Use o Google Docs de maneira eficiente em sua empresa

Praticamente todas as empresas precisam de serviços básicos, tais como provedores de e-mail e de caixas de entrada, compartilhamento de arquivos e de editores de textos. O jeito que esses serviços são implementados variam dramaticamente. Escolha errado o provedor desses serviços, aproveite e incendeie dinheiro e desperdice tempo.

Há como contornar a necessidade de boa parte dessas despesas usando o Google Apps for Businesses, um serviço diretamente do ambiente das nuvens que pode acelerar o ritmo na empresa, pois tudo que precisa é acessível a partir de dispositivos móveis.

Existem algumas diferenças entre as soluções oferecidas pelo Google e aquelas no portfólio de outras companhias. Neste artigo vamos revelar algumas dicas de como tirar proveito de maneira otimizada dos serviços disponíveis na plataforma Google Apps for Businesses.

Google Apps Collaboration Tools

Adicionalmente à gestão dos e-mails, o Google Apps auxilia as pessoas de uma mesma empresa na construção de arquivos e geração de conteúdo. Apesar de todo o conteúdo estar armazenado na nuvem, o Google mantém a segurança dos arquivos bastante robusta.

A agenda oferecida pelo Google Calendar é útil quando se trata de repartir compromissos com mais participantes. A versão disponível para empresas é semelhante ao serviço gratuito, mas tem itens voltados para funcionários. Uma das opções oferecidas é compartilhar a agenda do dia, para informar aos outros participantes a que horas você estaria disponível para uma reunião. O Calendar envia convites para reuniões e se atualiza à medida que outras pessoas confirmam a presença no evento.

O Google Docs edita, de maneira elementar, arquivos criados em suítes de edição de textos, como Word (.doc), PowerPoint (.ppt) e Excel (.xls). O conteúdo desses arquivos pode ser editado por várias pessoas ao mesmo tempo e permite que cada usuário faça as alterações sem sobrescrever mudanças efetuadas por outros usuários (o que poderia ocorrer se a cada alteração os usuários baixassem e subissem os arquivos). O recurso pode ser usado como mural de avisos em empresas; nele podem ser exibidas políticas da companhia e ser anunciados eventos da empresa. Também existe a opção de salvar documentos e arquivos de todo tipo em uma pasta virtual no Google Docs.

Na versão Premier Edition, o Google Groups age como central colaborativa entre grupos. Ele permite o envio de conteúdo para determinados agrupamentos de usuários, uma opção para informar ao departamento de vendas sobre oportunidades de fechar negócios, sem informar ao pessoal da manutenção o mesmo recado. Cada vez que um novo integrante entra para determinado grupo, ele tem acesso ao histórico e pode visualizar o que aconteceu antes de se unir ao grupo.

Outro serviço disponível apenas na versão Premier é o Google Video. Equivale a uma versão privada do YouTube para a empresa. Serve para publicar vídeos para fins de treinamento ou outras finalidades dentro de um círculo fechado de usuários. Também é possível hospedar vídeos públicos, o que elimina a necessidade de assinar outros serviços ou listas.

O Gmail no ambiente corporativo

A principal vantagem entre as versões gratuitas do Google e das suítes pagas, é perceptível no serviço de e-mail, o Gmail. Em vez de ter sua conta associada ao domínio Gmail e o endereço ser seunome@gmail.com, você pode dispor de um domínio personalizado, o que faz uma diferença enorme na divulgação de sua marca. O Google oferece a opção de registro de domínio ao custo de 10 dólares anuais e o configura automaticamente.

Talvez os 7,4 GB de espaço para aguardar arquivos seja suficiente para pequenas e médias empresas. Disponível sem custo e configurável para até 50 contas de email distintas, cada conta de e-mail pode enviar mensagens para 500 endereços diferentes por dia. A não ser que sua empresa mantenha uma base de contatos muito ampla, estes limites devem suprir a necessidade que tem em serviços dessa natureza. Ocorre que, da mesma forma que acontece na versão pública, a interface desses serviços inclui publicidade, mais um motivo para fazer um upgrade na conta do Google Docs e optar pela versão paga. Nela, você poderá eliminar a opção de exibição de publicidade. Basta fazer login como administrador da conta, escolher a opção de gerenciar o domínio, localizado no topo da página e desabilitar a exibição de publicidade em seu domínio. Salve as alterações e saia da interface. Sim, era de se esperar que os pagantes do serviços não tivessem de realizar essa modificação.

O custo da versão Premier é de 50 dólares por ano e por usuário. Nessa modalidade, cada usuário pode enviar até 2 mil e-mails por dia para endereços diferentes e o espaço de armazenamento aumenta para 25 GB.

Siga as dicas de negócios

O que será que aconteceu com aquele e-mail superimportante que você enviou, mas errou o recipiente ao digitar o endereço do mesmo? Para dar conta dessa fatalidade, você pode criar apelidos para contatos de e-mail com endereços complicados. Faz assim: entra no sistema de gerenciamento da conta de e-mail e clique em “e-mail”. Encontre o nome do destinatário na relação de contatos e edite as informações. Você poderá criar um apelido para o contato, algo que seja difícil de digitar de forma errada.

Outras mensagens enviadas com endereços digitados de maneira errada devem ir parar na pasta de lixo eletrônico, mas mesmo aí, você pode fazer alterações. Acesse as configurações do serviço e selecione a opção de e-mail. Desça até a seção de e-mail routing e marque a opção de “Route” para capturar todos os endereços, insira o seu nome, salve as alterações e pronto.

Com base no Google Groups é possível gerir a comunicação interna, mas ele também pode ser usado para receber mensagens de qualquer outro remetente. Dessa maneira, você pode manter uma caixa com o nome vendas@seusite.com.br, que irá encaminhar todas as mensagens que receber para outra lista ou grupo definidos. Para tal, basta clicar na opção de Grupos e criar um novo conjunto de destinatários.

Por padrão, apenas os participantes de cada grupo podem enviar mensagens. Mas isso pode ser alterado: basta selecionar a opção “Permitir que todos enviem mensagens”. De agora em diante, um cliente poderá contatar toda a equipe de vendas a partir de um único e-mail.

Crie avisos personalizados de eventos no Google Calendar

Existe uma grande variedade de maneiras pelas quais o Google Calendar pode lembrar você de determinados compromissos. Os avisos podem chegar até você via e-mail, por meio de pop-ups ou via SMS diretamente até o seu celular (e não precisa ser um smartphone de última geração). Veja como configurar essas opções que devem lembrá-lo dos compromissos ou te dar aquele toque, 5 minutos antes da reunião começar.

De dentro do painel de controle do Google Apps – não estamos falando do painel de administrador – abra a opção do calendário. Selecione as configurações e os alertas. Você poderá clicar em adicionar um alerta para alterar os tipos de notificação. Procure configurar o primeiro de forma a mandar uma mensagem de email um dia antes do evento. Se quiser, poderá configurar mais outros dois avisos para serem encaminhados ao seu celular poucos minutos antes (pode ser necessário configurar seu aparelho celular para receber essas mensagens), salve as alterações antes de sair.

Mais opções de aplicativos

A união entre o calendário e os aplicativos do Google, como o Docs, formam uma base sobre a qual a comunicação dentro da empresa funciona. Mas existe uma infinidade de aplicativos adicionais desenvolvidos por terceiros e que podem interagir com sua base de clientes, com o calendário e com outros dados. Entre esses aplicativos encontram-se  ferramentas de CRM, monitores de tempo de resposta e outros recursos.

Uma boa opção para encontrar tais soluções é o Google Apps Marketplace. Lá estão exibidos os programas gratuitos e os pagos para integração no Google Docs. Ao ativar a opção de integração do programa escolhido, ele automaticamente é distribuído para todos os usuários ligados, diferente do software tradicional, em que é necessária uma instalação isolada para cada usuário.

Google Voice (ainda não disponível para o Brasil)

Esse serviço permite que as pessoas deixem recados em sua caixa de entrada esteja você onde estiver. Uma extensão desse serviços cria um número telefônico exclusivo para você, que faz soar todos os seus números informados.

É muito importante estar ao alcance das pessoas enquanto você está trabalhando. Ao mesmo tempo é chato receber chamadas de estranhos enquanto está ocupado. Uma solução seria desabilitar o encaminhamento de chamadas para determinado celular, mas isso impediria o recebimento inclusive de chamadas que você deseja receber. Uma opção é configurar um aparelho para cada tipo de chamada, sempre de acordo com o número de quem está ligando.

De agora em diante, quando amigos, parentes ou contatos comerciais ligarem para você, serão encaminhados para linhas distintas e você terá melhor e maior controle sobre com quem deseja falar e os contatos indesejados podem ligar para o seu telefone comercial, mas não irão incomodar o seu sono enquanto você está em casa.

Notebook, netbook ou smartphone, qual o certo para você?

O mundo da computação pessoal está mudando. Julgando a partir dos números de vendas, os notebooks há muito ultrapassaram os desktops como a forma dominante de computador. A onda nas vendas de netbooks mostrou que os usuários estão dispostos a sacrificar desempenho em nome de portabilidade e preço. Mais importante, smartphones agora são computadores totalmente funcionais com uma grande variedade de aplicativos e serviços que estão rapidamente devorando o tempo e o dinheiro dos usuários. Com os laptops baixando de preço, os netbooks premium aumentando o custo e os smartphones sem contrato (desbloqueados) custando 1000 reais ou mais, as diferenças de preços não são necessariamente tão grandes.

Antes de fazer uma decisão de compra, considere o que você quer fazer com seu novo aparelho móvel. Neste guia, vamos descrever muitas tarefas comuns de computação portátil e discutir os prós e contras de aparelhos de cada categoria.

Fazendo seu trabalho

Quando profissionais precisam trabalhar, eles normalmente possuem necessidades específicas. Os projetos em que tais usuários trabalham geralmente são grandes documentos do Word, enormes e complicadas planilhas do Excel, apresentações multimídia ou até programas e bases de dados customizadas. O departamento de TI (Tecnologia de Informação) também pode precisar gerenciar o aparelho. Aqui segue um resumo de como cada tipo de aparelho se qualifica para o mundo profissional.

Notebook: Um notebook bem equipado é provavelmente a melhor escolha para realizar trabalho corporativo. A tela de maior resolução se adapta mais facilmente a grandes planilhas, e processadores com maior desempenho, juntamente com mais RAM, permitem multitarefa mais suave. Você pode encontrar muitos modelos “resistentes” capazes de sobreviver a múltiplas viagens aéreas, e recursos de gerenciamento de TI são padrão em máquinas de classe comercial. O ponto negativo? Um bom modelo corporativo custa o dobro do valor dos outros dois aparelhos, e provavelmente pesa duas vezes mais do que um netbook. Até mesmo os modelos ultraportáteis vão facilmente superar os netbooks em peso, e claramente serão um trambolho muito maior do que um smartphone.

Netbook: Poucos netbooks oferecem recursos de gerenciamento de TI ou um design específico para negócios, mas eles existem – veja o HP Mini5102 para começar. Ainda assim, os teclados e telas apertados dos netbooks, sem mencionar seus processadores mais limitados e pouca RAM, tornam mais difícil a sua utilização em grandes projetos empresariais sem frustrantes reduções de produtividade. Netbooks são bons para usuários corporativos que precisam apenas disparar alguns e-mails, procurar caminhos ou ler notícias rapidamente, mas eles são menos do que ideais para trabalho sério.

Smartphone: Um bom smartphone é praticamente indispensável para empresários que trabalham muito. Ter acesso aos seus contatos e agenda em um aparelho que está sempre com você é um enorme benefício. No entanto, esqueça a possibilidade de realizar qualquer trabalho de verdade. Aplicativos para telefones não conseguem lidar nem um pouco bem com grandes projetos corporativos, e os minúsculos teclados (sejam físicos ou na tela) não permitem mais do que uma ou duas frases rápidas em um e-mail ou mensagem de texto.

O que comprar: Se você é um usuário corporativo que realmente precisa trabalhar em movimento, vai querer um notebook de verdade. Um smartphone que te permite acessar seus contatos de negócios, agenda, e e-mail é muito prático, mas não tem uso quando você precisa atualizar sua apresentação ou arrumar algumas células em uma enorme planilha. A melhor combinação é um forte notebook corporativo e um smartphone amigável a TI.

Vida de estudante e em casa

Não é um guerreiro corporativo na estrada? Isso não significa que você não precise fazer alguns trabalhos em um aparelho móvel. Estudantes precisam de notebooks para fazer anotações ou escrever trabalhos, enquanto alguns usuários mais sérios têm de escrever e-mails e calcular impostos ou o orçamento da família. No entanto, as necessidades de usuários residenciais e estudantes são diferentes de profissionais corporativos.

Notebook: Um bom notebook vai fazer tudo que você precisa, mas o tamanho e o peso podem desestimular qualquer pessoa que queira levar seu computador a todo lugar. Um sistema pequeno e leve é especialmente legal para estudantes universitários que andam por todo o campus com seu micro.

Netbook: Um bom netbook, ou um notebook ultraportátil e não muito caro, pode ser a melhor escolha para trabalho escolar e em casa. Se encontrar um com um bom teclado, como o Lenovo ThinkPad x100e, você pode facilmente produzir um trabalho de história ou uma carta para vovó. O limitado tamanho e resolução da tela não atrapalham para se calcular impostos ou usar aplicativos de finanças pessoais como o Quicken. Talvez mais importante, um netbook é fácil de carregar no dia-a-dia e a bateria vai durar o bastante para você deixar o carregador em casa.

Smartphone: Smartphones são ótimos para uso geral, e eles podem ser ótimas ferramentas para manter sua lista de compras ou ficar em contato com seus colegas de faculdade. No entanto, quando o assunto é produtividade, eles sofrem dos mesmos problemas para usuários residenciais e corporativos: seus teclados pequenos e difíceis de usar tornam complicado escrever anotações rápidas e precisas ou para escrever algo maior do que algumas frases.

O que comprar: Se você é um usuário residencial ou um estudante, um bom netbook pode ser exatamente o que você precisa para produtividade móvel. É difícil bater o tamanho compacto, peso leve, longa bateria, e baixo preço dessas máquinas. O tamanho reduzido da tela e do teclado não são ideais, mas eles são certamente bons o suficiente para tarefas diárias.

8 dicas de etiqueta para você usar o e-mail com eficiência

Você acredita que os e-mails estão mais eficazes e educados? Para a especialista Maureen Bertolo, nem pensar. Além do famoso “responder a todos” e textos com tudo em CAIXA ALTA, outras mancadas continuam acontecendo. Além disso, o Twitter e o SMS estão tornando os hábitos no e-mail ainda piores, diz Bertolo, que começou sua carreira como programadora de computador e ensina etiqueta no e-mail há 10 anos.

Infelizmente, diz ela, as pessoas expressam as mesmas questões e reclamações que tinham uma década atrás. A principal: “E-mails são muito longos! e “Por que eu recebo tantos deles?”

O problema central com o e-mail, de acordo com Bertolo, é que as pessoas querem usá-lo para realizar tarefas para as quais é completamente ineficaz, como explicar procedimentos complexos, resolver problemas  complicados e queixas em geral. O e-mail tornou-se uma parte tão integral e fácil do modo como as pessoas trabalham e se comunicam que elas nem pensam em alternativas mais eficazes. Elas também querem essa documentação para se proteger, diz Bertolo.

Atualmente, acrescenta, SMS e Twitter estão “emburrecendo” o e-mail ainda mais. “O SMS está começando a substituir e-mail porque é mais fácil”, diz Bertolo. “Você não precisa se preocupar com ortografia, gramática, uma saudação. Por ser mais rápido, as pessoas acham que não precisam ser profissionais.”

Na Era dos SMS e “tweeting”, alguns poderiam argumentar que as regras de Bertolo para o e-mail estão fora da realidade das empresas globais. Mas os padrões que ela defende são em prol do usuário, diz.

Bertolo também observa que o uso que um indivíduo faz do e-mail fala muito sobre suas habilidades de comunicação e como ele se apresenta para o mundo. Saber quando e como usar o e-mail pode diferenciar um profissional no mercado, diz. Na busca por um emprego, o e-mail é a primeira avaliação de um candidato.

Em suma, se você se preocupa com sua imagem e sua marca pessoal, você deveria se preocupar com os e-mails que você envia.

Aqui estão oito dicas de etiqueta:

1. Pense antes de escrever

Antes de começar a compor um e-mail, pense o que você quer fazer e se o e-mail é eficaz para isso. Por exemplo, se você está tentando resolver o problema de alguém, é melhor uma ligação. Se você precisar explicar um procedimento, mostrar pessoalmente ou via web, quase sempre é mais eficaz do que por e-mail. Se você precisa resolver um assunto urgente com um colega de trabalho no escritório, fale com ele em pessoa.

2. Seja simples

E-mail funciona melhor para pedidos simples e mensagens que podem ser expressas dentro de duas linhas, tais como, “Você pode me encontrar às 16h?” ou “Você tem estes dados?”. Se sua mensagem exige mais do que duas trocas, o e-mail não é uma boa ferramenta. Quando os e-mails começam a expandir em longas cadeias, as pessoas muitas vezes esquecem o assunto original.

3. Mantenha-o curto

As pessoas gostam de e-mail, pois é rápido e fácil. Mas quanto maior e mais complicada for a sua mensagem, maior será o tempo que você levará para compor e para o destinatário entender. “Se um e-mail exige mais do que 12 linhas e dois threads, você está desperdiçando o tempo de todos e diluindo sua mensagem”, diz Bertolo.

4. Faça o campo “assunto” ir direto ao ponto

As pessoas usam o campo “assunto” como sua lista de tarefas. Para ajudar seu destinatário a priorizar e entender suas necessidades, o assunto de seus e-mails deve ser muito claro. “Diga ao seu destinatário o que você precisa na linha de assunto”, diz Bertolo. “Então, em vez de marcar o e-mail como alta, média ou baixa prioridade, coloque a data de quando você precisa de uma resposta na linha de assunto”.

5. Estruture

“Um bom e-mail precisa de uma abertura, corpo e conclusão”, diz Bertolo. O objetivo deve estar claro no corpo, junto com todos os detalhes e ações que precisam ser tomadas. As frases devem ser de 15 palavras ou menos. Se houver três ou mais pontos, use marcadores (bullets). Somados, os parágrafos de abertura e fechamento não devem exceder sete linhas, e o corpo não deve exceder cinco linhas.

6. Aproprie-se de sua mensagem

Bertolo recomenda perguntar ao destinatário: “Há algo que eu possa fazer para ajudar? Dei informação suficiente?”.

7. Evite palavras e frases que deixem as pessoas na defensiva

A forma de se comunicar via e-mail expressa como você se comporta profissionalmente. Evite linguagem pesada e sarcasmo, que não é facilmente detectado no e-mail. Mesmo se alguém lhe envia um e-mail mal-educado, você tem a chance de responder profissionalmente.

Ela também recomenda que se evitem perguntas que colocam as pessoas na defensiva, como, “Por que seu projeto está atrasado?” É melhor resolver tais questões espinhosas via telefone ou pessoalmente. Pela mesma razão, evite “provocações” como: “Por que você…”, “Você deve…”, “Eu tenho certeza que você vai concordar…”, e “Não compreendo a sua…”, que muitas vezes indicam uma quebra nas comunicações que o e-mail certamente não irá consertar. (Pelo menos não rapidamente.)

8. Use a cópia oculta (Cco) e o Responder a Todos com cuidado

A única razão para o uso de cópia oculta, de acordo com Bertolo, é manter o endereço de e-mail dos destinatários em segredo. Por exemplo, se você quiser enviar um e-mail a todos em sua rede para anunciar um novo emprego, coloque todos no campo Cco. Não use o recurso para compartilhar partes confidenciais ou informações incriminatórias com alguém.

O “Responder a Todos” deve simplesmente ser evitado, diz Bertolo. Se, por exemplo, seu chefe envia uma solicitação de reunião ou link para um artigo a todos em sua equipe e você precisa responder, faça-o apenas ao seu chefe. “Responder a todos faz outras pessoas perder tempo”, diz a consultora.

13 aplicativos para turbinar seu smartphone

Você está usando todo o potencial do seu smartphone? Provavelmente não. Normalmente, os proprietários de um smartphone utilizam apenas metade do real potencial de seus aparelhos. Abaixo estão 13 aplicativos úteis para Android, BlackBerry, iPhone, e outros que ajudarão a otimizar o seu tempo e organizar a sua vida.

Use o Fring para se comunicar com todo mundo

Considerada uma plataforma de unificação das redes sociais, o Fring permite que você use o seu celular para se comunicar em múltiplas plataformas como AIM, GoogleTalk, ICQ, Skype, Twitter e Yahoo Messenger. O Fring elimina a necessidade de baixar aplicativos especializados para cada rede ou outros serviços de comunicação.

Agora você só precisa se preocupar com quantos amigos você deseja atingir. O Fring está disponível para iPhone, Android e aparelhos da Nokia.

Faça o seu Android se comportar de acordo com o local

O Locale,  para Android, permite que você defina preferências automáticas para o seu celular de acordo com o local onde o usuário está. Se, por exemplo, você costuma esquecer de desligar a campainha do seu aparelho ao chegar ao escritório, use este aplicativo para mudá-la para o modo “vibrar” automaticamente, assim que você se aproximar do escritório. Ou coloque o celular no modo silencioso sempre que estiver próximo a um cinema. É simples, mas inteligente.

Encontre os pontos de acesso Wi-Fi mais próximos

Use o catálogo de hotspots do JiWire (e seu aplicativo Android) para descobrir mais de 280 mil pontos de acesso sem fio em 140 países ao redor do mundo, inclusive no Brasil. Outro serviço similar é o WeFi, que também pode ajudá-lo a encontrar conexões próximas.

Compartilhe seus aplicativos com AppBrain

Usuários obcecados por aplicativos para o Android irão amar o AppBrain. Quer mostrar todos os seus aplicativos para seus amigos? Então o AppBrain é o serviço para você. Trata-se de uma ferramenta que cria um catálogo pessoal de aplicativos que pode também ser compartilhado. Além disso, é possível ver quais aplicativos que seus amigos e outros usuários do programa instalaram.

Fãs da Apple, não temam: serviços similares existem para o iPhone. Baixe aplicativos como o AppsFire ou AppFinder para compartilhar seus programas favoritos.

Encontre aplicativos para o Android

Se você está pensando em mudar para um aparelho Android mas precisa de mais informações sobre o catálogo de aplicativos do Android Market do que o disponível no site da Google, então corra para o site do DoubleTwist. Ele irá ajudá-lo a encontrar virtualmente qualquer aplicativo disponível no Market.

Use seu iPhone como um Mouse

Para os usuários do iPhone, a Logitech oferece um aplicativo útil chamado TouchMouse, que transforma seu iPhone em um mouse sem fio por meio de sua rede Wi-Fi. Isso poder ser ótimo se você quiser sentar no sofá e controlar um laptop conectado a uma TV, por exemplo. Tudo que você precisa é instalar o aplicativo no iPhone e no computador a ser controlado, seja ele um PC ou Mac.

Dica: Se você acha o TouchMouse difícil de controlar, ajuste opção Scrolling Speed na tela de configuração do aplicativo.

Interrompa uma ligação indeseja com o Fake-a-Call

Às vezes a única maneira de fugir de um encontro indesejado é recebendo uma ligação na hora apropriada. A partir de agora você não terá mais que esperar por uma chamada de telefone. Se a situação exigir uma saída rápida, peça a ajuda do Fake-a-Call. Este aplicativo gratuito para o Android, iPhone, BlackBerry e outros aparelhos permite programar um telefonema falso. Use essa ferramenta para se salvar de qualquer ligação indesejada.

Controle um iPhone desbloqueado com um PC ou Mac

O Veency permite ao usuário visualizar e controlar um iPhone desbloqueado usando um Mac ou PC através de uma conexão Wi-Fi. A ferramenta é interessante para aqueles momentos em que você quer controlar a interface do iTunes no seu iPhone enquanto ele está ligado a um conjunto de alto-falantes do outro lado da sala, por exemplo. Nada mal.

O site iPhoneHacks.com tem um ótimo tutorial sobre como instalar o software e executá-lo em Macs e PCs.

Tenha um Personal Trainer no seu smartphone

A enorme variedade de aplicativos de fitness para smartphones tornou mais fácil controlar os seus exercícios diários. Um destes aplicativos é o RunKeeper para o iPhone, capaz de acompanhar o usuário em corridas leves, incluindo informações sobre velocidade, distância e rotas, e até mesmo compartilhar seus treinamentos pelo Facebook ou Twitter. Outro aplicativo interessante é o Lose It, usado para controlar a ingestão diária de calorias. E por diversão, use o GymFu para controlar flexões, agachamentos e abdominais.

Confira o catálogo de aplicativos do seu smartphone para ver o que está disponível para o seu aparelho.

Não pague pelos Ringtones

Usuários do Android podem usar Ringdroid para criar seus próprios ringtones, e os usuários do iPhone também podem facilmente criar seus próprios ringtones usando o iTunes. Para mais informações, confira o passo-a-passo da PCWorld para transformar qualquer MP3 em um toque do iPhone.

Leia blogs pelo Google Reader

Para se manter atualizado lendo diferentes blogs durante uma viagem, acesse o http://www.google.com/reader/m. Lá você vai encontrar uma versão simplificada do Google Reader, que funciona em quase todos os navegadores móveis, mesmo em aparelhos não são smartphones.

Simulador de Sons

Se você já quis terminar uma conversa telefônica mas não soube como interromper a ligação, tome nota: da próxima vez, se você estiver na frente de um computador, basta visitar o site SorryGottaGo.com.

Ele pemite a simulação de diversos sons como campainhas, bebês chorando e o som de uma segunda chamada. Assim você poderá encerrar o telefonema tranquilamente.

Automatizando Atendimentos eletrônicos

Dial Zero é um serviço que promete otimizar as suas ligações indicando o roteiro para ser atendido diretamente quando se está realizando uma ligação para uma central de atendimento. Outro aplicativo que realiza semelhante função é o Fonolo.com.  A principal diferença é que Fonolo.com automatiza o processo, mas o número de empresas com o qual ele funciona é limitado. O Dial Zero, em contrapartida, oferece instruções e dicas sobre como você pode chegar de forma mais rápida o atendente. Você também pode ler os comentários de outros usuários.

Dial Zero é um aplicativo gratuito para o Android, BlackBerry e iPhone.

7 dicas para migrar e gerenciar o Windows 7

O interesse das empresas em substituir os “idosos” Windows XP e Vista pelo recém-lançado Windows 7 pode tornar o processo de migração mais suave, à medida que as companhias procurarem uma série de tecnologias de gestão e processos destinados a facilitar um processo de migração deste porte.

“Em algum momento, os usuários do Windows terão de migrar para o Windows 7, porque o XP não terá mais suporte e o Vista não decolou, em termos de adoção”, afirma o analista da consultoria Enterprise Management Associates (EMA), Steve Brasen. “A habilidade para gerenciar e automatizar processos com o upgrade para o Windows 7 será crítica para as empresas”, completa. Confira sete passos fundamentais que você deve avaliar quando considerar a migração da sua empresa para o Windows 7.

1 – Teste a durabilidade dos desktops

De acordo com uma pesquisa realizada pela consultoria Forrester Research, mesmo dois anos e meio após o lançamento do Windows Vista, seu antecessor, o Windows XP ainda rodava em 86% de todos os PCs corporativos que utilizam o sistema operacional da Microsoft.

A análise mostra também que os Chiefs Information Officer (CIOs) que estão considerando uma atualização dos ambientes de TI não serão capazes de partir diretamente do XP para o Windows 7, o que representa alguns desafios para as corporações. Primeiro, em termos de hardware, poderá haver falta de uma série de componentes, como drivers, memória e outros.

“Migrar do XP para o Windows 7 vai desafiar muitos gestores de TI porque você não pode fazer o upgrade diretamente. Alguns analistas estão sugerindo que as empresas comprem hardware novo e realizem uma renovação completa do parque de computadores”, explica a vice-presidente de desenvolvimento de produtos da Persystent Software, Katherine Wattwood.

A Persystent Suite oferece às empresas recursos para testar os PCs existentes em relação a espaço em disco e outros recursos exigidos pelo Windows 7. O software pode ajudar os gerentes de TI a determinar quais computadores podem suportar a atualização de sistema operacional e quais precisarão ser trocados ou atualizados para funcionarem corretamente com o novo sistema operacional. “Um planejamento de pré-migração e testes de compatibilidade de hardware são fundamentais para determinar quais PCs estão prontos para o Windows 7”, ressalta Katherine.

2 – Planeje o licenciamento

Diferentemente de outras versões do sistema operacional Windows, como o XP, o Windows 7 é oferecido em diferentes versões, que devem ser consideradas pelos departamentos de TI quando decidirem pela migração. Analistas consideram que três versões devem ser avaliadas pelos decisores de TI.

Primeiro, a Windows 7 Professional equivalente ao Vista Business, que pode ser a versão mais barata, segundo a Forrester Research. A consultoria destaca que essa opção está disponível via OEM, licenciamento por volume ou no varejo. Já a edição Windows 7 Enterprise é aquela a qual as empresas têm direito a implementar, caso contem com o programa Software Assurance, da Microsoft. Este é o programa de manutenção de software da companhia, oferecido como opção para licenciamento por volume.

A versão Professional do Windows 7 oferece recursos adicionais que podem interessar a empresas com atuação global. Algumas dessas funcionalidades são o DirectAccess, que permite aos usuários de dispositivos móveis acessarem as contas corporativas sem uma VPN (Virtual Private Network); e o BranchCache, um recurso que, segundo a Microsoft, reduz o tempo que usuários remotos gastam esperando para baixar arquivos pela rede.

Outra opção é o Windows 7 Ultimate, que, segundo a Forrester, pode ser considerada uma versão mais de consumo e não é vendida por meio de licenciamento por volume mas pode ser utilizada em um computador cujo uso seja mais multimídia, em um ambiente corporativo.

Em recente pesquisa, a consultoria alerta que as empresas devem levar em conta diversos fatores quando planejarem o licenciamento do Windows 7. Licenças existente, acordos de software e atualização devem estar entre as considerações.

“A abordagem histórica da empresa para a atualização de desktops e laptops, combinada à idade da infraestrutura no momento em que a corporação estiver pronta para começar a migração para o Windows7, vai impactar na forma como o novo sistema operacional deve ser adotado ­ com uma abordagem ‘big bang’ ou por meio de um ciclo natural de atualização”, ressalta o relatório. “Seus planos de licenciamento não devem se limitar à estratégia de atualização do Windows. Podem existir oportunidades para tirar proveito de pacotes para reduzir os custos de investimento em Microsoft”.

3 – Tenha certeza a respeito da compatibilidade de aplicações

Não é só o hardware que precisa ser testado para verificar se ele suportará o Windows 7. As aplicações de software também devem ser checadas em relação à compatibilidade com a nova versão do sistema operacional. “Ainda existe um grande problema com aplicações proprietárias e drivers que simplesmente não são compatíveis com o Vista ou com o Windows 7. Até que as empresas atinjam um nível de compatibilidade e as aplicações ganhem velocidade, essa transição será difícil”, observa Brasen, da EMA.

O analista garante desconhecer fornecedor de sistemas de gerenciamento que não tenha um path para o Windows 7. “Eles sabem que a migração está a caminho. Mesmo que o assunto não esteja nos planos dos próximos meses de seus atuais clientes, em algum momento o tema vai surgir”. Por isso, as corporações devem começar já a realizar testes de compatibilidade de aplicações. Soluções de fornecedores como a Persystend e a CA, entre outras, oferecem testes de compatibilidade de aplicações.

Este tipo de avaliação pode indicar potenciais problemas e questões de desempenho do desktop que ocorreriam quando a máquina executasse o Windows 7. Soluções que realizam este trabalho funcionam automaticamente, detectam máquinas e aplicações com problemas, produzem um inventário e apresentam um relatório com as informações para o gestor de TI. Conduzir esses testes manualmente seria extremamente custoso no que diz respeito a tempo, destaca o analista. Os fornecedores argumentam que ao adicionar automação a esse processo, é possível reduzir custos e tempo de desenvolvimento.

“Nosso software permite à TI introduzir políticas para estabelecer o conjunto de indivíduos que deve contar com determinadas aplicações em seus sistemas, enquanto outro grupo deve ter uma política diferente aplicada a ele”, afirma a gerente de produtos sênior da CA, Laural Gentry.

4 – Aproveite-se da automação

Para muitas empresas, a aquisição de software para auxiliar no processo de migração de sistema operacional pode ser um problema, devido a custos. No entanto, analistas argumentam que tentar migrar ou gerenciar um ambiente com o Windows 7 sem tecnologias de automação vai sobrecarregar a equipe de TI e gerar problemas de implementação. “As empresas vão passar por uma migração dolorosa se não adotarem uma plataforma de automação”, alerta Brasen.

No caso de grandes corporações, recursos de automação podem fazer parte de sistemas de gestão já usados, como os de fornecedores como LANDesk, CA, Persystent, Kace, BigFix, entre outros. Mas, para pequenas e médias empresas, a implantação automatizada não é uma ferramenta que já está em casa. A Microsoft levou em consideração esses casos e oferece uma solução gratuita para atender a este tipo de demanda.

O Microsoft Deployment Toolkit (MDT) 2010 é um software otimizado para suportar a implantação do Windows 7 e inclui recursos de suporte à migração do Windows XP para o Windows 7. A versão beta 2 do MDT 2010 já está disponível para download. “A Microsoft está oferecendo razões convincentes para os clientes migrarem para o Windows 7”, avalia o analista sênior da Forrester Research, Benjamin Gray.

5 – Considere a virtualização de desktops

O lançamento do Windows 7 fez com que as corporações passassem a avaliar uma nova tecnologia: desktops virtuais. As promessas de um gerenciamento mais simples e de aumento de segurança trazidas pelas ofertas de desktops virtuais podem fazer com que as companhias considerem a adoção desse recurso como alternativa para a renovação de parques de PCs.

A Microsoft oferece dois produtos que tiram partido da virtualização e poderiam ser usados para gerenciar a migração ou a implantação do Windows 7. Um deles, o Microsoft Application Virtualization reduz o tempo de inatividade ao transformar as aplicações Windows em “serviços virtuais gerenciados de forma centralizada que são entregues a qualquer desktop ou laptop com licença Windows”.

A outra solução é o Microsoft Enterprise Desktop Virtualization, que permite a criação, a entrega e o gerenciamento de modo centralizado um ambiente virtual de Windows XP ou 2000 (com base no Microsoft Virtual PC 2007), além de rodar aplicações legadas em desktops com Windows Vista, informa a Microsoft.

Mas ela não é a única fornecedora deste tipo de solução. VMWare e Citrix também têm ofertas para desktops virtuais e podem oferecer alternativas viáveis para uma migração consciente para o Windows 7. “Os gerentes de TI devem ser capazes de olhar para soluções de virtualização. Se você adota a virtualização de desktops, pode implantar seu padrão no novo ambiente de desktops, para cada um dos usuários finais. Bastaria configurar uma máquina para multiplicá-los em todos os outros”, diz Brasen. “Microsoft, VMware e Citrix têm opções para o mercado”.

6 – Substitua hardware

Segundo analistas, a recessão econômica fez com que muitos decisores da área de TI adiassem atualizações de hardware e investimentos em equipamentos até que houvesse sinais de recuperação. Assim, para algumas organizações, um plano de migração para o Windows 7 pode se transformar em uma estratégia de substituição de equipamentos, já que, em alguns casos, seria mais fácil trocar desktops e laptops defasados a fazer o update dessas máquinas.

“Muitas empresas com infraestrutura envelhecida podem adotar uma política de atualização de hardware maciça em meados de 2010, substituindo desktops e laptops antigos por novos”, acredita Gray, da Forrester.

Fabricantes de PCs vêm trabalhando com a Microsoft para entregar máquinas otimizadas com Windows 7. Um exemplo é a Lenovo, com o “Windows 7 Lenovo Enhanced Experience”, que oferece máquinas com funcionalidades otimizadas pré-configuradas, que trazem benefícios como mais velocidade para desligar e reiniciar a máquina, levando a melhorias de produtividade para os usuários finais”, observa o diretor executivo de serviços globais da Lenovo, Bob Dieterle.

7 – Prepare-se para o gerenciamento de atualizações ou correções

Antes de migrar para um novo sistema operacional, os gerentes de TI devem estar cientes dos impactos que o upgrade provocará nos procedimentos de gestão de atualizações ou correções. Também é necessário que toda e qualquer nova política do tipo que se faça necessária seja colocada em prática, antes da migração.

“É mandatório ter tecnologias de gerenciamento de atualizações para a manutenção do ambiente. Muitos dos fornecedores que oferecem recursos de automação em pacotes de migração também são capazes de implantar atualizações em uma base de um para muitos, para organizações que estão adotando o Windows 7”, diz Brasen, da EMA.

“Os gerentes de TI querem chegar ao ponto de realizar um download da atualização e distribui-lo internamente ­ o que, essencialmente, é um processo muito mais rápido e menos intrusivo nos equipamentos dos usuários, finaliza”.

10 aplicativos para controlar as finanças

Tá afim de realizar um bom planejamento financeiro para não perder o controle das contas e ficar no vermelho o resto do ano? Confira abaixo 10 aplicativos financeiros que estão entre os melhores.

Para começar, os softwares são de graça. Eles são profissionais e oferecem recursos para o internauta anotar os gastos do dia a dia e o que ganha por mês. Com essas características, eles aposentam o papel e a caneta, e deixam a administração das finanças uma tarefa bem mais simples.

Personal Finances Free: aplicativo com bons recursos para controlar os gastos do dia a dia. Ele tem opções para o internauta criar as próprias categorias e tags de débitos e créditos. Um recurso bacana do programa é uma planilha que consolida as operações financeiras do mês. Nela, inclusive, é possível descobrir o quanto cada item representa, em percentual, nas despesas mensais. O ponto forte do programa é a interface, bastante intuitiva.

Hábil Pessoal 2: desenvolvido por especialistas brasileiros, esse programinha de controle financeiro com campo para a anotação dos gastos e dos ganhos do mês. Não para por aí. O software gera relatórios e gráficos sobre o dia a dia da vida financeira. Um recurso bacana é o cálculo do índice de endividamento do usuário.

FinanceDesktop: software avançado para a gestão das finanças. Nele, além de controlar os gastos financeiros e a conta corrente, é possível administrar e simular investimentos, ações e outros tipos de operações financeiras. O software é equipado com ferramentas para o planejamento financeiro e cálculos do imposto de renda. Para baixá-lo, é necessário preencher um cadastro antes no site do fabricante.

Controle Diário de Despesas: nessa planilha, há campos para anotar todos os gastos do dia a dia, como a compra de um cafezinho, a taxa de um estacionamento, a gorjeta do garçom, o bilhete do metrô, entre outras coisas. Se preencher direitinho todos os campos, dá pra descobrir, em uma semana, quanto gasta com miúdos. Com essa informação, o internauta descobre onde deve economizar.

Controle Financeiro Pessoal: com essa planilha para o Excel 2007, o internauta descobre o destino do salário do mês. Nela, você informa os valores dos gastos habituais e das contas, como educação, lazer, vestuário, animais de estimação, entre outros tipos de despesas. Feito isso, fica fácil identificar onde está o descontrole financeiro. Quem tem a conta no azul também pode usar a planilha para acompanhar os gastos mensais e planejar os investimentos.

Orçamento Mensal Pessoal: desenvolvida pelo pessoal da Microsoft, essa planilha tem recursos para o internauta organizar os gastos e os ganhos do mês. Ela, inclusive, vem com fórmulas já montadas para o internauta calcular o quanto gasta com as contas mensais como moradia, alimentação e entretenimento, entre outras coisas. O bacana é que a planilha tem campos para o gasto planejado e o gasto real. O arquivo funciona apenas com o Excel 2007.

Contas Pessoais 2: apesar da interface um pouco complexa, esse software tem ferramentas para o registro dos gastos do dia a dia. O software é bem competente e elabora gráficos que mostram para onde está indo o dinheiro ganho no mês.

Minhas Economias: nesse serviço (que exige cadastro), o internauta acessa o site e controla suas transações financeiras por meio de uma interface amigável, bem parecida com a do Office e o esquema de diretórios do Windows. O webware, vale dizer, é capaz de criar gráficos e relatórios sobre as finanças, o que auxilia no controle dos gastos.

Organizze: é um bom serviço para quem deseja organizar a vida financeira. Não à toa. O webware oferece um conjunto de ferramentas que ajudam a registrar os ganhos e os gastos do dia a dia e a movimentação bancária – ou seja, dois recursos para não perder o controle da grana. O serviço não para por aí. O Organizze lembra o vencimento das contas do mês e gera relatórios detalhados de tudo o que envolve grana.

Spesa: é um serviço útil para acompanhamento de despesas. Depois de receber as fontes de débito e crédito do usuário, o Spesa mostra o saldo da conta, facilitando o acompanhamento das finanças. Ao cadastrar um débito ou crédito, é possível especificar se ele será feito apenas uma vez, semanalmente ou mensalmente. Uma extensão do Firefox permite acompanhar o balanço financeiro no browser. O serviço faz uso de tags para agrupar contas similares.