Flickr e o LiveUpload to Facebook.

Quando o assunto são os documentos, os itens principais que eu quero fazer backup são meus documentos relacionados a trabalho, por isso eu não preciso comprar terabytes de armazenamento. Na verdade, eu nem preciso comprar um pen drive USB. Eu simplesmente me cadastrei para uma conta no Dropbox Basic – que dá aos usuários 2GB de armazenamento online grátis – e copiei toda a minha pasta de trabalho para ele.

No entanto, isso nem sempre funciona, porque eu tenho um punhado de imagens de alta-resolução espalhadas entre os documentos Word, e elas consequentemente usariam todo meu espaço livre na conta Dropbox. Em vez de gastar cerca de US$ 10 por mês para aumentar meu espaço, eu periodicamente faço uma busca rápida por cada arquivo Word no meu HD (ao buscar por *.doc) e arrasto os documentos maiores para uma segunda pasta no Dropbox. Se você possuir outras pastas em seu disco rígido que deseja sincronizar com o Dropbox sem realocá-las, simplesmente pegue o Dropbox Folder Sync.

Além disso, uma vez que o Windows trata o Dropbox como qualquer pasta em seu sistema de arquivos, você poderia criar um arquivo batch com alguns comandos básicos de DOS para automatizar esses processos de busca e cópia.

Atualize tudo automaticamente

Você pode não se importar o suficiente sobre correções de bugs e recursos menores para manter atualizados todos os aplicativos do seu disco rígido, mas você vai precisar manter atualizados o Windows e mais alguns aplicativos importantes (como seu browser, seu leitor de PDF, e seu pacote Office) a fim de evitar problemas feios de segurança. Felizmente, é possível fazer com que todos esses aplicativos sejam atualizados automaticamente.

Comece abrindo o Windows Update no Painel de Controle (Control Panel). Clique em Alterar configurações (Change Settings), e selecione a opção Instalar atualizações automaticamente (Install updates automatically). Se você não possui o Microsoft Update instalado, apenas as atualizações do Windows serão baixadas automaticamente; por isso se você tem outros aplicativos da Microsoft instalados vai precisar do Microsoft Update.

Todo navegador que se preza possui algum tipo de função de atualização automática, por isso o seu browser já deve estar coberto. A Microsoft entrega as atualizações do Internet Explorer por meio do Windows Update, enquanto o Chrome recebe as suas “por debaixo dos panos”; para saber qual versão você possui do navegador do Google, clique no ícone da chave de boca no canto superior direito da barra de ferramentas e selecione Sobre Google Chrome (About Google Chrome); se a sua versão for antiga, a caixa de diálogo deve te dar a opção para atualizar.

A exemplo do Chrome, o Firefox lida internamente com suas atualizações. É possível assegurar que você vai receber os lançamentos mais recentes da Mozilla ao abrir Ferramentas, Opções, Avançado, Atualizações (Tools, Options, Advanced, Updates) e marcar a opção Receber e Instalar atualização automaticamente (Automatically download and install). As atualizações do Safari são feitas por meio do Apple Software Update, que normalmente é instalado junto com o navegador. Se ele não rodar automaticamente, abra-o e vá em Editar, Preferências, Agendamento (Edit, Preferences, Schedule), onde você pode selecionar a frequência de atualização.

Depois, você vai querer manter o Adobe Acrobat em dia, porque ele é um alvo popular para malware (pragas virtuais). É possível ajustar a atualização automática ao selecionar Editar, Preferências, Atualizador. Marque a opção Instalar e atualizar automaticamente (Edit, Preferences, Updater e marque a opção Automatically update and install).

Além disso, vá em JavaScript (no canto esquerdo da janela de Preferências) e desmarque a opção Habilitar JavaScript (Enable JavaScript). Uma vez que o JavaScript é um vetor de ataques comuns de malware (praga virtual), seu sistema estará mais seguro dessa maneira (sempre é possível reabilitá-lo para arquivos PDF específicos que você julgue seguros).

Neste ponto, todos os seus aplicativos essenciais estão ajustados para serem atualizados automaticamente. Mas por que parar aqui? Pegue o Update Checker do FileHippo.com, um aplicativo gratuito que realiza uma varredura em todos os aplicativos do seu computador, verifica suas versões em sua base de dados, e te aponta links de download de novas versões de todos os que precisam de atualização.

Antivírus sem complicação

Uma coisa que você não pode ficar adiando é seu programa antivírus. Os pacotes principais possuem suas próprias funções de atualização automática; elas são essenciais para manter seu sistema armado com as mais recentes defesas contra malware.

Uma vez que você tenha um pacote de antivírus decente, não será necessário muito trabalho adicional para ficar seguro – apenas não clique em links duvidosos ou abra arquivos anexos questionáveis. Além disso, tenha certeza de que seu provedor de e-mail não exiba automaticamente imagens externas, e cole links no Google antes de clicar neles, para confirmar que são legítimos.

Para verificar URLs encurtadas (geradas por sites como o TinyURL), pegue um script do Greasemonkey chamado Untiny para checá-las antes de clicar nelas.

Arquivos de recuperação no Excel

Por precaução, é bom solicitar ao programa uma cópia do arquivo em uso para o caso de problemas

Como comportamento rotineiro, o Excel salva periodicamente uma cópia do trabalho para o caso de algum problema acontecer – o computador falhar, a energia elétrica acabar ou qualquer coisa do gênero. Não convém desabilitar esse recurso, mas se você quiser alterar algumas de suas configurações, pressione o botão Office, selecione Opções do Excel e clique em Salvar. Para alterar o intervalo entre as ações de salvamento, mude o número de minutos que aparece em Salvar Informações de AutoRecuperação a Cada xx Minutos. É possível mudar também o local onde esses arquivos são armazenados, assim como desabilitar o recurso para a pasta de trabalho aberta.