Super Segredos de Software: domine o Microsoft Office

Os softwares que você usa no dia-a-dia – como navegador, pacote de escritório, media players, o próprio Windows e seus acessórios – são muito mais poderosos do que você imagina. Eles estão carregados de recursos desconhecidos que tornam o micro mais fácil de usar, respondem a atalhos de teclado super-rápidos dos quais você nunca ouviu falar e aceitam plug-ins e extras que podem economizar minutos, talvez até horas, no seu dia-a-dia.

Mas encontrar todos estes atalhos e recursos ocultos geralmente significa perder tempo folheando manuais ou fuçando complexos sistemas de ajuda, e muitas das dicas mais úteis são justamente aquelas nas quais você nunca tinha pensado antes. Felizmente, você não precisa perder tempo procurando, nós fizemos isto por você. Continue lendo e aproveite nosso tesouro de segredinhos para seus programas favoritos.

Embora seu trabalho possa ser maçante em alguns momentos, usar o Office não precisa ser assim. O pacote de aplicativos de escritório da Microsoft tem um punhado de segredinhos ocultos que podem facilitar o serviço. Todas as dicas a seguir valem para o Microsoft Office 2007.

Truques do Word

Converta seus arquivos PDF: PDF to Word é um serviço web bastante interessante que converte arquivos PDF em documentos do Word para que você possa editá-los. Como alternativa você pode baixar e instalar em seu PC o Nitro PDF Reader, um software da nesna empresa que oferece recursos similares aos do site.

Maximize suas macros: se você passa um bocado de tempo em frente ao Word, considere o uso da função de Macros para gravar e automatizar tarefas repetitivas. Primeiro, habilite a aba “Developer”: no Office 2007 clique no globo com a logo do Office no canto superior esquerdo da janela, depois no botão “Opções do Word” e marque a opção “Mostrar guia Desenvolvedor na Faixa de Opções”. Então abra a guia Desenvolvedor e use o botão “Macros” para gravar suas próprias Macros (globais ou específicas a um documento) e atribuí-las a atalhos de teclado ou botões na barra de ferramentas.

Navegue com miniaturas: ficar “rolando” a tela só para chegar ao final de um longo documento é uma perda de tempo. Clique na aba Exibição e marque a opção “Miniaturas” para adicionar uma barra na lateral esquerda da janela mostrando miniaturas de todas as páginas de um documento. Para ir direto a uma página, basta clicar na miniatura correspondente.

Elimine a formatação do texto: quer copiar e colar um bloco de texto sem levar junto sua formatação original? Para fazer isto começe copiando o texto (Control+C), depois abra o menu “Editar” (ou clique na seta abaixo do botão “Colar” na Faixa de Opções), escolha “Colar Especial” e selecione a opção “Texto não formatado”. Este método é perfeito para remover hyperlinks de texto copiado de páginas da web.

Mostre ao resto do Office quem manda

Traga os menus de volta: se você ainda não se acostumou à Faixa de Opções (Ribbon) do Office 2007 mesmo após três anos de uso, então é melhor se livrar dela de vez. O UBitMenu é um add-on para o Office que restaura o antigo sistema de menus usado até o Office 2003. E o que é melhor: é gratuito para uso pessoal.

Torne seus documentos privados: você pode deixar um documento do Word ou planilha do Excel mais seguros salvando-os com uma senha (e se quiser, pode definir diferentes senhas para que, por exemplo, algumas pessoas possam modificar os documentos enquanto outras podem apenas ler). Para definir senhas abra o documento, clique no “globo” no canto superior esquerdo da janela, escolha “Salvar Como”, clique no menu “Ferramentas” ao lado do botão “Salvar” na caixa de diálogo e escolha o item “Opções Gerais”. Lá você poderá definir senhas de criptografia e de gravação do documento.

Encontre uma mensagem de e-mail perdida: por padrão, nas buscas por “Todos os Itens de Email” o Outlook 2007 não leva em consideração mensagens na pasta Mensagens Excluídas. Se você está procurando por uma mensagem que você acha que apagou, não irá encontrá-la na busca a não ser que mude este comportamento: clique no menu Ferramentas, Opções, Preferências e Opções de Pesquisa. Marque a caixa ao lado do ícone da lixeira, clique OK e em OK novamente na janela anterior. Pronto.

Livre-se das notificações: você já teve uma sessão produtiva em frente ao micro impiedosamente arruinada por uma notificação de e-mail inoportuna? Para desativar os sons e mensagens de notificação que aparecem na bandeja do sistema vá até Ferramentas, Opções, Preferências, Opções de email e clique no botão “Opções de email avançadas”. Desmarque todos os quatro itens que aparecem sob o item “Quando novos itens chegarem na Caixa de Entrada”.

Insira uma nova planilha em um documento do Excel: para adicionar uma nova planilha a um documento do Excel sem ter de passar pelos menus, basta teclar a combinação Shift+F11.

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