Surpreenda nas apresentações com o PowerPoint

Uma coleção de dicas para dar um upgrade nas apresentações de negócios elaboradas com o PowerPoint.

Se você usa o PowerPoint, da Microsoft, para criar apresentações de negócios, aulas, palestras ou outros materiais audiovisuais, esta coleção de dicas pode ajudá-lo a agilizar o trabalho e tornar a exibição mais fácil. Elas cobrem desde a elaboração do material até a apresentação final para a platéia ou distribuição via web ou CD. As dicas foram testadas no PowerPoint 2003.

Medidas nas guias

As guias — linhas horizontais e verticais exibidas na tela de edição do PowerPoint — são úteis para alinhar objetos na página. Elas não são impressas e nem exibidas com a apresentação. Para fazê-las aparecer, clique em Exibir/Grades e Guias e assinale a opção Exibir Guias de Desenho na Tela. Depois, você pode arrastar as guias com o mouse para posicioná-las. Note que, enquanto você arrasta uma guia, o ponteiro do mouse indica a distância até o centro da página. Para medir a distância (horizontal ou vertical) entre dois pontos quaisquer, mantenha a tecla Shift pressionada enquanto você arrasta a guia de um ponto ao outro. Se quiser usar múltiplas linhas verticais ou horizontais, mantenha a tecla Ctrl pressionada enquanto arrasta uma das guias existentes. Isso vai duplicá-la. Para eliminar alguma das guias, arraste-a para fora do slide.

Posicionando Objetos

Depois de selecionar um objeto num slide, você pode movê-lo usando as teclas com setas. Na configuração-padrão, cada vez que pressionar uma dessas teclas, o objeto será deslocado uma unidade de grade ou 0,2 centímetro. Se quiser mover o objeto um pixel de cada vez, mantenha a tecla Ctrl pressionada enquanto usa as setas. Você também pode alterar o valor da unidade de grade. Para isso, clique em Exibir/Grades e Guias. Indique o valor desejado no campo Espaçamento. A caixa Grades e Guias ainda oferece a opção de desativar o posicionamento pela grade. Para isso, desmarque a opção Encaixar Objetos na Grade.

Maiúsculas instantâneas

Se você quiser converter um trecho de texto de maiúsculas para minúsculas ou vice-versa, selecione-o e tecle Shift+F3. Essa combinação de teclas vai alternar o texto entre tudo em minúsculas, tudo em maiúsculas e só as iniciais maiúsculas.

Desfazer mais comandos

Em sua configuração-padrão, o PowerPoint mantém uma lista dos 20 últimos comandos executados. Eles podem ser revertidos por meio do botão Desfazer, do comando Editar/Desfazer ou do atalho Ctrl+Z. Se quiser aumentar o tamanho da lista, para desfazer mais comandos, clique em Ferramentas/Opções. Acione aguia Editar e, na seção Desfazer, indique o número máximo de comandos a ser armazenado. Para não comprometer o desempenho do micro, é recomendável não passar de 100 comandos.

Fontes exatas

Se você vai distribuir uma apresentação a outras pessoas, convém assegurar que as fontes de caracteres empregadas estarão presentes durante a exibição. Para isso, o primeiro cuidado é usar apenas fontes do tipo TrueType (que são padrão no Windows) ao criar a apresentação. Depois, quando tiver concluído o trabalho, clique em Arquivo/Salvar Como. Na caixa que se abre acione o menu Ferramentas, no canto superior direito, e escolha Opções de Salvamento. Assinale, então, a opção Incorporar Fontes TrueType. O PowerPoint oferece duas maneiras de fazer isso. A primeira, é incorporar somente os caracteres que estão sendo usados na apresentação. Essa alternativa reduz o tamanho do arquivo. Mas ela não é recomendável se houver a intenção de editar a apresentação em outro computador. Se for esse o caso, marque a segunda opção — incorporar todos os caracteres.

Início automático

Você quer criar uma apresentação que começará a ser exibida automaticamente quando aberta? Primeiro, prepare o trabalho normalmente e salve-o no formato padrão (PPT). Em seguida, clique em Arquivo/Salvar Como. No menu Salvar Como Tipo, escolha Apresentação do PowerPoint (*.PPS). Digite um nome para a apresentação, se necessário, e clique no botão Salvar. Depois, basta dar um duplo clique no arquivo PPS para que a exibição comece.

Visualização rápida

Ao aplicar efeitos de transição, animações, áudio ou vídeo numa apresentação, pode ser conveniente visualizar o resultado sem abandonar totalmente o modo de edição do PowerPoint. Para isso, mantenha a tecla Ctrl pressionada enquanto clica no botão Apresentação de Slides (no canto inferior esquerdo da tela). O aplicativo vai exibir a apresentação numa pequena janela no canto superior esquerdo da tela.

Do Word ao PowerPoint

Se você tiver uma lista de tópicos num arquivo de texto do Word, pode usá-la como base para elaborar uma apresentação. Para isso, no Word, clique em Arquivo/Enviar Para/Microsoft Office PowerPoint. O PowerPoint será ativado e vai criar uma nova apresentação. Cada item no arquivo de texto será empregado como título de um slide. Depois, basta acrescentar os demais — gráficos, fotos, tabelas etc. — e formatar a apresentação.

Slides no texto

Também é possível exportar uma apresentação do PowerPoint para o Word. Para isso, basta acionar o comando Arquivo/Enviar Para/Microsoft Office Word. O PowerPoint exibe uma caixa de diálogo com cinco opções de layout. Escolha a que preferir. Uma delas inclui as anotações do palestrante ao lado dos slides. Na parte inferior da caixa, o aplicativo oferece opções de vincular ou colar os slides no documento do Word. Se você optar pela vinculação, o documento do Word será atualizado automaticamente quando houver alguma modificação na apresentação. Para que isso funcione, é necessário manter o arquivo PPT no micro. Se ele for apagado, a atualização não será mais possível.

Pronta para viagem

Se você precisa preparar uma apresentação para ser vista em outro computador, primeiro edite-a e salve-a normalmente. Em seguida, clique em Arquivo/Pacote para CD. Na caixa de diálogo, digite um nome para o pacote. Se quiser acrescentar outras apresentações para ser embaladas juntas, clique no botão Adicionar Arquivos. Clique em Opções para fazer outras escolhas. Convém assinalar a opção de incluir arquivos vinculados. Se você usou fontes de caracteres diferentes das básicas do Windows, assinale também a opção de incorporar as fontes TrueType. Clique em OK para voltar à caixa Pacote para CD. Se você pretende transportar a apresentação num flash drive ou HD externo, por exemplo, clique no botão Copiar Para Pasta e indique o local. Se for usar um CD-R, coloque-o no drive e clique em Copiar no CD. No final, clique no botão Fechar. No outro computador, bastará colocar o CD no drive para que a apresentação seja exibida na tela.

Note que, como padrão, o PowerPoint inclui um visualizador no pacote. Com ele, a apresentação é mostrada mesmo que o aplicativo não esteja instalado no micro onde será feita a exibição. No entanto, o visualizador não suporta macros e nem objetos vinculados, como animações em Flash. Se esses itens estiverem presentes na apresentação, é melhor abri-la no PowerPoint em vez de usar o visualizador. Note, ainda, que controles ActiveX só funcionarão se eles já estiverem presentes no micro da exibição, já que não são empacotados com a apresentação.

Ponteiro oculto

Quando estiver exibindo uma apresentação, você pode ocultar o ponteiro do mouse pressionando a tecla com o sinal de igual. Outro toque nessa tecla faz o ponteiro reaparecer.

Apagão na tela

Durante uma apresentação, é possível fazer com que a tela fique totalmente escura. Isso é útil, por exemplo, se a apresentação já chegou ao fim e você está respondendo às perguntas da platéia. Para apagar a tela, pressione a tecla com o ponto. Se preferir deixar a tela branca, tecle vírgula. Um segundo toque numa dessas teclas faz a tela voltar ao normal.

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Uma resposta

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