Use o Google Docs de maneira eficiente em sua empresa

Praticamente todas as empresas precisam de serviços básicos, tais como provedores de e-mail e de caixas de entrada, compartilhamento de arquivos e de editores de textos. O jeito que esses serviços são implementados variam dramaticamente. Escolha errado o provedor desses serviços, aproveite e incendeie dinheiro e desperdice tempo.

Há como contornar a necessidade de boa parte dessas despesas usando o Google Apps for Businesses, um serviço diretamente do ambiente das nuvens que pode acelerar o ritmo na empresa, pois tudo que precisa é acessível a partir de dispositivos móveis.

Existem algumas diferenças entre as soluções oferecidas pelo Google e aquelas no portfólio de outras companhias. Neste artigo vamos revelar algumas dicas de como tirar proveito de maneira otimizada dos serviços disponíveis na plataforma Google Apps for Businesses.

Google Apps Collaboration Tools

Adicionalmente à gestão dos e-mails, o Google Apps auxilia as pessoas de uma mesma empresa na construção de arquivos e geração de conteúdo. Apesar de todo o conteúdo estar armazenado na nuvem, o Google mantém a segurança dos arquivos bastante robusta.

A agenda oferecida pelo Google Calendar é útil quando se trata de repartir compromissos com mais participantes. A versão disponível para empresas é semelhante ao serviço gratuito, mas tem itens voltados para funcionários. Uma das opções oferecidas é compartilhar a agenda do dia, para informar aos outros participantes a que horas você estaria disponível para uma reunião. O Calendar envia convites para reuniões e se atualiza à medida que outras pessoas confirmam a presença no evento.

O Google Docs edita, de maneira elementar, arquivos criados em suítes de edição de textos, como Word (.doc), PowerPoint (.ppt) e Excel (.xls). O conteúdo desses arquivos pode ser editado por várias pessoas ao mesmo tempo e permite que cada usuário faça as alterações sem sobrescrever mudanças efetuadas por outros usuários (o que poderia ocorrer se a cada alteração os usuários baixassem e subissem os arquivos). O recurso pode ser usado como mural de avisos em empresas; nele podem ser exibidas políticas da companhia e ser anunciados eventos da empresa. Também existe a opção de salvar documentos e arquivos de todo tipo em uma pasta virtual no Google Docs.

Na versão Premier Edition, o Google Groups age como central colaborativa entre grupos. Ele permite o envio de conteúdo para determinados agrupamentos de usuários, uma opção para informar ao departamento de vendas sobre oportunidades de fechar negócios, sem informar ao pessoal da manutenção o mesmo recado. Cada vez que um novo integrante entra para determinado grupo, ele tem acesso ao histórico e pode visualizar o que aconteceu antes de se unir ao grupo.

Outro serviço disponível apenas na versão Premier é o Google Video. Equivale a uma versão privada do YouTube para a empresa. Serve para publicar vídeos para fins de treinamento ou outras finalidades dentro de um círculo fechado de usuários. Também é possível hospedar vídeos públicos, o que elimina a necessidade de assinar outros serviços ou listas.

O Gmail no ambiente corporativo

A principal vantagem entre as versões gratuitas do Google e das suítes pagas, é perceptível no serviço de e-mail, o Gmail. Em vez de ter sua conta associada ao domínio Gmail e o endereço ser seunome@gmail.com, você pode dispor de um domínio personalizado, o que faz uma diferença enorme na divulgação de sua marca. O Google oferece a opção de registro de domínio ao custo de 10 dólares anuais e o configura automaticamente.

Talvez os 7,4 GB de espaço para aguardar arquivos seja suficiente para pequenas e médias empresas. Disponível sem custo e configurável para até 50 contas de email distintas, cada conta de e-mail pode enviar mensagens para 500 endereços diferentes por dia. A não ser que sua empresa mantenha uma base de contatos muito ampla, estes limites devem suprir a necessidade que tem em serviços dessa natureza. Ocorre que, da mesma forma que acontece na versão pública, a interface desses serviços inclui publicidade, mais um motivo para fazer um upgrade na conta do Google Docs e optar pela versão paga. Nela, você poderá eliminar a opção de exibição de publicidade. Basta fazer login como administrador da conta, escolher a opção de gerenciar o domínio, localizado no topo da página e desabilitar a exibição de publicidade em seu domínio. Salve as alterações e saia da interface. Sim, era de se esperar que os pagantes do serviços não tivessem de realizar essa modificação.

O custo da versão Premier é de 50 dólares por ano e por usuário. Nessa modalidade, cada usuário pode enviar até 2 mil e-mails por dia para endereços diferentes e o espaço de armazenamento aumenta para 25 GB.

Siga as dicas de negócios

O que será que aconteceu com aquele e-mail superimportante que você enviou, mas errou o recipiente ao digitar o endereço do mesmo? Para dar conta dessa fatalidade, você pode criar apelidos para contatos de e-mail com endereços complicados. Faz assim: entra no sistema de gerenciamento da conta de e-mail e clique em “e-mail”. Encontre o nome do destinatário na relação de contatos e edite as informações. Você poderá criar um apelido para o contato, algo que seja difícil de digitar de forma errada.

Outras mensagens enviadas com endereços digitados de maneira errada devem ir parar na pasta de lixo eletrônico, mas mesmo aí, você pode fazer alterações. Acesse as configurações do serviço e selecione a opção de e-mail. Desça até a seção de e-mail routing e marque a opção de “Route” para capturar todos os endereços, insira o seu nome, salve as alterações e pronto.

Com base no Google Groups é possível gerir a comunicação interna, mas ele também pode ser usado para receber mensagens de qualquer outro remetente. Dessa maneira, você pode manter uma caixa com o nome vendas@seusite.com.br, que irá encaminhar todas as mensagens que receber para outra lista ou grupo definidos. Para tal, basta clicar na opção de Grupos e criar um novo conjunto de destinatários.

Por padrão, apenas os participantes de cada grupo podem enviar mensagens. Mas isso pode ser alterado: basta selecionar a opção “Permitir que todos enviem mensagens”. De agora em diante, um cliente poderá contatar toda a equipe de vendas a partir de um único e-mail.

Crie avisos personalizados de eventos no Google Calendar

Existe uma grande variedade de maneiras pelas quais o Google Calendar pode lembrar você de determinados compromissos. Os avisos podem chegar até você via e-mail, por meio de pop-ups ou via SMS diretamente até o seu celular (e não precisa ser um smartphone de última geração). Veja como configurar essas opções que devem lembrá-lo dos compromissos ou te dar aquele toque, 5 minutos antes da reunião começar.

De dentro do painel de controle do Google Apps – não estamos falando do painel de administrador – abra a opção do calendário. Selecione as configurações e os alertas. Você poderá clicar em adicionar um alerta para alterar os tipos de notificação. Procure configurar o primeiro de forma a mandar uma mensagem de email um dia antes do evento. Se quiser, poderá configurar mais outros dois avisos para serem encaminhados ao seu celular poucos minutos antes (pode ser necessário configurar seu aparelho celular para receber essas mensagens), salve as alterações antes de sair.

Mais opções de aplicativos

A união entre o calendário e os aplicativos do Google, como o Docs, formam uma base sobre a qual a comunicação dentro da empresa funciona. Mas existe uma infinidade de aplicativos adicionais desenvolvidos por terceiros e que podem interagir com sua base de clientes, com o calendário e com outros dados. Entre esses aplicativos encontram-se  ferramentas de CRM, monitores de tempo de resposta e outros recursos.

Uma boa opção para encontrar tais soluções é o Google Apps Marketplace. Lá estão exibidos os programas gratuitos e os pagos para integração no Google Docs. Ao ativar a opção de integração do programa escolhido, ele automaticamente é distribuído para todos os usuários ligados, diferente do software tradicional, em que é necessária uma instalação isolada para cada usuário.

Google Voice (ainda não disponível para o Brasil)

Esse serviço permite que as pessoas deixem recados em sua caixa de entrada esteja você onde estiver. Uma extensão desse serviços cria um número telefônico exclusivo para você, que faz soar todos os seus números informados.

É muito importante estar ao alcance das pessoas enquanto você está trabalhando. Ao mesmo tempo é chato receber chamadas de estranhos enquanto está ocupado. Uma solução seria desabilitar o encaminhamento de chamadas para determinado celular, mas isso impediria o recebimento inclusive de chamadas que você deseja receber. Uma opção é configurar um aparelho para cada tipo de chamada, sempre de acordo com o número de quem está ligando.

De agora em diante, quando amigos, parentes ou contatos comerciais ligarem para você, serão encaminhados para linhas distintas e você terá melhor e maior controle sobre com quem deseja falar e os contatos indesejados podem ligar para o seu telefone comercial, mas não irão incomodar o seu sono enquanto você está em casa.

13 aplicativos para turbinar seu smartphone

Você está usando todo o potencial do seu smartphone? Provavelmente não. Normalmente, os proprietários de um smartphone utilizam apenas metade do real potencial de seus aparelhos. Abaixo estão 13 aplicativos úteis para Android, BlackBerry, iPhone, e outros que ajudarão a otimizar o seu tempo e organizar a sua vida.

Use o Fring para se comunicar com todo mundo

Considerada uma plataforma de unificação das redes sociais, o Fring permite que você use o seu celular para se comunicar em múltiplas plataformas como AIM, GoogleTalk, ICQ, Skype, Twitter e Yahoo Messenger. O Fring elimina a necessidade de baixar aplicativos especializados para cada rede ou outros serviços de comunicação.

Agora você só precisa se preocupar com quantos amigos você deseja atingir. O Fring está disponível para iPhone, Android e aparelhos da Nokia.

Faça o seu Android se comportar de acordo com o local

O Locale,  para Android, permite que você defina preferências automáticas para o seu celular de acordo com o local onde o usuário está. Se, por exemplo, você costuma esquecer de desligar a campainha do seu aparelho ao chegar ao escritório, use este aplicativo para mudá-la para o modo “vibrar” automaticamente, assim que você se aproximar do escritório. Ou coloque o celular no modo silencioso sempre que estiver próximo a um cinema. É simples, mas inteligente.

Encontre os pontos de acesso Wi-Fi mais próximos

Use o catálogo de hotspots do JiWire (e seu aplicativo Android) para descobrir mais de 280 mil pontos de acesso sem fio em 140 países ao redor do mundo, inclusive no Brasil. Outro serviço similar é o WeFi, que também pode ajudá-lo a encontrar conexões próximas.

Compartilhe seus aplicativos com AppBrain

Usuários obcecados por aplicativos para o Android irão amar o AppBrain. Quer mostrar todos os seus aplicativos para seus amigos? Então o AppBrain é o serviço para você. Trata-se de uma ferramenta que cria um catálogo pessoal de aplicativos que pode também ser compartilhado. Além disso, é possível ver quais aplicativos que seus amigos e outros usuários do programa instalaram.

Fãs da Apple, não temam: serviços similares existem para o iPhone. Baixe aplicativos como o AppsFire ou AppFinder para compartilhar seus programas favoritos.

Encontre aplicativos para o Android

Se você está pensando em mudar para um aparelho Android mas precisa de mais informações sobre o catálogo de aplicativos do Android Market do que o disponível no site da Google, então corra para o site do DoubleTwist. Ele irá ajudá-lo a encontrar virtualmente qualquer aplicativo disponível no Market.

Use seu iPhone como um Mouse

Para os usuários do iPhone, a Logitech oferece um aplicativo útil chamado TouchMouse, que transforma seu iPhone em um mouse sem fio por meio de sua rede Wi-Fi. Isso poder ser ótimo se você quiser sentar no sofá e controlar um laptop conectado a uma TV, por exemplo. Tudo que você precisa é instalar o aplicativo no iPhone e no computador a ser controlado, seja ele um PC ou Mac.

Dica: Se você acha o TouchMouse difícil de controlar, ajuste opção Scrolling Speed na tela de configuração do aplicativo.

Interrompa uma ligação indeseja com o Fake-a-Call

Às vezes a única maneira de fugir de um encontro indesejado é recebendo uma ligação na hora apropriada. A partir de agora você não terá mais que esperar por uma chamada de telefone. Se a situação exigir uma saída rápida, peça a ajuda do Fake-a-Call. Este aplicativo gratuito para o Android, iPhone, BlackBerry e outros aparelhos permite programar um telefonema falso. Use essa ferramenta para se salvar de qualquer ligação indesejada.

Controle um iPhone desbloqueado com um PC ou Mac

O Veency permite ao usuário visualizar e controlar um iPhone desbloqueado usando um Mac ou PC através de uma conexão Wi-Fi. A ferramenta é interessante para aqueles momentos em que você quer controlar a interface do iTunes no seu iPhone enquanto ele está ligado a um conjunto de alto-falantes do outro lado da sala, por exemplo. Nada mal.

O site iPhoneHacks.com tem um ótimo tutorial sobre como instalar o software e executá-lo em Macs e PCs.

Tenha um Personal Trainer no seu smartphone

A enorme variedade de aplicativos de fitness para smartphones tornou mais fácil controlar os seus exercícios diários. Um destes aplicativos é o RunKeeper para o iPhone, capaz de acompanhar o usuário em corridas leves, incluindo informações sobre velocidade, distância e rotas, e até mesmo compartilhar seus treinamentos pelo Facebook ou Twitter. Outro aplicativo interessante é o Lose It, usado para controlar a ingestão diária de calorias. E por diversão, use o GymFu para controlar flexões, agachamentos e abdominais.

Confira o catálogo de aplicativos do seu smartphone para ver o que está disponível para o seu aparelho.

Não pague pelos Ringtones

Usuários do Android podem usar Ringdroid para criar seus próprios ringtones, e os usuários do iPhone também podem facilmente criar seus próprios ringtones usando o iTunes. Para mais informações, confira o passo-a-passo da PCWorld para transformar qualquer MP3 em um toque do iPhone.

Leia blogs pelo Google Reader

Para se manter atualizado lendo diferentes blogs durante uma viagem, acesse o http://www.google.com/reader/m. Lá você vai encontrar uma versão simplificada do Google Reader, que funciona em quase todos os navegadores móveis, mesmo em aparelhos não são smartphones.

Simulador de Sons

Se você já quis terminar uma conversa telefônica mas não soube como interromper a ligação, tome nota: da próxima vez, se você estiver na frente de um computador, basta visitar o site SorryGottaGo.com.

Ele pemite a simulação de diversos sons como campainhas, bebês chorando e o som de uma segunda chamada. Assim você poderá encerrar o telefonema tranquilamente.

Automatizando Atendimentos eletrônicos

Dial Zero é um serviço que promete otimizar as suas ligações indicando o roteiro para ser atendido diretamente quando se está realizando uma ligação para uma central de atendimento. Outro aplicativo que realiza semelhante função é o Fonolo.com.  A principal diferença é que Fonolo.com automatiza o processo, mas o número de empresas com o qual ele funciona é limitado. O Dial Zero, em contrapartida, oferece instruções e dicas sobre como você pode chegar de forma mais rápida o atendente. Você também pode ler os comentários de outros usuários.

Dial Zero é um aplicativo gratuito para o Android, BlackBerry e iPhone.

Grátis: 50 downloads, sites e serviços web para usar e abusar

Executar tarefas online mais rapidamente, eliminar pragas do computador, acessar outro PC pela web para fazer manutenção remota, editar áudio e imagens. É possível fazer tudo isso sem gastar um centavo. Abaixo segue uma lista com 50 ferramentas para lá de úteis, entre downloads, serviços e sites.

A lista está organizada em 9 categorias. É realmente muita coisa, e se estiver em dúvida por onde começar, a primeira parte exibe os grandes hits entre aplicativos grátis, serviços e sites.

Claro, há também os serviços e softwares mais populares, como organizadores de fotos, customizadores do sistema, softwares de segurança e backup, entre outros, que vão ajudar a organizar a vida. Use e abuse dessa lista e salve essa matéria nos favoritos, pois as ferramentas podem ser úteis por muito tempo.

Os hits da internet

• Ad-Aware Free: Elimina os spywares.
• Audacity: Gravação e edição de sons.
• BitTorrent: Compartilha arquivos online facilmente.
• Dropbox: Sincronização online de arquivos.
• Evite: Organizou uma festa? Prepare e envie convites sofisticados em um piscar de olhos.
• IMDb: Tudo e mais um pouco sobre cinema.
• OpenOffice.org: Uma alternativa ao pacote Office da Microsoft.
• The GIMP: Editor de imagens em código livre.
• Trillian Basic: Comunicador instantâneo compatível com vários serviços (MSN, Google Talk e mais). Disponível para Windows, Mac e iPhone.

Antivírus (é bom ter várias opções, pois não existe antivírus perfeito)

• Alwil Avast Home Edition: Detecta e elimina vírus e malwares.
• AVG Anti-Virus Free Edition: Excelente detecção e desinfecção.
• Avira AntiVir Personal: Boa capacidade para eliminar os vírus.
• Microsoft Security Essentials (Beta): Protege contra a maioria das infecções.

Aplicativos e serviços para edição de áudio

• Buddha Machine Wall: Uma fonte inesgotável de melodias para meditar.
• Grooveshark: Ótimo site para ouvir música.
• Mp3Tag: Ótimo editor de etiquetas e capas de álbuns de músicas.
• Myna: Editor avançado de áudio.
• Speakershare: Compartilhe os melhores alto-falantes de um PC com outros computadores.
• TunesBag: Ouça suas músicas pelo navegador, em qualquer lugar, sem acessar seu PC ou Mac.

Utilitários para backup

• Backupify: 1GB de armazenamento, backups semanais e restauração para o PC.
• Comodo Time Machine: Backup para proteger arquivos, pastas e programas.
• Macrium Reflect Free Edition: Cria imagem do disco inteiro para recuperação futura.
• SDExplorer: Crie um disco virtual de 25 GB online e acesse pelo Windows Explorer.
• SpiderOak: 2 GB de espaço online para backup; salva automaticamente os arquivos quando uma mudança é detectada.
• SyncToy: Utilitário da Microsoft para sincronizar arquivos de diferentes PCs em rede.
• Todo Backup: Gerencie imagens do disco rígido e partições.

Complementos para o navegador, aplicativos e utilitários

• CeeVee: Faça currículos atraentes e compartilhe na web.
• Lazarus: Recupera a digitação feita em formulários de qualquer site.
• MailBrowser: Melhor gerenciamento dos contatos e anexos do Gmail.
• PDF to Word: Converta arquivos PDF em formato DOC editável.

Serviços de colaboração

• LogMeIn Express: Compartilhe seu PC com qualquer outro conectado a web (ótimo para manutenção remota).
• Tinychat: Cria grupos de discussão instantâneos, com webcam.
• Yammer: Recurso de comunicação para empresas, usando o Facebook.
• Zoho Discussions: Cria um forum facilmente para ser compartilhado.

Customização da área de trabalho

• BumpTop: Uma área de trabalho em 3D.
• DeskHedron: Cria até nove ambientes de área de trabalho que são alternados pelo mouse ou teclas de atalho.
• Fences: Organiza os ícones do desktop exibindo apenas os mais utilizados. Ao passar o mouse, os ícones escondidos surgem novamente.
• InterfaceLift: Biblioteca de papéis de parede.
• Krento: Um modo prático e bonito para executar as aplicações.
• Rainmeter: Uma versão alternativa ao desktop do Windows, muito atrativo.
• StandaloneStack 2: Atalhos com animações que facilitam o uso de áreas de trabalho repletas de ícones.
• T3Desk: Reorganiza os programas na área de trabalho, sem minimizá-los.

Aplicações para dispositivos móveis

• BlueRetriever: Ajuda a recuperar gadgets perdidos.
• Connectify: Transforme seu laptop em um hotspot Wi-Fi.
• Instapaper: Uma simples ferramenta que baixa textos da web para serem lidos no celular.
• Xpenser: Mantenha o controle de suas finanças na web.

Utilitários para fotos

• Easy Poster Printer: Imprime um poster gigante (20×20 metros) a partir de uma foto digital comum.
• The Golden Hour Calculator: Encontra o melhor horário para obter boa iluminação para tirar fotos ao ar livre.
• Paint.Net: Uma alternativa leve ao famoso Photoshop.
• Phoenix: Editor de imagens baseado na web.

Alertas do Wave à mostra no desktop

Um ponto fraco do Wave é não avisar sobre novas mensagens. Uma saída, para quem usa o Chrome, é usar o Google Wave Notifier. Trata-se de uma extensão que mostra o número de ondas com novas mensagens. Outra saída é usar o robô XMPP Lite. Adicione o usuário -xmpp@appspot.com em sua lista de contatos e à onda que você deseja monitorar, pressionando o botão Subscribe. Depois, inclua esse e-mail no Google Talk. Com isso, as mudanças nas ondas serão anunciadas com mensagens.

Controle de prazos com o ProcessMaker

Use o sistema de fluxo de trabalho gratuito ProcessMaker para manter equipes azeitadas e as tarefas sempre em dia.

Em equipes de trabalho, ficar de olho na situação das tarefas em curso é uma boa forma de manter os prazos sob controle. Uma forma interessante de fazer isso é criar um sistema de fluxo de trabalho, que descreve os processos usados pela equipe e avisa cada integrante quando é sua vez de entrar em ação. Há vários programas para a implantação desse tipo de controle. Um dos melhores é o ProcessMaker, gratuito e com código aberto, que usaremos neste tutorial. Ele roda em praticamente todos os sistemas operacionais que contam com versões de Apache, PHP e MySQL. Um pacote pronto facilita a instalação no Windows (XP ou Vista).

1) Versões

Inicialmente, baixe o pacote completo para instalação do ProcessMaker no Windows. Para isso, acesse o endereço http://sourceforge.net/projects/processmaker/files/ProcessMaker%20Open%20Source/Release%201.1-2153/. O download está hospedado no SourceForge, com vários arquivos disponíveis. Escolha o arquivo com extensão EXE, que é o maior entre os itens existentes, por trazer inclusos todos os programas necessários ao funcionamento do aplicativo. Rode o programa baixado para iniciar a instalação.

2) Instalação

Depois de fazer o download do pacote do ProcessMaker, encerre todos os programas que estão rodando, clique no arquivo executável e comece a instalação. Clique em Next e escolha a opção I Accept The Agreement, para aceitar os termos de uso, pressionando novamente o botão Next. Selecione agora uma pasta local para armazenar a instalação do ProcessMaker e finalize a etapa clicando em Next.

3) Configuração

Depois de seguir os passos iniciais da instalação, é hora de configurar o Apache e o MySQL. Comece escolhendo a porta TCP/IP usada pelo Apache. Se já houver um servidor web na máquina, é possível usar uma porta diferente da 80, que é o valor-padrão, só para o sistema de fluxo de trabalho. Indicado o número da porta, clique em Next e digite uma senha para o usuário Administrator do MySQL, que pode fazer alterações estruturais no banco de dados. Pressione Next e depois Finish para concluir.

4) Primeiro login

O ProcessMaker abrirá o navegador- padrão da sua máquina, exibindo a tela de autenticação pela primeira vez. Tecle o nome admin tanto em User como em Password. Clique em Login para continuar. Feito isso, será exibida a tela de administração do ProcessMaker e ele estará funcionando corretamente.

5) Usuários

Com o ProcessMaker pronto, é hora de criar usuários, que receberão as tarefas do workflow. Para isso, clique em Users > New. Na página que surge, tecle os detalhes do novo usuário, incluindo seu e-mail, o nome de login que ele utilizará (no campo User ID) e sua senha, que poderá ser alterada por ele depois. No campo Role, escolha se o usuário poderá criar novos tipos de fluxo de trabalho e administrar o ProcessMaker (na opção PROCESSMAKER_ADMIN) ou simplesmente receber tarefas (PROCESSMAKER_OPERATOR). Repita essa operação para todos os envolvidos nas tarefas.

6) Novo processo

Já temos o sistema e os usuários. Agora, devemos criar o fluxo de trabalho em si, indicando cada tarefa e o responsável por ela. Para isso, acesse Processes > New. Neste tutorial, montaremos um workflow bastante simples, com aprovações sucessivas de um documento. Mas vale lembrar que o ProcessMaker permite arranjos mais sofisticados, com criação de formulários a ser preenchidos ou arquivos enviados a cada passo. Para continuar a criação, tecle um título e uma descrição para o workflow e clique no botão Save.

7) Tarefas

O ProcessMaker define o fluxo de trabalho de forma visual. A tela que surge tem apenas o título dado no passo anterior e botões para a criação do diagrama. Clique com o botão direito na área em branco e escolha Add Task. Na janela que surge, informe um título e uma descrição para a primeira tarefa, marcando a opção Starting Task, já que essa será a tarefa inicial. Passe à seção Assignment Rules e escolha o usuário que será responsável por essa tarefa. Repita a criação de tarefas de forma que seu diagrama fique próximo ao da imagem, usando os botões de seta e End Of Process.

8) Trabalho

Depois de montarmos o fluxo de trabalho, vamos usá-lo, simulando o recebimento de um documento para aprovação. Para isso, acesse Case > New. Escolha o workflow que criamos e pressione Start. Verifique a próxima tarefa e clique em Continue. Com isso, o usuário selecionado recebe o item criado em sua lista de tarefas.

9) Afazeres

Ao receber uma tarefa, ela aparece na lista de coisas a fazer do usuário. Para verificá-la, ele deve autenticar-se no sistema, acessando http://ip_da_máquina:porta/, onde o ip_da_máquina é o endereço IP do computador em que o ProcessMaker foi instalado e porta é a porta TCP/IP, se esse número foi modificado durante a instalação (se foi usada a porta-padrão 80, o número pode ser omitido). Tecle o nome de login e a senha do usuário, pressionando Enter em cada autenticação. Ao acessar Cases > To Do, o usuário recebe sua lista de afazeres. Para verificar o estado do workflow, basta clicar em Open em cada item elencado.

Monte um servidor de e-mail com agenda e IMAP

Use o 602Lan Suite para criar um servidor local para trabalho colaborativo.

Apesar de existirem soluções online para colaboração em agenda e e-mail, um servidor local oferece mais velocidade no acesso, disponibilidade e opções de personalização. Entre os programas disponíveis para esse fim, um dos melhores é o 602Lan Suite Groupware. Esse shareware é um pacote completo, que conta com o próprio servidor web para acesso às mensagens por webmail (mas pode usar o IIS, do Windows Server). O servidor suporta o protocolo IMAP, usado por vários clientes de e-mail, incluindo o Outlook, da Microsoft. O único requisito é que o nome de domínio usado para os e-mails da rede aponte para a máquina que receberá o 602Lan Suite. Confira os detalhes da instalação a seguir.

Instalação

Comece baixando o 602Lan Suite. A instalação do programa é simples. Comece clicando duas vezes em Next e, depois, em Yes. Tecle o nome do administrador do sistema e da empresa e clique em Next duas vezes. Escolha a pasta onde o programa será instalado e pressione Next. Agora, digite uma senha para o administrador do 602Lan e, continue clicando em Next.

Dados do servidor

O próximo passo é definir as portas TCP/IP para acesso pelo browser do webmail e das ferramentas de configuração do 620Lan Suite. A menos que haja na rede outros serviços usando as portas em questão (80 e 8080), mantenha os valores originais. Se quiser, também é possível usar um final diferente para a URL dos serviços citados. Clique em Next. O 620Lan Suite testará se as portas TCP/IP escolhidas estão livres para acesso no PC. Caso não haja mensagens de erro, clique em Next duas vezes e, depois, em Install.

Cópia e console

O processo de instalação deve levar alguns minutos. Serão copiados arquivos para o disco rígido e configurados os serviços do 620Lan no sistema operacional. Depois de tudo terminado, reinicie a máquina e comece rodando o Console, entre os links criados no menu Iniciar para o 602Lan Suite. Verifique as configurações para acesso via web e veja se os serviços do 602Lan estão rodando corretamente.

Administração

Acesse o endereço indicado no Console, no campo Groupware Admin Access no browser. Na página que surge, use Administrator como login e a senha cadastrada ao instalar o 602Lan Suite. Na tela de administração, clique em E-mail, na parte esquerda da janela. Preencha, em Default Domain, o nome de domínio dos e-mails da rede. Em outras palavras, o que irá depois do símbolo de arroba (exemplo: wordpress.com, onde os endereços de e-mail terão a forma usuário@wordpress.com). Clique em Save para guardar essas informações.

Novos usuários

Agora, devemos adicionar usuários de e-mail ao servidor. Para isso, abra as opções em User Management e escolha Users. Clique em Add User e, na página seguinte, preencha o nome do usuário, o nome de login que será usado por ele e a senha (que pode ser trocada posteriormente pelo próprio usuário). Clique em Save para terminar a criação. O processo deve ser repetido para todos os usuários da rede.

Outlook

Para terminar nosso tutorial, vamos mostrar como configurar o acesso ao servidor, usando o protocolo IMAP, no Outlook, da Microsoft. Comece acessando o menu Ferramentas > Configurações de Conta. Na aba E-mail, clique em Novo. Marque o item Definir Manualmente as Configurações do Servidor e clique duas vezes em Avançar.

Dados cadastrados

Preencha o nome, o endereço de e-mail, o nome de login e a senha cadastrados no 602Lan Suite. Escolha, em Tipo de Conta, a opção IMAP e tecle como servidor de entrada e de saída o nome da máquina com o 602Lan Suite (ou seu endereço IP) na rede. Clique em Avançar e depois em Concluir. Repita o procedimento para todos os e-mails criados.

MAIS GROUPWARE

O phpGroupware é uma opção simples e de código aberto para um sistema de groupware. Roda em qualquer servidor LAMP ou WAMP (Linux ou Windows com Apache, MySQL e PHP). Esse software funciona bem, mas oferece menos recursos que o 602Lan Suite.

Outlook e Google Calendar em sincronia

Mantenha as agendas do Outlook e do Google Calendar sempre em sincronia com a ajuda do SyncMyCal.

A multiplicação de agendas é sempre um motivo para preocupação, pois os dados precisam ser replicados entre elas. Para quem usa Outlook e gosta do Google Calendar, há uma forma de manter os compromissos sempre sincronizados entre eles. Trata-se do SyncMyCal. O programa adiciona uma barra à seção Calendário do Outlook, que faz a sincronia com um clique. É possível baixar dados de mais de uma agenda do Google Calendar, além de definir quem tem a preferência, a agenda online ou o Outlook. Na versão gratuita, só é possível sincronizar compromissos de um intervalo de até sete dias.

Compartilhe textos no Zoho Writer

No programa online Zoho Writer, vários usuários podem compartilhar e editar o mesmo documento simultaneamente.

O trabalho colaborativo em um mesmo projeto ou documento por pessoas de qualquer lugar do planeta é um recurso que ganha agilidade com serviços da Web 2.0, como o editor de textos Zoho Writer. O Zoho Writer é uma das aplicações em Ajax do Zoho (www.zoho.com) que oferecem também programas de planilha, apresentação e agenda, entre outros. A facilidade para o trabalho conjunto de múltiplos usuários em documentos compartilhados, que permite inclusive a edição simultânea e em tempo real de um arquivo por dois ou mais usuários, é um de seus pontos altos. Veja a seguir como funciona o recurso.

1. Zoho Writer
O uso do Zoho Writer é gratuito e não exige cadastro. Basta fornecer um endereço de e-mail, que funcionará como identidade sempre que o usuário se logar ao serviço, e uma senha. O único detalhe é que, na primeira entrada no Zoho Writer, é preciso marcar a caixa I am a New User e digitar a senha duas vezes. A interface do serviço reproduz a de um editor de texto tradicional. Do lado esquerdo, uma barra reúne os documentos do usuário, que são organizados em categorias: My Docs, Templates, Shared Docs, Public Docs e Trash.

2. Compartilhando o documento
Para criar um documento para ser compartilhado e editado por um grupo de pessoas, clique no botão New, insira o texto e salve o arquivo. Ele será armazenado na pasta My Docs. Em seguida, clique no link Share. Acima da tela surgirá o campo Share Document. Na área em branco, digite o e-mail das pessoas que poderão ler e editar o documento. Mais abaixo, selecione a opção Read/Write e pressione o botão Share. Todos os destinatários receberão uma mensagem com o link de acesso ao documento. Caso você queira enviar mais informações nesta mensagem, antes de clicar em Share, é possível personalizar a linha de assunto do e-mail de notificação no campo E-mail Subject e, selecionando Specify Content, escrever um recado para os destinatários.

3. Edição simultânea
Assim que o colaborador receber a notificação, ele deve usar o link para ser direcionado para o Zoho Writer, fornecer o endereço de e-mail e criar uma senha. Dentro do editor de texto, ele encontrará o documento compartilhado na pasta Shared Docs. Com um clique, o arquivo será carregado na área de edição e poderá ser alterado. É possível mais de uma pessoa do mesmo grupo editar ao mesmo tempo trechos diferentes do documento. Neste caso, os parágrafos que estão sendo trabalhados por outros usuários são destacados com um fundo colorido e permanecem bloqueados para você, que pode trabalhar livremente em outras partes do texto. Na barra lateral, clicando em Participants, você vê quem está trabalhando no arquivo naquele exato momento e em qual trecho, já que para cada membro do grupo é atribuída uma cor. Conforme as modificações são realizadas, o Zoho Writer salva automaticamente versões do documento e exibe as alterações em tempo quase real.

Del.icio.us armazena e compartilha favoritos

Crie uma conta no serviço del.icio.us para armazenar e compartilhar sua lista de sites favoritos.

Você navega na web e descobre um monte de sites legais. Você guarda o endereço nos favoritos, mas não adianta muito quando estiver viajando ou usando outra máquina. Isso tem solução: crie uma conta no Del.icio.us. Trata-se de um site que armazena e compartilha listas de favoritos. Assim, além de ter os seus links à mão em qualquer máquina conectada à internet, você também pode descobrir sites incríveis nas coleções de favoritos dos outros. Vá ao site (http://del.icio.us) e crie uma conta pessoal. No processo, você vai instalar dois botões de links em seu browser: Post to Del.icio.us e My Del.icio.us. O primeiro permite que você visite um site e facilmente o inclua entre os favoritos. O outro abre a lista de links já armazenados. Uma dúvida muito comum sobre o Del.icio.us refere-se à privacidade dos links. Não há problema nesse aspecto. As pessoas têm, sim, acesso aos links que você inclui no sistema. Mas ninguém sabe quem adicionou o quê. Os links (que podem ser pesquisados por assunto) aparecem em listas genéricas.

Google Calendar offline com a ajuda do Calgoo

O Calgoo permite usar o Google Calendar offline, criar várias agendas e imprimir em três formatos.

Apesar de ter interface simples e prática, o Google Calendar sofre, às vezes, de lentidão. Outro problema, comum aos aplicativos online, é que, sem conexão, não dá para mexer na agenda. O programa que resolve esses problemas é o Calgoo. Apesar de estar em sua primeira versão, ele funciona direito, permitindo a entrada de novos compromissos e sincronizando os dados com o Google Calendar com um clique. Também é possível visualizar várias agendas ao mesmo tempo, com o usuário podendo até criar categorias de agendas, que podem ser ligadas e desligadas rapidamente. O Calgoo ainda permite imprimir o calendário em três formatos.